试论新形势下事业单位档案管理与创新

刘艳芳

（菏泽市成武县白浮图镇镇政府，山东 菏泽 274000）

事业单位都是由政府通过国有资产设立从而形成的一种社会组织，事业单位始终受政府领导，同企业相比而言，事业单位是通过政府拨款或者其他资金作为收入来源，不以盈利作为经营目的。在此基础之上从事的公益服务事业，事业单位的开支方式通常是由财政部门拨款，而这种方式也充分证实了事业单位当中的档案管理工作的重要性，在新时期背景之下的事业单位所属档案管理涉及相关工作，必须要确保档案管理有关部门相关工作的持续顺利开展，尽可能避免档案出现丢失状况发生，不断革新思路，提高档案管理工作质量。

1 新时期事业单位档案管理工作的作用

1）随着社会经济不断快速发展，国内社会主义事业面临前所未有的机会和挑战，在社会多项事业的空前变化之下，市场经济也有了天翻地覆的变化。同时也给事业单位档案管理带来不小的压力，伴随新的革新与发展，事业单位档案管理工作的要求也变得越来越高，不管是从哪个方面来说，档案管理工作涉及的相关数据信息资料逐渐增长，而科学精准的记录所有信息对今后档案整理归档具有十分重要的作用。科学合理有效的档案管理所涉及相关工作对于事业单位而言，对其将来的发展壮大具有非常重要而深远的意义，在新时期背景之下，对于事业单位档案管理革新，有利于推动社会经济快速发展。

2）事业单位档案管理工作同事业单位内部每一位员工的工资都有直接的关系，对于事业单位档案的有效管理，可以有效维护未来社会经济的发展。当下，我国正在建设小康社会，而前提就是要不断深化落实科学发展观。科学发展观就是最为先进的指导思想，并且是对管理工作的极度重视，是充分对市场经济发展涉及的有关各方利益的衡量。在某种程度上是对事业单位档案管理工作的高度关注。现如今，国内事业单位仍然在档案管理工作方面表现较为滞后，年代稍微有些久远的档案资料信息极有可能会出现丢失损坏等现象，亦或者由于档案管理未能尽到责任，从而导致信息失真状况的发生，诸如此类现象的发生都是由于档案管理部门对本职工作没有引起足够的重视。为了推进事业单位档案管理所涉及相关工作能够达到预期效果，必须强化事业单位所涉及的档案管理的重视程度，要做到定期对档案展开归档、整理，有效发挥档案管理工作的作用。

2 新形势下创新事业单位档案管理效果的途径

2.1 创新档案管理规章制度

对于事业单位而言，在档案管理工作的开展过程中，更需要注重档案管理制度的完善，要以实际情况为准，制定符合实际需求，提高档案管理效率的制度。要结合事业单位自身的特点，注重科学有效的管理模式创新，提高档案管理的效率，重视档案管理制度内容上的创新，加强事业单位内部各岗位对于自身档案管理的需求，保证制定的制度与时俱进。同时，在相关制度的制定过程中，要保证各岗位地位上的平等，不能因为员工与领导的区别而对档案管理区别对待，只有严格要求，规范处理，才能够真正意义上保证档案制度的有效性，同时可以创新设定档案管理的奖惩制度，对档案管理内部人员严格要求，不得恶意修改，随意添加，对档案管理负责人进行重点考察，关注他们的工作积极性和责任心，同时对于优秀的档案管理人员给予一定的奖励，激发他们的工作热情，保证事业单位自身档案管理工作能够健康有效运转。

2.2 选择科学的信息化软件

办公室档案管理的信息化水平直接影响其数据档案管理的效果，在选择软件方面要本着科学化原则精心设计：一是利用系统性设计方法创新档案管理。现代信息管理技术在绝大多数的事业单位都已经得到普及，传统的纸质档案变成了目前的数字档案，可是，有一些数字化的管理单位还仍然沿用传统的人工分类方法或者是人工搜寻的方法来进行档案的数据管理，认为只要在网络中进行资源的搜集，就已经实现了数字化的建设。这种数字化建设是不系统的、是流于表面的。要想提高档案的信息化建设水平，就要转变观念，认识新的档案管理方式，采用系统性设计的方法创新档案管理，避免从纸质的堆积变成电子文稿的堆积。二是采用动态化的档案信息管理方式。应用目前快速传递的数字分析方法数据化存储方法，刻不容缓地进行档案系统的转移。如：在档案信息的复制过程当中，不仅可以应用Excel提供的一键粘贴功能，还可以应用大数据库提供的图文转换功能，这些数据化的功能都可以降低工作人员的工作难度。同时，档案管理的工作人员还可以应用service系统提供的相关数字转化功能，或者是Python系统提供的自动学习功能来进行更加高效的数字管理。三是档案管理人员要善于利用电子打印技术。目前的电子打印不仅可以支持个人pc端，还可以支持移动端，这种打印化的管理方式可以同时存储电子档案和纸质档案。采用这种打印管理的方式可以方便不同的部门、不同等级的管理人员应用这种系统来进行同一个文件资料的分享，建立一个良好的决策系统，从而更好地利用档案中加载的信息，促进优化决策。这种纸质档案和电子档案同时存储的方式有利于档案信息的快速查询，更便于公民对于档案管理的监督，还避免了档案不兼容而造成丢失的问题。

2.3 提升档案管理人员的综合能力，实现信息技术的有效运用

在档案管理中，如果员工不具备专业的素质，会造成档案管理工作的问题，只有具有优秀和专业的档案管理队伍，才能为档案管理创造更大的价值，还可以保障档案管理的标准性以及可靠性。在档案管理工作中，档案管理的质量是最为重要的，想提升档案管理的质量，首先要求相关工作人员必须具备专业的技术和职业素质。事业单位应该加强对于档案管理人员综合能力的培养，提高员工的综合素质，在招聘档案管理人员时，应招聘高素质、高水平并且能够操作现代化设备的人员。档案管理中重要的部分，还有对于档案的保密工作，事业单位应该有专门存放档案的库房，让员工加强管理，对于进出的人员必须做好详细的登记，避免出现档案丢失的情况。

2.4 不断加强事业单位档案保密工作

档案管理工作的重点是保密工作，单从档案保密方面出发，库房应设在办公处的最底屋，而库房门窗等设施需要加固来防止盗窃行为，库房与办公室还应该做好分离，档案管理库房设置有专人管理，并且还要根据实际情况制定出严格的管理制度，与档案管理部门无关的人员一律不可入内。另外，档案资料与事业单位的其他资料也要分开管理，确保档案资料的保密性，如果因为档案管理部门的疏漏造成档案信息的流失与疏漏，势必会造成很严重的后果，一发不可收拾，因此，事业单位档案管理工作的保密性是首要原则，需要事业单位上下级共同努力、协作安排才可以达到预期的标准，而档案管理工作人员也要意识到这一点，做好与上级的配合工作。

3 结语

综上所述，在社会的不断发展中，事业单位对于档案管理工作的创新是必然的，只有提升了事业单位的档案管理工作，才能进一步促进事业单位的发展。想提升事业单位档案管理工作，应该让档案管理工作与现代科技发展相连接，充分利用现代社会的信息化资源，加强对档案管理工作设备的提升，并且还要通过加强员工的综合素质来强化档案管理工作。