论并存时期高校行政办公室的档案管理关键探索

陈竑良

（湖南食品药品职业学院，湖南 长沙 410208）

面对现如今不断更新踊跃的信息社会，老式的纸质档案管理不再成为唯一，高校行政办公室电子档案管理的优越性日益渐显。尽管新版档案法规定“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”，但是因电子档案的技术特殊性加上当今社会对其认知的局限性，在某些方面特别是司法领域纸质档案似乎更具备作为呈堂证供参考的能力。所以，如何对纸质档案管理和电子档案管理进行“统一”管理，实现档案管理安全、创新、方便的目的，这将会成为整个并存时期中探索中的至关重要的环节。

1 纸质档案和电子档案的区别

纸质档案是用纸张作为载体的一种档案，如可以保存个人信息背景资料、公文图纸、契约等，也是对发生的客观历史事实的真实记载。它具有特别容易损坏，无法再生，需要保密等的特点。随着时代的变化，互联网“+”的出现和信息化时代的到来，电子档案渐渐成为时代的产物。它不同于纸质档案，电子档案具有非人工识读性、高密度性、系统依赖性等特点。电子档案，具体指的是通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，是传统的独立文件档案集中管理，形成一个统一的信息管理介质。所以，并存时期高校行政办公室的档案管理的“统一”管理的实现是极其重要的。

2 并存时期高校行政办公室的档案管理的风险

要实现对于并存时期高校行政办公室档案的统一管理，就必须先对在统一管理下的档案安全性做出风险预测评估。由于纸质档案容易损毁，电子档案容易格式化。所以应基于“控制止损”的目的对并存时期的档案管理做出创新改革。

历史和现实都告诉我们，法治兴则国兴，法制强则国强。所以先应该优化关于档案管理风控及相应措施方面的制度。“预防为主，控制止损”。循规蹈矩的繁琐制度和墨守陈规的人员思想在一定程度上将会耽误新的制度的更替诞生，所以时代在不断进步，档案管理工作者也应该不断地学习摸索前进，实质性的对档案管理的制度进行优化。其次，应该同步纸质档案和电子档案的管理，做到双重管理，以便保障某些重要文件的丢失。在纸质档案的生成同时将其除此以外，对档案管理人员进行风控教育和实际应急能力的培养也是非常必要的。理论联系实际，在实际的演练中积累相关的经验，提高对风险的判定能力和应急能力。

任何因素都有可能导致风险的发生，建立以预防为主的为实现统一管理而完善各种档案管理制度是很有必要的，当然也还需要不断提高实际生活当中遇到的档案管理风险的应急能力。保证档案的安全，是实现“统一”管理道路上的必要条件。

3 并存时期高效行政办公室的档案管理的模式

现阶段，高效行政办公室的档案管理虽然正处于纸质档案管理和电子档案管理的并存时期，但是它们之间在某些方面还是略有不 同的。

高校行政办公电子档案管理因其有直观性，高效性，便于整合归纳等特点，它越来越被广大高校所接受和广泛应用。利用电子高效档案管理，可以有效的对数据信息整合和总结归纳，在一定程度上提高了工作效率，并且节省了人力资源和物质资源。尽管如此，事实证明现如今阶段在某些方面电子档案管理要想完全替代纸质档案那也是不可能的。例如，面对现如今形形色色的社会，网络证书也应由而生。相比电子档案，因纸质档案可以作为原件，纸质证书上面专有的公章和签名也较难作假，所以还有相当部分高校仍旧将纸质档案的管理作为档案管理的方法之一。所以，要想拥有成熟地无纸化档案管理模式，还需克服其存在的问题，跨过当下并存时期的高校行政办公室档案管理的瓶颈时刻，经过不断地探索和完善，才有可能实现“无纸化”的现代化模式。

4 并存时期高校行政办公室档案管理过程中的运营流程

档案管理过程中的运营流程包含了文件整个周期中的文件管理活动，它主要包括档案的产生及鉴定，分类归档，整理，保管，检索和应用等。档案高校行政办公室文件有的来源于外部电子文件，有的来源于内部电子文件，还有一些来自外部的纸质档案。由于高校行政档案管理工作者不仅要对电子档案进行管理，还要管理纸质档案。所以，实现并存时期的档案管理的“统一”管理是很重要的，这样才能实现档案资源的同步利用，也使得整个流程简易化。因此，探索如何做到并存时期电子档案以及纸质档案的同步分类归档，同步整理，同步保管，和同步检索应用是最为关键的。

1）同步分类归档。原来的档案分类归档是根据档案内容性质归入类表中适当类目，同步分类归档是将接收到的没有经过处理的最原始的纸质文档即时归档，对照电子文件的要求，若其符合，把它保存到特定的计算机磁盘等设备中，并标上特殊便于辨认的归档标志。也就是将纸质档案逐渐转变成电子档案。当然，也可以将部分电子档案下载打印以纸质档案的形式储存，做好并存时期下纸质档案和电子档案互相转换的衔接，使其便于“统一”管理。

2）同步整理。同步整理纸质文档和电子文档的方法就是，将其“合二为一。”也就是用在整理纸质档案过程中用到的整理原则去整理电子档案。因为两者拥有相同的档号和著录信息，所以意味着做到了纸质档案和电子档案的同步整理。

3）同步保管。因为电子档案易于储存，容量大。而且，电子档案更方便用系统鉴定储存时间方面均可按要求设定，所以，电子档案的应用已经逐渐成为高校行政办公的主流。之前也简单举例介绍过尽管电子档案应用较多，但在某些方面，纸质档案依旧不可被替代。因此，应同时保管好纸质档案和电子档案，便于查阅。

4）同步检索应用。在查阅文件的过程中，档案管理者可以结合相关的编撰内容，对纸质以及电子这两种存档方式不同的统一文件进行检索，大多数情况下，都会把可以公开的电子文件在网络服务器中的数据库上长传保存，这样做的目的可以方便使用者在网上进行直接查阅。与此同时，可以对服务器内数据进行拷贝以便使用。在对纸质档案需要的过程中，可以下载打印同一编码的纸质文件，这样不但对文件在使用过程中提高了效率，而且还能降低对原件纸质档案的损失程度，减少人为直接接触，进一步对纸质档案起到更好的保护作用。

5 结束语

本文对并存时期高校行政办公室的档案管理关键探索进行了简单的阐述，在简单介绍纸质档案和电子档案的同时，进一步说明实现并存时期档案管理的统一管理这一目标的重要性。而后对为实现这一目标，进而对并存时期下档案管理的统一管理的风险评估，模式现代化，以及运营流程等方面展开了具体论述。所以，只有不断探索，寻求并存时期“统一”管理的合适途径和与其相适用的法度，才是当下纸质档案和电子档案并存潮流最好的发展方向。