人才流动背景下医院人事档案管理的现状与对策

2020-02-25王琳瑛

卷宗 2020年32期

王琳瑛

（山东省烟台市北海医院，山东烟台 265701）

人事档案是记录个人身份、主要经历、政治面貌等个人情况的文件材料，起着凭证、依据作用，能为招聘单位提供参考，并具有一定的法律效用，与组织关系、工资、社会劳动保障等密切相关。在我国医疗卫生事业逐步加快发展的环境下，医院人才流动日益频繁，人事档案管理问题频发，难以有效提高人事档案管理效率和质量，会对医院发展造成一定的影响。因此，医院需要科学地完善人事档案管理，提高内部人力资源管理质量，从而引进和留住更多的专业人才，为医院的可持续发展提供人力保障。

1 医院人事档案管理现状分析

1.1 管理思维较为局限

哈佛大学社会科学研究所表示，“量化的递增步伐将在大量新数据来源的支持下，遍及政府部门、学术界、商界。”大数据时代主要深入挖掘和利用数据核心价值，一些医院人事档案管理人员选择跟随时代的发展步伐，采用数字、信息系统对档案进行管理，而另外一些管理人员则在大数据时代选择“观望”，这种管理思维不能使人事档案充分发挥依据作用[1]。同时，一些医院人事档案管理采用传统管理模式，注重档案的记录和保管，相关工作人员将自己定位为答案整理员、保管员，忽视了档案的补充、决策、人力分配作用。

1.2 缺乏质量控制措施

部分医院档案工作人员时常变化，一些工作人员由其他科室调配，不熟悉人事档案管理流程，管理意识较为薄弱。医院档案管理人员需要严格按照档案管理章程进行工作，但由于工作人员缺乏业务能力和业务素养，使档案管理工作难以发挥应有的作用[2]。同时，医院科室多，人事档案数量大，导致档案管理具有一定的难度。目前，一些医院人事档案的质量控制措施不完善，缺少权责分工、质量评价、绩效机制，人事档案管理在医院内部管理中逐渐边缘化。

1.3 管理缺乏多科室协调性

医院人事档案的管理需要各科室给予支持和参与。医院人事档案管理处于人才招聘工作的末端环节。因此，在收集档案的过程中，存在个别科室人事档案不及时移交、档案遗漏等现象，使人事档案管理工作无法有序开展。同时，由于一部分医院人事信息管理系统不完善，在提交档案时系统发生故障、重复提交等问题，增加了管理人员的工作量。此外，人事档案管理人员将工作重心集中在档案的收集和归档方面。但是，在人事档案的生成过程中，需要经历一系列的编制、整理、审核和归档阶段，缺乏全过程的管理，会使人事档案出现问题。目前，医院人事档案管理主要采用“被收集”模式，各科室接到档案提交通知，在规定期限内完成档案提交工作，档案管理部门进行归档，这种机械联系难以发挥多部门共同参与的作用，档案质量难以控制，严重影响了人事档案的功能。

2 人才流动背景下医院人事档案管理的改进对策

2.1 优化管理理念，加强信息化建设

医院人事档案管理不应该基于利益相关者或意识形态的影响，而应该基于数据分析和事实进行管理。医院人事档案信息化管理的规模和比例并非越大越好，也不容易全面开展信息化管理，医院的组织结构需要彻底创新，引进先进的信息化管理技术，并制定完善的信息化管理标准和流程[3]。为此，如何衡量电子档案的规模和比例，医院管理部门需要认真讨论。人事档案管理工作人员可以根据档案的利用率来决定哪些档案需要“电子化”。同时，应利用大数据挖掘档案所反映的信息，努力为人事部门决策层提供全面的信息。

2.2 构建健全的人事档案质量管理体系

2.2.1 加强思想教育

人事档案管理人员更新管理理念是提高管理质量的基础。为此，医院需要制定质量管理思想教育方案，对档案管理相关工作人员进行思想教育，更新管理理念，开展信息化、数字化管理活动。

2.2.2 成立管理小组

医院人事档案管理人员要承担档案管理、质量控制工作，这使管理难度加大，而且容易导致权责混乱[4]。因此，医院应设置专门的档案质量管理小组，检查和评估档案质量，对不规范工作要予以纠正。同时，质量管理小组需要与各科室加强沟通，按照档案编制标准、提交方式等具体事项，对档案生成的各个环节进行质量控制。

2.2.3 加强技术培训

以实施人事档案数字化管理为基础，确定管理流程，引入专业的数字化处理硬件和系统，实现档案的数字化收集、提交、审核、归档。同时，医院需要组织人事档案管理人员进行技术培训，通过实施各种培训活动，将培训纳入绩效考核内容，提高工作人员的积极性，从而使工作人员尽快适应数字化办公环境。

2.2.4 完善管理制度

医院应在数字化支持下，改变人事档案管理模式，建立信息化管理制度。首先，在人事档案收集方面，要建立规范的档案信息库，实现电子档案存储。同时，要统一档案格式，控制提交质量。其次，明确电子档案管理标准，要求各工作人员主动上传电子文件。档案信息化系统提供密钥功能，防止非法人员入侵盗取档案信息。

3 加强多科室合作，提升人事档案管理有效性

加强医院办公系统与人事档案信息化管理系统的衔接，使各科室人员能够有效沟通。同时，人事档案管理人员需要对档案的编制、接收、储存进行综合管理。人事档案管理人员要指导各科室人员编制档案文件，加强中间环节管理，做好档案审核工作，认真检查档案的格式和完整性，确定电子档案存储的安全性。人事档案管理人员需要全面分析管理过程中出现的问题，积极采纳各方建议，与各科室加强沟通，切实提高人事档案管理质量[5]。