妇幼保健院档案规范化管理研究

张籍元

（秦皇岛市妇幼保健院，河北 秦皇岛 066000）

规范化的管理模式是现在我国企业上使用非常广泛的一种管理模式。虽然说妇幼保健院与很多的企业不同，但是妇幼保健院在日常的管理和控制方面与企业的管理有很多的相同之处。也就是说，规范化管理的理念与妇幼保健院的一些管理工作是大致相同的，所以说规范化的管理是可以用在妇幼保健院的工作中。

1 妇幼保健院规范化的档案管理的意义

企业的规范化管理的主要理念就是精，准，严，细，就是说企业的规范化管理就是提高企业工作人员的素质，改进工作流程更加细化，管理过程，以及注重部门之间的协作，这样就能够从整体上提升企业的经济效益，让企业长久的发展下去。对于妇幼保健院的规范化管理而言，就是妇幼保健院的管理人员，通过改进管理方法和服务流程来达到管理目标。妇幼保健院的规范化管理必须要以专业化为基础，并且在其中合理的运用信息化技术，必须要建立和完善一套档案管理的信息化系统。还要制定一个科学的工作方法，建立一套完善的妇幼保健院管理机制，严格的落实所有的制度标准，增强服务的质量。确保妇幼保健院管理工作中服务管理要更加的细化，同时要落实好管理的内容。

2 妇幼保健院档案规范化管理过程中遇到的问题

1）错误的向信息化发展。随着我国科技的不断进步，信息化时代已经到来，现在有很多的企业的工作过程中都已经引进了信息技术和计算机技术，因此妇幼保健院的档案的管理工作也不能落后，必须要顺应时代的发展潮流，引进信息化技术。妇幼保健院的档案管理工作中，引进信息化技术并不是说取代了传统的纸质档案的管理方式，而是妇幼保健院的档案管理工作的信息化建设与时代的发展相结合，让妇幼保健院的档案管理工作变得更加的快捷和方便。而现在我国的妇幼保健院的档案管理工作中存在的一个问题就是，一味地向数字化的方向靠拢，而忽略了纸质档案的重要性。纸质档案在妇幼保健院的档案的过程中，也发挥的比较重要的作用。纸质档案一直传承到现在，具有独特的发展历史，虽然说电子档案更加节约了储存空间，但是不能全部取代纸质档案在历史发展中的重要作用。另外，电子档案在我国发展的时间比较短，还存在着一些问题，需要用很长的时间来进行改善，所以说现在还不能用电子档案完全的取代纸质档案。但是现在我国的妇幼保健院的档案管理工作人员没有意识到这个问题，已经完全都放弃了纸质档案的发展。

2）缺乏相应的档案管理制度。任何工作的顺利进行都需要一套铁打的制度，妇幼保健院的档案管理也不例外，妇幼保健院的档案管理也需要一套完善的规范化制度来约束，由于现阶段的妇幼保健院非常多，导致档案管理工作要处理的事情非常多，各大不同的保健院对于档案整理的制度和要求都不一样，尤其是对于新的妇幼保健院，对这一方面不太了解，也不熟悉相关的要求，导致妇幼保健院的档案存在很多的缺陷，甚至有些还是错误的。

3）档案管理人员综合素质低下。妇幼保健院的档案管理人员业务素质低下，没有较强的专业性知识，这就会到导致做的工作不到位，管理出现漏洞，影响整个过程的档案的完整性和使用性。档案完善的范围也在不断的扩大，资料整理的手段也在不断的向现代化迈进，在这种情况下，还有一部分档案业务员存在着自身的业务水平和素质与当今时代不匹配的现象，他们仅仅局限于收集，整理，分类，保存等这些资料保存手段，缺乏对现阶段新制定的妇幼保健院的档案相关政策和规定的学习，也没有及时的学习自身的专业性知识。

3 加强妇幼保健院档案规范化管理的策略

1）制度管理层面。在企业中管理制度是非常重要的，这会直接关系到企业的管理，效率和质量。妇幼保健院的管理制度也是一样重要。妇幼保健院规范化管理制度主要包括责任制度，运作制度，以及奖励制度。责任制度方面，这是妇幼保健院规范化的管理目标，就是说要将妇幼保健院管理工作的相应责任细化。主要是包括一些领导责任制和责任追究制度，把妇幼保健院的日常管理工作分布到所有的部门每个员工身上，让每一个员工的职责明确，同时设立监督部门对所有的员工进行工作上的监督。在妇幼保健院的运行制度方面，这项制度的主要要求就是要提高妇幼保健院的服务要求。对妇幼保健院内所有的工作制定一个切实可行的流程规范，并且要尽快落到实处。同时可以采用信息化技术，让妇幼保健院每天的工作都能够直观地被看到，确保妇幼保健院内的工作正常开展。对于奖励制度来说，可以针对妇幼保健院内的档案管理工作人员采取一些激励方法。在我国很多的妇幼保健院当中都缺乏一定的晋升机制，不能给工作人员提供一个展现自己能力的平台，且在福利待遇方面也有较大的差距，因此工作人员会失去进取心。一方面要尽快的改进一些管理机制，提高工作人员的福利待遇，建立健全人才的招聘方式和考核制度，让工作人员能够发挥出自己的实力。同时对于工作突出的员工给予奖励。提升工作人员的工作积极性，淘汰掉一些不作为的工作人员。同时要定期对妇幼保健院的档案管理人员进行相应的培训，通过多样化的方法来提高妇幼保健院档案管理人员的管理能力。

2）更新妇幼保健院档案管理的运行理念。信息化时代的到来，就要求妇幼保健院的档案管理工作人员必须要加强信息化建设，不断地学习信息技术，并且借鉴一些先进的管理经验，更新自己的管理思想，由以前落后的管理思想转变到现在的信息化管理，这样才能适应现在时代的发展潮流。这就要求妇幼保健院的档案管理工作人员要重视自身的理念，档案管理的工作人员可以利用互联网上的大量的资源进行学习，利用一些相关的书籍或者网络视频等加强对于案管理工作的理念的学习，同时可以观看一些先进的知识讲座来更新自己的档案管理思想。确保档案管理工作能够更好地适应时代的发展潮流。

3）完善妇幼保健院档案管理的配套设施。妇幼保健院要想进行档案管理工作的信息化建设，首先最重要的一点就是要具有完善的数字化设备作为支撑。这就要求妇幼保健院的工作人员必须加强档案管理的硬件设施的建设，同时，加强软件上的更新，硬件与软件的完善相结合，就可以更好地促进档案管理工作。妇幼保健院的档案管理工作需要的硬件设备主要有计算机设备和扫描仪，视频音频播放设备等，相关部门要加强对于这些设备的采购，及时地淘汰掉落后的设备，安装新型的设备，有效地支撑妇幼保健院的档案管理工作的信息化建设。

4 结语

综上所述，档案管理工作向着信息化方向发展是非常必要的。妇幼保健院档案的管理工作的是一个长久的发展目标，可以极大的提升一些档案资料的价值，并且降低了妇幼保健院的人力和物力的支付成本。这就要求现在的档案管理工作人员要加强自身的综合素质，充分的利用数字化设备提高工作效率，促进我国的妇幼保健院档案管理工作的质量提升。