现代企业档案信息化建设策略

2020-02-25齐霁

卷宗 2020年32期

齐霁

（哈尔滨供水集团，黑龙江哈尔滨 150000）

在当前信息化时代背景下，企业发展过程中信息资源具有不可或缺性。而档案作为信息资源的重要来源，这也使企业对档案越来越重视。并为了能够实现档案信息的有效利用，不断加大投入力度来提升自身的档案信息化建设水平，从而为企业经营决策提供重要的信息支持，促进企业的更快更好发展。

1 现代企业档案信息化建设的必要性

1.1 档案信息数量不断增加

随着企业的不断发展，需要针对企业实际生产运营各个环节形成的重要信息和资料进行记录和存储，这也使企业档案信息数量呈现出不断增长的态势。面对越来越庞大的档案信息，企业迫切需要加快档案信息化建设的进程，以此来实现档案信息的有效收集，为档案信息的开发利用打下良好的基础。

1.2 办公自动化的普及

信息技术的广泛应用对各行各业带来了较大的影响。特别是现代企业办公自化的普及，这也使企业实现了无纸化办公，企业各部门在具体运营过程中信息更具畅通性。通过强化档案信息化建设，将档案信息管理系统与办公自动化系统进行有效衔接，实现数据信息的自动归集和实时传递，实现企业档案信息资源的有效共享。

1.3 档案的重要作用

对于现代企业的生产经营，通过掌握更为详尽的数据信息，可以科学合理对生产经营进行规划。但传统档案管理工作中受到较多因素的影响，档案利用率较低，影响了档案价值的发挥。利用信息技术与档案工作相结合，进一步促进企业档案信息化管理水平提升，有利于实现档案信息的高效利用，为企业生产经营提供及时、有效的档案信息支持。

2 现代企业档案信息化建设的主要内容

2.1 配套软硬件设施建设

档案信息化建设离不开完善的物质保障，因此需要重视配套完善的软硬件设施，为档案信息化打下良好的物质基础，同时还要为其提供有效的技术支持和资金保障。信息化建设对于网络具有较强的依赖性，因此在基础设施建设过程中，也需要以信息网络建设为主，并做好网络硬件配置工作，根据实际需求来安装适宜的办公软件。

2.2 档案信息数据库建设

与传统档案管理模式相比，档案信息化过程中档案信息实现了数字化转化，这也使档案存取、保密和安全方面更具优势。但在档案数据库建设过程中，在保证档案信息安全和完整的基础上，需要对档案信息进行整理和归类，更好的满足对档案信息的调取需求。并通过做好档案备份工作，以此来保证档案信息的安全。

2.3 建立健全档案信息管理系统

信息技术在档案管理工作的应用，需要建立完善的档案信息管理系统，并运用档案管理系统来针对档案信息进行管理。具体建设过程中，要求与企业实际需求相符，同时还要求档案管理系统要具有较强的兼容性，能够满足企业不同部门对档案信息调取需求。并能够与各档案门户网站进行有效对接，充分的发挥出档案信息的重要作用，为档案利用者提供高效、优质的档案信息服务。

3 现代企业档案信息化建设的策略

3.1 强化对档案信息化建设工作的重视

企业为了能够实现档案信息的高效利用，只有通过全面提高档案信息化水平，才能更好的发挥出档案信息的优势，实现档案的利用价值。因此在实际工作中，需要将档案信息化作为企业重要的一项工作内容，企业管理层要为其提供充足的资金支持。同时还要在企业内部加大宣传力度，使企业从上到下都对档案信息化建设的重要性有一个正确的认识，并积极构建完善的档案信息化管理体系，为档案信息化建设工作的有序推进提供重要的保障。

3.2 重视档案信息化基础建设

企业在档案信息化建设过程中，需要做好基础性工作，特别是要重视档案信息的收集，以此来保证档案信息的完整性，并通过不断丰富企业档案信息，为档案信息的开发利用打下良好的基础。同时还要积极构建档案信息数据库，实现档案信息的统一和规范管理。而且档案数据库的建立，也能够为档案信息的调阅和查询提供更多的便利，加快推进档案的开发利用进程。另外，还需要通过配备与信息化建设相匹配的软硬件设施，为档案信息化建设工作的开展提供重要的物质保障。这就需要企业要加大投入力度，并构建更为完善的信息管理系统，为档案信息化管理水平的提升起到积极的促进作用。

3.3 构建统一的档案信息化建设规范和标准

档案信息化建设工作的开展需要有章可循，由于传统的档案管理工作中的规范和标准已不再适用于档案信息化建设，因此需要企业结合自身的实际情况，建立具体的规范和标准要求，以此来指导档案信息化建设工作。在具体工作开展过程中，需要对电子档案信息存储、传输和格式进行统一，为档案信息共享的实现创造良好的条件。同时对于当前大量的电子文件，还需要及时进行登记，便于档案信息的随时查询和使用。在针对电子档案信息进行开发过程中，需要实施电子档案信息的动态管理，及时对档案信息进行补充，并建立档案信息检索系统，全面提高档案信息检索效率，促进档案信息的使用效率，更好的发挥出档案的实际效能。

3.4 构建档案大数据安全防护体系

档案信息化建设虽然为单位档案信息的开发利用带来了诸多的便利，但同样也使档案管理工作中面临严峻的安全问题。特别是基于网络的开放性，病毒和黑客的入侵无法避免。这就需要企业要加强对档案信息管理系统的安全防护，重视对各种先进的安全防护技术的应用，有效的保证档案信息的安全。在实际档案信息使用过程中，还需要设置具体的使用权限，进一步提高档案信息的安全性。针对档案信息实现分级管理，保证档案信息传输和共享的安全，而且企业还要重视对保密级别档案信息的安全管理，特别是对于档案信息利用过程中的安全更加制定切实可行的防护措施，实现档案信息的安全传输和利用。