信息时代中加强档案安全管理工作的建议

武 晖

（攀枝花市水资源河湖保护中心，四川 攀枝花 617000）

信息时代的到来，使得生产生活节奏不断加快，不仅极大地改变了人们生活的方式，而且，对于其工作也产生了一定的影响。在信息技术的科学应用之下，有效提高了工作的效率和质量，档案管理也不例外。对于档案管理工作而言，其最为重要的就是档案的安全问题，信息时代背景下，在提高了档案管理水平的同时，也增加了一定安全风险。

1 信息时代背景下的档案管理工作

档案管理工作自古以来就是十分重要的，在信息时代背景下，对于档案管理工作的要求也在不断提高，为此，信息化档案管理方式逐渐得以推广应用，不仅能够有效提高档案管理工作的效率及其服务质量，而且还极大地减轻了档案管理工作人员的工作量和工作压力，在信息技术的支持下，减少了人为操作，有效降低了由于人为失误引发的问题或者损失。电子化档案管理信息系统的出现，不仅对于档案管理工作人员而言有着重要的意义，而且对于用户而言档案利用和借阅也更加简单便捷，有效提升了档案的利用率。信息化档案管理在应用方面的优势主要体现在以下方面：

第一，互联网技术的飞速发展，有效提高了档案信息传递的速度，改善了传统纸质档案借阅的问题，有效扩大了档案服务对象的范围，提高了档案的利用率；第二，在时间方面，传统档案管理的服务不仅会受到地点的限制，也会受到时间的限制，而信息化档案管理则能够提供二十四小时的连续服务，便于用户查找和借阅资料；第三，数字化背景下的档案查阅和检索十分方便，不仅能够根据年份、资料范围等进行检索，还能够通过关键字等方式进行查找，与人工操作相比更加便捷、迅速；第四，实现资源共享，由于互联网技术的成熟发展，电子档案的优势得到极大程度地凸显，档案管理实现了资源共享，进一步扩大了档案信息的来源以及用户群体，丰富了资源的同时，极大地节约了人力和时间成本。

在档案信息化管理程度不断深入的情况下，互联网的应用也为档案安全管理工作带来一定隐患。在互联网信息技术不断发展的同时，一些不法分子和行为也由此诞生，随着人们工作和生活对于互联网的依赖程度越来越大，各种黑客、病毒应运而生，对于个人信息、企业信息甚至是国家信息的安全都造成了严重的威胁，档案管理也在此范围之内，因此需要加强对于档案信息的安全管理，确保与之相关活动的有效性[1]。

2 信息时代下加强档案安全管理的重点及有效措施

在信息时代背景下，大数据已经逐渐渗透到人们生产生活当中的各个领域，而档案信息作为大数据的一部分，不仅与人民的切身利益之间有着紧密的关系，甚至关乎着国家安全，档案信息共享的程度越深，那么档案的安全隐患就越大。因此，想要确保档案数据信息的安全性，就需要将安全管理意识融入到档案管理工作的全过程中，确保每一个环节的安全。

2.1 档案数据采集安全

根据当前我国档案管理工作的开展情况来看，目前档案数据管理仍然需要采用纸质档案和电子档案同时归档和管理的方式进行。因此我国档案管理工作过程中，档案数据信息的采集来源主要包括以下两种，第一，对于纸质档案的数字化加工；第二，原生电子文档。实际上，档案数据采集过程中，存在安全隐患的环节主要是纸质档案数字化加工的过程，在此过程中，主要包括的档案形式有纸质档案和数字化副本，因此档案安全隐患也来源于此：其一，在对纸质档案进行数字化加工的过程中，纸质档案的安全性问题，例如，纸质档案缺页、掉页，随意涂改，纸质档案扫描清晰与否，信息保密性如何等问题；其二，处理好的纸质档案数字化副本的有效性，电子副本的有效性需要通过检查进行确认，若电子副本不符合档案数据采集要求就需要及时进行返工处理，除此之外，还需要加强对于电子副本病毒携带情况的检查，确保文件的安全性。对于电子副本有效性的检查，可以通过将全部数据与档案系统相连，通过对其识别、读取等相关功能进行检测，确保数据信息的有效性。

在实际进行档案数据采集安全管理的过程中，可以使用以下措施：第一，建立档案数据采集管理的相关制度、规范档案信息采集操作，确保相关工作人员在进行数据采集的过程中能够有据可依，保障档案信息采集的标准性以及可靠性，提高档案数据信息录入的准确性。第二，要确保档案采集相关工作人员能够明确自身岗位职责，可以通过科学合理的责任制度，将责任落实到人，提升档案采集人员的责任感以及工作积极性，进一步保障档案数据信息采集的准确性和可靠性，尽最大可能避免档案数据失真情况的发生，与此同时，还需要加强对于相关工作人员的培训，提升档案采集工作人员的专业能力和综合素质，以此提高档案采集的质量和准确性。第三，为档案采集工作人员提供其工作所需的基础信息设备，例如，信息采集工具、扫描设备等，保证设备的运行稳定和可靠性，此外，还需要加强对于其工作环境的安全管理，在档案办公室内安装监控设备，确保档案信息的安全[2]。

2.2 档案数据整理安全

由于档案数据信息数量庞大，内容较为复杂，依靠人力难以完成，因此，档案数据整理对于计算机的依赖性较强，这也就意味着档案安全问题存在较大的隐患，因此，需要采取有效的安全防护措施，避免病毒的入侵。想要确保档案数据整理过程的安全性，需要先了解病毒的危害和特点，计算机病毒具有一定潜伏性和隐蔽性，病毒的入侵会使得档案数据原始信息受到损坏，影响数据信息的真实性，而且对于已经整理完毕的档案数据也会产生破坏。针对计算机病毒的这种特点，就要求在进行档案数据整理之前，做好计算机的安全管理，采取一定防范措施，尽最大的可能避免病毒的入侵。首先，在使用计算机进行档案数据整理之前，需要安装杀毒软件，对计算机进行杀毒处理，确保档案数据整理环境的安全性和可靠性。与此同时还需要建立病毒监控系统以及防火墙，并定期检查防火墙漏洞，确保计算机系统以及网络的安全性，通过物理方式对内网以及外网之间进行隔离，确保内网运行的安全性。其次，在进行档案数据整理的过程中，要加强对于硬件的管理，避免其他硬盘、U盘等设施连接到正在进行档案数据整理的计算机上，确保档案数据的安全性。最后，在完成档案数据整理工作之后，需要相关工作人员对档案数据的数目及其内容的完整情况进行检查和盘点，确保档案数据安全的同时，保障数据整理的完整性和全面性。

针对档案数据整理方面的安全问题，随着当前病毒等攻击技术的不断提高，还需要进一步提高安全防御水平和技术。在进行档案管理的过程中，需要加强对于病毒的关注，针对最新病毒的实际情况和特点，合理制定病毒防范措施，定期优化和更新计算机安全防范措施，提高其抗病毒能力，以此确保档案数据的安全[3]。

2.3 档案数据保管安全

信息时代背景下的档案保管主要有两种形式，其一，纸质档案保管，其二，电子档案数据的存储。其中，电子档案数据需要存储在服务器、硬盘、光盘等载体中，因此想要加强档案数据保管的安全，就需要确保存储载体的安全性。这种电子档案数据存储方式的主要特点是体积小、容量大，且携带较为方便，但也正因如此，这些载体相对较为脆弱，容易损坏，因此档案数据的备份十分重要。档案数据保管工作对于库房环境和基础设施等有一定的要求。第一，要确保库房环境的安全性，将其与档案阅览室以及办公区之间进行区分，确保这三个区域是相互独立的，并且，对于涉密计算机而言，为确保其档案数据的保密性，不同涉密计算机之间不能够互相访问，确保其中信息的独立性，以此保障信息数据安全；第二，为确保档案数据存储装置的安全性，避免其受到损坏，还需要在档案库房设置温度和湿度检测仪，确保档案存储载体始终处于良好的环境下；第三，加强对于库房安全的管理，做好消防措施以及安全措施；第四，加强对于硬盘、服务器等档案数据保管载体的质量检测，确保其符合档案管理需求和相关标准。除上述对于档案数据保存库房及相关硬件的基本要求之外，还需要加强对于相关系统和硬件设施的维护。

2.4 档案数据利用安全

档案数据的利用是档案管理当中的重要环节，档案管理工作的目的之一就是让其中的数据信息能够得到有效地利用，因此确保档案数据利用的安全对于保障档案管理安全而言有着重要的意义。随着当前信息技术的不断发展，人们生活和工作的节奏逐渐加快，对于档案利用也提出了更高的要求，需要档案管理部门能够为用户提供更好的档案借阅服务。在此过程中，需要确保档案数据相关的硬件和软件系统安全，主要包括以下两个方面，一方面，即数据库系统计算环境，要避免数据库遭到各种非法入侵和使用，加大先进硬件设备购置方面的投入，加强对于软件系统的维护和更新，确保系统具备一定抵抗外界入侵的能力；另一方面，需要重视数据库的兼容情况以及抗风险能力。其中，访问权限是确保数据库安全的最主要因素，档案管理部门需要借助信息技术，进行用户等级分类，并根据其等级确认其档案数据库的访问权限和借阅权限，并加强用户身份信息登录的保密性以及安全性，实现多种方式共同验证。除此之外，为进一步保障档案数据信息的完整性以及安全性，避免由于突发情况造成档案数据信息的丢失，还需要定期对数据库中的数据信息进行备份和归档管理，并根据档案管理实际情况建立相应的管理规范和流程，确保数据安全。最后，档案管理系统还需要具备自动记录操作过程功能，能够为后续管理员排查系统安全隐患提供有力的证据和参考[4]。

3 结束语

综上所述，随着时代的发展和变化，档案管理的信息化转变是其发展的必然选择，在信息时代背景下，为进一步确保档案管理的安全性，就需要在档案数据采集、整理、保管以及利用全过程中采取有效措施，确保档案信息数据的安全性，以科学合理的方式加强档案管理及其相关服务水平。相信在对档案安全管理的深入研究之下，我国档案管理水平将会得到进一步提升。