电子档案价值实现与有效利用

2020-02-25穆翠娥

卷宗 2020年32期

穆翠娥

（山西农业大学，山西晋中 030801）

大数据时代的到来，档案开始由纸质化向数字化转型，这一过程中，人们逐渐意识到档案的价值，但如何实现电子档案的价值？如何有效利用电子档案？成为亟需解决的问题。

1 档案价值

形成电子档案价值的因素主要来源于三方面：1）电子档案的使用者，包括个人、利用档案信息的学者、企业等，档案管理者也是非常重要的方面，既是个人信息的挖掘者，也是帮助他人使用档案信息的引导者；2）档案信息的载体、类型，如，纸质档案、电子档案，个人档案、班级档案；3）档案价值的实现需要一定媒介，如，高校平台、信息系统等。

划分标准不同，电子档案价值的实际内容也是不同的，但主要分为四个方面，即，文化、历史、管理和育人价值。而在实现电子档案价值的过程中，是需要条件支持的，一方面，在实现档案价值前，需要是对各类信息进行筛选、分析、整理，帮助其他人快速得到有用信息同时，档案的利用需求也是实现档案价值的条件，如果没有需求，那么这些信息便是没有任何价值的，另一方面，档案需要规范的处理和保存，国家出台的档案管理标准为档案标准化管理、利用创造了条件，各高校、各单位对于电子档案的保存是实现档案价值的必要条件，特别是实现档案电子化管理后，信息得到了快速传播，为人们获取档案信息奠定了坚实基础。

实现档案价值有利于社会的进步，它所蕴含的社会人文价值对于国家民族的发展有着非常重要的作用，实现档案价值可以对高校管理水平进行检验，帮助它们发现并解决各类问题，有利于提高管理水平，档案所提供的信息为高校营造良好的学术氛围，帮助学校树立良好的社会形象，同时，档案是个人成长过程的见证，有助于其他人在短时间内了解个人信息，有利于个人发展。

2 电子档案使用现状

高校管理层没有认识到电子档案的重要性与必要性，重视程度低，缺少政策、资金支持。虽然大部分地区已经实现了档案数字化，但是部分学校、企业依旧采用原有的档案管理模式，档案管理人员思维僵化。纸质档案与电子档案的管理应用是完全不同的，对于从业人员的专业素质要求比较高，而现实情况中，档案管理人员专业技能不熟练、理论知识不扎实，无法有效利用档案信息系统，不利于工作效率的提升，信息利用率较低。学校对于电子档案的重视程度不够，从业人员从其他部门抽调，缺少专业知识，不组织各类培训活动，专业知识无法及时更新，且档案管理人员的工作量较大，学习积极性较差，整体的专业素质落后，另一方面，电子档案的管理需要基础设施的支持，除了专业机房、计算机、打印机等硬件设施，还需要各类电脑软件，建立专门的档案信息管理系统，由于缺少政策、资金支持，这些条件无法达到，不利于后续工作的开展。

值得注意的是，科技飞速发展下，各类软件的更新非常迅速，如果系统得不到更新，很容易出现各类漏洞，如，删减、修改信息，甚至可能出现档案遗失。档案对于个人发展是非常重要的，如果档案出现错误、遗漏，将会造成不可估量的损失，在实现档案价值的过程中，需要注重档案信息的保护。

3 电子档案价值实现由有效利用的具体措施

3.1 明确目标建立健全电子档案价值实现的体系

在实现电子档案价值的过程中，首先要明确目标，为后续工作确定基调。决策层需要转变观念，明确实现电子档案价值的重要性与必要性，根据实际情况，建立健全相关规章制度。

这一过程中，需要给予政策、资金支持，并建立专门机构，实现电子档案规范化管理，为实现档案价值创造条件。还需要建立健全考核评价机制，借助这一制度实现档案管理水平的快速提升，在确定工作目标后进行分解，帮助从业人员了解工作内容和范围，明确每一阶段的负责人，建立终身负责制，出现问题后追求相关责任人，通过适当的压力激发工作积极性，可以有效减少档案错误、遗漏等。根据实际需求制定考核目标，定期或不定期开展考核评价工作，了解各项任务的完成情况，并进行打分，让决策层能及时了解档案管理的实际情况，灵活调整各项目标，也让档案管理人员了解个人真实水平，帮助他们发现并解决问题，进一步提升管理水平，为实现档案价值创造条件。

3.2 建立健全档案信息平台

在实现档案价值的过程中，需要建立一个专业平台，让人们更便捷地获得所需信息。学校需要给予资金支持，建立现代化机房，并购进电脑、打字机等硬件设施，同时，根据实际情况，研发或购买先进的软件和信息系统，加快各类档案数字化进程，建设庞大的数据库，帮助人们获得更全面的信息。在此基础上，建立健全档案信息平台，档案信息利用者可以随时随地进行信息检索，对于不正确的数据可以向后台反馈，提高数据真实性，可以提出建设性意见或建议，进一步提高信息平台的服务功能。值得注意的是，信息化技术有利于实现档案价值，但它自身也存在着问题，如果数据被入侵或者遭遇其他风险，会导致大量数据的遗失，这种损失是无法估量的，因此，需要定期排查安全故障，针对各类问题提前作出预案，提高应对风险的能力，对于重要数据可以进行纸质化备份，并注意信息系统的维护更新。

3.3 加强人才队伍建设

档案从业人员专业素质在电子档案价值实现和有效利用的过程中有着非常重要的作用，因此，需要加强人才队伍建设。加大招聘力度并提升福利待遇，增加对专业人才的吸引力，也可以与其他学校进行沟通合作，加强人才培养的针对性；对于现有的档案管理人员，定期或不定期开展培训活动，或者邀请专家学者讲座，帮助员工转变档案管理理念，并学习先进的技能，培训完成后进行考核，对于达标的员工给予物质奖励，树立典型，形成良性竞争氛围，激发学习积极性；制定针对性培训计划，每一个新员工都有专人指导，帮助他们快速熟悉工作流程，掌握必要的工作技能，让他们更快融入新环境；加强与其他学校、社会公益组织的交流，或开展工作竞赛，积累档案管理工作的经验和教训，学习新的档案管理思路，在提升整体的专业素质的过程中增加员工的归属感和集体荣誉感。