教学评估视阈下公安院校教学档案信息化管理探索

卓 蓉

·公安管理研究·

教学评估视阈下公安院校教学档案信息化管理探索

卓 蓉

教学档案能直观反映院校管理水平和教学质量，影响对本科院校进行教学评估的结果。公安院校教学档案管理存在缺乏规范化档案管理标准、档案信息化程度不高、档案开发利用率不高等问题，应设置以教学评估指标体系为导向的归档目录，建立大数据档案库，加强档案开发利用功能。

教学评估；公安院校；教学档案；信息化管理

一、问题的提出

2011年,教育部在《关于普通高等学校本科教学评估工作的意见》中指出：为了全面提高本科教学水平和人才培养质量，建立以院校评估、专业评估为主要内容的教学评估制度。无论是院校评估还是专业评估，都围绕定位和目标、师资队伍、教学资源、培养过程、学生发展、质量保障等指标进行考察评估。考察评估从时间维度上可划分为共时性考察方式和历时性考察方式两大类。历时性考察方式主要以查阅大量档案资料的方式对受评单位的办学思想、办学过程和办学成就进行过程评审，从档案对各个指标的佐证与支撑情况进行客观评价，从而了解受评单位的办学情况和办学质量。因此，院校教学档案是评估观测指标的关键载体，其管理成效对教学评估结果具有重要影响。

公安院校教学档案是公安院校在教学活动中形成的有保存价值的各种文字、图表、影像等不同形式的载体，起着保障教学运行的重要作用；同时也是学校制定改革发展计划的依据，是学校学科专业建设、教学质量、人才培养目标实现的保障。教学档案能够全面展现一所学校的办学方针、教学质量、学科专业建设水平和综合办学实力，是本科教学评估的依据和基础，影响着教学评估的结果。教学评估是评价、监督、保障和提高教学质量的重要举措，教学档案是学校提高教学质量的过程性反映，是学校质量保障体系的一个重要组成部分。因此，改进公安院校的教学档案管理，可以落实教学评估“以评促建、以评促改、评建结合、重在建设”的目的；准确把握教学评估的各项指标要求，建立信息化的教学档案管理体系，是学校内涵建设提升和教学质量持续提高的重要举措。

二、公安院校教学档案管理存在问题的归因

公安院校档案管理工作随着公安院校的发展取得了不少的成绩，特别是在《档案法》《高等学校档案管理办法》和《全国档案信息化建设实施纲要》颁布实施后，学校档案工作得到重视，建立了相应的档案管理机构，在档案信息化建设中做了大量的探索工作，将纸质档案电子化，建立了档案数据库。但是在教学评估中，由于档案馆藏结构类别不合理、归档材料不全，学校为了填补档案的缺失，重新组织人员来完善档案材料；由于档案的编目检索不尽合理和管理手段滞后，在查询、调用档案时工作效率低下；由于各部门在利用档案时缺乏协调和统一认识，造成有些数据在前后左右的资料关系中存在着不吻合的矛盾现象。经调查研究分析，这些情况主要由以下三个方面原因造成。

（一）缺乏规范化档案管理标准

目前，公安院校档案管理主要根据《中华人民共和国档案法（修正）》（1996年）《高等学校档案管理办法》（2008年）《高等学校教学文件材料归档范围》（1987年）等文件制定学校档案管理办法，进行档案管理建设。由于相关的文件制定年代久远，不能适应档案工作的发展要求。公安院校没有全国统一的档案管理标准，没有制定严格的档案归档范围，偏重文书公文档案的收集整理，忽视学科专业建设档案和科研档案的收集工作，导致各部门的档案移交类别较少，大量教学、科研资料如专业建设资料、课程建设资料、科研成果资料等极少被收齐归档。同时，随着学校教学现代化的推进，学校档案的类型有了很大的变化。以教学档案为例，现阶段学校教学体系有了较大的扩展，学生创新创业、第二课堂等学生发展指标和教学督导、教学质量监控等教学质量保障活动有了很大的发展，而这些过程中产生的文件档案由于不在归档范围而未被系统整理，散落在各个部门或各人手中无人问津，等到下一次学校评估时又要花费大量的人力、物力重新收集整理。

（二）档案信息化程度不高

以江苏警官学院为例，当前，在档案管理过程中以手工为主，各个部门兼职档案员定期根据部门归档目录，以纸质文件和电子文件两种形式移送归档材料；学校档案部门将纸质文件扫描成电子文档，进行纸质文件和电子文件两种形式档案管理。虽然学校各个部门都建立了办公自动化系统，实现了无纸化办公，但每个办公系统各自为政，采用的软件系统不一致，缺乏统一的信息资源管理平台，导致各个系统产生的数据资源不能共同分享，形成一个个信息孤岛。在归档期，各个部门兼职档案员在各自办公系统中将归档电子文件纸质化移送学校档案部门，学校档案部门再将纸质化文件电子化处理，造成了大量人力资源、物质资源的浪费。

（三）档案开发利用率不高

公安院校档案工作存在“重视保管，忽视利用”的工作倾向，不重视教学档案的开发利用。一方面，公安院校档案管理的服务内容主要是为行政部门提供管理方案和决策参考，很少为师生提供实际性的服务。学校档案数据系统没有开发档案资源应用功能，用户查阅档案资料需要亲自到档案部门办理审批查阅手续，并进行相关登记方能进行封闭式查阅，服务方式复杂，程序繁琐，查阅功能、效率低下。另一方面，对于一些优秀学科建设、专业建设、课程建设方面的成果没有注意收集整理，导致广大教学科研人员不能从档案库中查询到所需要的资料。长期以往，使得档案利用价值大打折扣，同时也使得广大教学科研人员不能重视教学研究档案的归档工作，形成恶性循环。大量档案尘封在库内，成了死档案，失去了档案的利用价值。

三、公安院校教学档案信息化管理的意义

（一）适应新时代社会发展的要求

21世纪，信息化已渗透到社会的各个方面，成为现代社会发展的一个重要标志。国家档案局中央档案馆于2002年印发了《全国档案信息化建设实施纲要》，要求加快建设档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化。2019年中共中央、国务院在《中国教育现代化2035》提出要加快信息化教育变革。建立公安院校教学档案信息化管理可改变传统档案管理服务中的工作效率低、信息储量小、信息不流通等问题，有效提升档案管理效率和档案利用率。建立教学档案信息化管理可以改变教学档案资源“深锁闺中”的状况，实现档案信息利用的网络化及资源共享化，提高教学资源的利用效率。教学档案信息化的目的不是为建而建，而是以建为用，在动态完善教学档案信息化的过程中为提高教学质量服务，达到提高人才培养质量的目的。

（二）适应新时期本科教学评估的需要

教育部在2011年发布的《关于普通高等学校本科教学评估工作的意见》（以下简称《意见》）中指出，“高等学校要充分利用信息技术，采集反映教学状态的基本数据，建立高等学校本科教学基本状态数据库，实现本科教学质量常态化监控；高等学校对数据库数据要及时更新，及时分析本科教学状况，建立本科教学工作及其质量常态监控机制，对社会关注的核心教学数据须在一定范围内向社会发布。”这要求各高校要准确把握《意见》对教学档案信息化管理的要求，实现教学档案信息化管理。公安院校本科教学自我评估必须依赖于日常教育教学数据的动态收集过程，公安高校教学档案数据库的及时维护是应对公安高校教学评估工作必不可少的一部分。

四、公安院校教学档案信息化管理建设措施

（一）建立以教学评估指标体系为导向的归档目录

在教育部教学评估体制中，院校评估和专业评估等五年为一个评估周期。在一个评估周期中，经过学校自评与专家会诊之后，针对存在的问题，不仅应在整改方案中提出具体措施和规定完成时限，更重要的是应形成长效机制，达到以评促建的目的。教学评估指标体系有定位与目标、师资队伍、教学资源、培养过程、学生发展、质量保障六个一级指标，一个特色项目指标及其若干个二级三级指标，覆盖学校办公室、人事、学生管理、财务、科研、图书馆、实验室、教务、资产管理、教学质量监控等内容。档案管理人员要根据教学评估指标体系要求以及评估整改内容，对学校档案归档目录进行重新整理、全方位地予以完善，再分发各个部门归档人员定期进行归档，将教学评估档案管理工作规范化、制度化，保证教学评估档案数据收集整理的系统性、完整性、准确性和及时性，为教学评估结果的准确、客观、公正打下基础。

（二）建立大数据教学档案库

公安院校应以大数据教学改革和智慧化校园建设为契机，基于大数据和新兴网络技术，把校内各级各类教学档案资源纳入到动态、有机的体系之中，实行集成式档案管理，推进档案大数据聚合，达成教学质量评估档案资源的系统整合、开发和应用，进而实现教学质量评估档案资源的科学化、标准化、信息化及智能化管理。在各个部门办公自动化的基础上，推进档案信息化管理与办公自动化同步发展，打通各个部门办公自动化数据库之间及其与学校档案数据库之间的隔阂，建立全校性大数据系统，使办公自动化与档案数据库同步建设、协调发展，在办公自动化过程中形成规范的电子教学档案信息，实施教学档案信息化管理，促进教学评估工作。

公安院校要以教学档案管理数据库为依托，实行文档一体化管理，打造档案资源共享网络平台；健全档案管理机制，加强教学档案数据库归档管理。公安院校档案管理部门应按照本科教学改革的要求，指导协调教学档案形成部门的工作，在每个教学档案形成部门设立教学档案联络员，负责管理本部门教学档案的集中、整理、归档工作。在公安院校档案管理办公系统建立统一的归档平台，形成以校档案馆为一级、各院系档案室为二级的教学档案管理体系。通过各部门的档案归档入口，各部门档案归档人员将部门形成的各类教学档案按归档要求及时输送到学校教学档案数据库中。学校年度档案移交工作进行时，各部门档案归档人员通过归档入口将部门全年归档的文件全部调出来，按目录进行整理，打印好卷内文件目录的移交清单，连同档案一起，上交到学校档案管理部门，完成档案的移交工作。

（三）加强档案开发利用功能

公安院校教学档案管理工作的思路应由侧重收藏保管转向档案信息开发利用，由被动服务向主动服务提升，提高档案管理工作的效率和价值。在建立大数据档案库的基础上，运用数据挖掘技术、可视化技术等，采用网络分析法和可视化工具，提高档案信息分析的能力，改变在人工技术手段条件下导致的档案信息开发不充分的状况，实现档案增值服务和提高档案信息服务。在重视数字资源归档和管理的前提下充分运用自动抓取技术等信息手段，加强跨部门、跨领域数字档案的资源整合，加强对档案数据的有效获取、开放共享。公安院校档案管理工作在设置档案著录时要从档案使用者的角度来考虑问题，充分利用办公自动化平台，做到既能满足建档工作需要，又能方便应用查询。

公安院校应建立档案局域网，为学校各项工作决策提供所需的档案资料和信息参考。其一，在校园内网建立教学档案查询端口，根据教学档案的安全性质设置相应的查阅权限，供本校教师和学生查询使用。其二，开发功能强大的文献检索系统，通过列出案卷目录、文件目录， 提供关键词、作者、标题、日期等检索方式，为师生创造方便快捷的检索体验，提高档案利用效率。档案信息化管理一方面可方便教学人员从档案中获取自己需要的信息，将其运用到教学中去，提高教学质量；另一方面教学人员及时将自己形成的教学成果归入档案部门保存，可丰富教学档案的内容。

此外，公安院校应完善档案数据共享开放标准，使档案数据可以通过服务网在校际间开放共享。公安院校档案管理工作应在提供原始档案数据服务的基础上，形成能够提供档案信息增值服务的档案信息服务体系，为广大档案使用者提供更多高质量的档案信息和档案信息服务，促进公安院校之间教学资源的共享。

Exploration on Informationization Management of Teaching Archives in Police Colleges from the Perspective of Teaching Evaluation

ZHUO Rong

Teaching archives can directly reflect the management level and teaching quality of colleges and universities, and affect the teaching evaluation results of undergraduate colleges and universities. There are some problems in the management of teaching files in police colleges, such as lack of standardized file management standards, low informatization degree of archives, and low utilization rate of archives. Therefore, it is necessary to set up a file catalogue guided by teaching evaluation index system, establish big data archives database and strengthen the function of archives development and utilization.

teaching evaluation; police colleges; teaching files; information management

D631.1

A

1672-1020(2020)06-0099-04

2020-06-16

卓蓉（1970-），女，江苏泰州人，汉族，江苏警官学院办公室助理研究员，南京，210031。

[责任编辑：金 晞]