学校档案管理的规范创新与信息化建设路径探讨

2020-02-25韦美

卷宗 2020年32期

韦美

（广西工业技师学院，广西南宁 530031）

1 引言

职业院校是社会职业教育体系的重要组成，为社会输送优质的专业技术人才，对经济社会发展提供人才保障。档案工作的高效开展能够充分档案价值，为职业院校的管理提供有效的参考和依据，但是在实际的管理活动中存在着许多问题，制约着管理效果的提升，需要管理部门结合学校发展形势，对管理工作进行科学优化，构建完善的信息化管理体系，推动学校健康发展。

2 学校档案管理存在的问题

学校档案工作需要对教科研工作和管理活动形成全面的覆盖，实现资料信息的高效收集和管理，但是在实际的管理工作中存在着许多问题，制约着管理效果的提升。首先是学校对档案工作的重视程度相对不足，管理人员的档案管理意识相对薄弱，将大量的精力投入到教科研工作和行政管理中，无法充分认识到档案工作价值，各个管理环节缺乏有效的沟通协调，无法保证档案管理制度的高效落实。其次是管理规范不够完善，随着信息技术在学校管理运行中的高效运用，大量的数字化资料数据随之出现，传统的管理规范已经不能满足实际的工作需求，而管理部门缺乏有效的创新意识，不能结合实际档案工作情况进行管理规范的科学创新，无法对相关管理制度进行及时的调整，不利于管理效果的提升[1]。再次是信息化程度相对不足，信息技术的运用能够有效提升档案管理效率，实现对管理流程的高效整合，利用网络渠道实现管理决策和资料信息的高效传递，但是当前信息基础设施建设相对薄弱，无法形成较好的管理效果。最后是管理人员的素质能力存在不足，缺乏主动提升意识，不能对先进的档案管理理念和技术进行积极的学习，信息知识水平相对薄弱，无法对信息设备和技术进行有效的运用[2]。

3 学校档案管理的规范创新的措施

1）优化档案管理思路。规范化档案管理模式的科学构建是提升档案管理水平的重要基础，对推动档案价值的高效实现起到积极作用，学校要加强对档案工作的重视，充分整合档案管理资源，加强相关的政策和资金投入，积极协调相关职能部门，实现档案工作的高效落实，保证管理制度的贯彻执行。管理部门要转变传统的管理思路，形成规范化管理理念，加强对学校教学和管理工作的深入研究，对实际管理需求进行科学分析，明确档案工作方向，提升管理工作的科学性。要积极学习先进的档案管理理念和方式方法，提升创新意识，对管理模式进行科学优化，利用信息技术优势推动管理模式的科学转型，推动管理水平的提升[3]。

2）完善档案管理规范。完善的档案管理制度是保证管理质量的关键环节，管理部门要充分结合实际的工作环境，对管理制度进行针对性的调整，整合管理流程，实现对各个管理环节的全面规范，保证资料数据的真实有效，推动管理制度的高效执行。要完善监管机制，对管理环节进行全面监督，及时发现管理工作中存在的问题和不足，实现对相关管理制度的优化，保证信息收集、资料整理、存储和利用环节能够严格按照制度规范进行推进，提升整体档案管理水平。要提升创新意识，构建规范化管理体系，利用信息技术优势，构建完善的信息化管理平台，利用系统功能建设实现管理规范的高效落实，对管理流程进行科学整合，对管理人员进行有效的规范，推动管理效果的提升。

3）加强管理队伍建设。档案管理人员的素质能力是影响管理效果的重要因素，管理部门要加强人才队伍建设，积极引进优秀的档案专业人才和信息技术人才，充实管理队伍，提升队伍战斗力。要完善培训机制，创新培训模式，利用网络途径实现远程培训的高效开展，实现对管理人员的全面覆盖，借助丰富的网络资源，提升培训效果。要完善绩效考核机制，结合学校发展实际，根据具体的岗位工作进行绩效标准的科学制定，形成对管理工作成效的准确评价，将考核结果与激励政策进行有效的结合，有效激发管理人员的工作积极性和责任心，营造积极的档案管理范围。

4 学校档案管理信息化建设方式

1）加强信息基础设施建设。信息技术的运用对提升档案管理水平起到关键作用，管理部门要充分结合档案工作实际，充分整合现有信息资源，进行统筹规划，推动管理模式的科学转型。要加强信息基础设施建设，科学配置专业信息设备，使管理人员能够利用信息设备实现管理工作的高效执行，形成对数字化资料数据的高效管理。同时利用技术手段，实现对传统档案存储模式的数字形式转化，有效减少纸质等档案模式的管理成本，提升管理效率。要加强网络环境的优化，构建高速的信息流通渠道，推动管理决策的高效执行，实现档案资源的高效共享。

2）构建完善的信息化管理平台。管理部门要利用先进技术手段，构建完善的信息化管理平台，对各个管理环节进行高效整合，实现管理系统对学校档案管理流程的全面覆盖。要进行全面的系统需求分析，对系统功能进行科学优化，融入模块化构建思路，提升系统管理效率。要对系统运行进行全面的监管，对运行数据进行科学分析，及时发现管理活动中存在的问题，并将档案管理规范进行有效的融入，对档案资料的内容、格式等进行高效审核，保证资料信息的真实有效。

3）优化档案利用模式。档案资源的高效利用能够为学校教学和管理工作提供有效的依据，而传统的利用模式只能提供相应的查询和借用服务，服务水平得不到保证。管理部门要利用技术优势，对档案利用环节进行科学优化，加强对档案资料的分析，对其中的关键信息进行准确的提取，构建完善的资料数据库，为档案利用提供基础保障。要优化检索机制，对使用人员的需求进行准确分析和预测，提供相应的检索关键词，实现对资料信息的准确定位，提升服务效率，有效满足使用需求。要利用网络优势，实现档案资源的远程应用，通过对管理系统的访问，利用网络渠道实现资源的高效共享。

4）强化网络安全防护。信息化管理模式的构建在提升管理效率的同时，也对档案安全造成严重的影响，复杂的网络环境使得档案资料容易受到网络安全威胁的入侵。管理部门要加强对网络安全的重视，构建完善的安全防护体系。要完善安全管理规范，对管理人员的工作行为进行约束，提升管理人员的安全意识，构建身份识别机制，根据实际管理岗位设定相应的权限，保证管理安全。要利用先进技术手段，提升安全防护效果，利用防火墙技术，对管理系统与网络间的数据交流进行全面监控，对问题数据进行及时的隔离处理。要利用杀毒软件，对系统软硬件设备进行及时查杀，抵御病毒木马危害。