信息化时代创新档案管理服务模式探究

朱晓光

（巨野县档案馆，山东 菏泽 274900）

1 前言

大数据对于当前社会各个领域的发展产生积极影响，对于其的可持续发展和稳定运行起到奠基的作用。从档案管理方面来说，其最根本的任务就是针对各项的档案信息展开有效的管理，并且其中具体涉及的内容相比广泛，同时也具备复杂性特征，因此管理起来也有一定的难度。不难发现，如果可以将其结合大数据有机融合优化调整，可以促进规范、科学的档案管理数据中心构建，进而在促进现代化档案管理目标达成的同时，还可以提升管理效率和管理水平。

2 对于大数据档案管理工作的理论概述

在进行档案管理的过程当中应当具有将大数据相关理念引入的意识，针对档案管理工作展开积极创新，由此才可以促进档案管理工作服务质量、效率的有效提升，主要需要遵循以下几点内容：

1）档案管理人员一定要提起重视，强化大数据的应用意识。作为档案管理人员而言必须要充分重视大数据，大数据可以影响信息化的发展，而档案作为信息化的载体可以实现数据的合理转换。基于不同类型工具中所应用 相关数据，可以帮助工作人员明确该如何定论，帮助工作获取所需的数据信息。

2）制定以网络为基础的档案管理体系。在大数据发展的过程当中，作为档案管理人员始终要秉承的是开放型的理念，充分发挥大数据的优势和特点，突破传统的理念束缚，进行档案新管理模式的制定。

3）重视数字化。在大数据不断发展的同时，作为档案的管理人员而言必须要充分重视数字化，并且给予数据化足够的关注。在进行档案信息管理的时候要采取网络宽覆盖以及智能化的搜索方式，加强对于表格和图形的管理，只有这样才能够确保所提供的数据资料更为完善、准确度更高。

3 信息时代档案管理的新特点

1）信息来源更为多元化。之前纸质文件作为档案信息的重要来源，但是存储空间是非常受限的，加上所采取的落后管理方式，因此作为档案的管理部门职能对档案的信息进行选择性的收集，而由于档案信息来源比较有限，一些具备研究价值的资料会因为各种原因未能实现收档，这也非常不利。而档案信息化不仅仅可以有效避免此类现象，还可以电子文档的形式进行各类文件的储存，这对于档案的收集以及后续的管理工作而言带来了非常大的帮助。

2）信息处理更为高效。档案管理人员利用计算机进行相应的操作不仅仅可以最大限度上节省时间，还可以归纳整理所收集的电子档案，这样一来纸质档案的顺序不会被破坏，还能够保障电子和纸质档案的一一对应。而对计算机加以运用还可以减少工作人员的工作量，有效避免因人工出错导致档案出现错误。除此之外，利用信息技术检索档案也更为方便，只需要在搜索框内输入所需要查询的信息，就会即时找到所需的档案，省时省力。而档案信息化的管理还有利于信息的进一步传输，不受任何条件的限制。

3）档案管理更加安全。传统的纸质档案最大的弊端就是很容易受环境的影响而出现损坏，并且从长期的角度来说也不利于保存。但是电子档案完全可以避免这一点，通过电子文档的形式在硬盘当中进行档案信息的存储不仅仅安全系数更高，找寻起来也更加方便。一些较为重要的档案还可以进行加密和备份等处理，极大程度上保障档案的长期安全性。

4 信息时代档案管理创新措施

1）提高管理的标准化。在进行档案信息化管理的过程当中软硬件不匹配以及文件形式出现不兼容的情况非常常见，这也是档案信息化管理当中需要迫切解决的问题。对此，在进行档案信息化管理的过程当中，必须要确保计算机软硬件、网络通信以及数据库处于一个统一的标准，这样信息化的优势才能够得以充分的发挥。这一方面可以运用统一的方式来进行软硬件的购置，制定统一的管理制度和调度标准，这样一来档案管理工作不仅便捷还非常高效。

2）建立完善的数据服务体系。这一方面首先应当就档案信息管理系统进行进一步的完善，并且加强开发以及运用档案信息软件的力度，就档案工作各个环节的自动化水平进行提升。其次，要加强假设档案资源数据库，审核档案的真实性和可利用性，规范信息录入的标准。最后，要进一步加强档案资源的数字化建设，在针对一些具备一定价值档案资源的时候应当采取电子档案的方式对此类档案资源进行备份，确保档案信息的安全性。

3）创新档案服务模式。传统的档案服务主要的方式就是借阅，从而促使档案信息更好的进行传播、共享以及利用，这样的方式限制性较强，并且在进行借阅的过程当中档案文件很容易受到不同程度上的损坏，为了给档案的受阅提供更加便捷优质的服务，本文认为可以进行内部局域网络的构建。这样一来，在办公室当中就可以完成手续的办理，档案管理的效率也会得到提升。而档案管理人员可以进行档案网站以及公众号的建立，在为社会公众阐述档案管理工作内容以及相应服务的同时，在官网以及公众号上传播一些具备警示作用和宣传教育作用的电子化档案。这样一来，人们通过手机就可以完成相应的预览，对于档案相关的公布性文件进行阅读，档案信息的传播必然会更加网络化和社会化，而社会公众对于档案管理工作也会给予更多的配合和支持。

4）保证档案信息的安全。在档案信息化不断发展以及网络信息化不断促进档案信息共享利用的同时，必须要充分重视档案信息的安全性。相比传统纸质档案来说，电子档案的安全性管理更需要进行保障。对此需要以电子档案的特点为主进行相关安全措施的制定。首先，可以运用杀毒软件以及设置防火墙来对档案信息保驾护航。其次，还可以依照档案密级采取对应的密码防护措施，并且进行操作权限的设定。不仅如此，本文认为还可以将一些新技术运用进行，例如指纹录入以及虹膜识别等，而只有身份认证的精度得以确保，电子档案的安全系数才能大大提高。

5 结束语

经过上文的探究不难看出，相比国外而言我国大数据技术起步较为落后，发展至今时间仍较短。而随着我国社会以及人们物质生活水平的不断提升，各项技术都得到了非常大的发展。现如今人们对于生活的要求逐渐增高，而作为档案的管理人员而言必须要重视此项工作，要认识到数据也就是资源的思想，在工作的过程当中要秉承创新的精神，不断将新技术引入到这一项工作的实施当中来，只有这样才有助于相应数据化为基础生命周期的形成，而档案管理这一项工作的服务水平才能够得到极大的改善，才能够满足人们的多元化需求，针对性的为社会公众提供更为优质、贴心的服务。