事业单位档案管理及服务效率提升策略

周 迅

（吉林省轻工业设计研究院，吉林 长春 130021）

事业单位档案管理主要是指利用有效的图片及文字方式，记录主要发展历史进程及其它真实反映管理信息资源的综合性整理结果。档案信息化建设是近年来在管理单位建设中重要的行政管理工作。在信息化进程快速发展的新形势下，事业单位档案管理体系中的管理方式与制度建设已不能适应发展形势。人们简单的认为档案管理工作就是人事档案的保存与查阅。本文主要通过分析事业单位档案管理现状，阐述了事业单位档案管理及服务效率提升策略发展方向。

1 事业单位档案管理服务的原则

档案管理服务是当前备受事业单位关注的一项内容，为保证服务质量和效率的稳步提升，严格遵循以下几项原则是非常重要的：一是完整性原则。由于事业单位档案信息复杂多样，涉及不同层面，也有着很大的时间跨度，所以在档案管理服务当中，首先需要保证档案资源的完整性以及全面性，可以适应事业单位的发展，为单位的长久运转提供决策依据，也为党和国家事业的持续发展创造良好条件。不管是单位的档案管理还是档案服务，都需要把完整性原则作为基础，确保档案信息功能的发挥。二是真实性原则。这里所提到的真实性原则主要指的是确保事业单位档案信息内容真实，这是优化档案管理服务的一个根本。而且要挖掘档案知识的价值，服务于社会发展，保证各项服务工作都能够满足各方面的要求，需要把真实性原则贯穿全过程，用优质和完善真实的服务推动事业单位长效发展。三是人本性原则。不管是档案管理还是档案服务，都必须将以人为本落到实处，这是当前贯彻科学发展观，落实人文理念的重要做法。事业单位也需要在实际工作当中充分考量社会需求，把满足档案服务需要作为核心，保证各项档案资料都能发挥应有价值。

2 事业单位档案管理现状分析

当前，事业单位档案管理中存在着诸多问题，具体表现存以下几个方面：一是事业单位档案管理收集信息不完整。档案管理是一个长期的工作，随着工作进程的发展进程时间长短，部分档案整理工作时间性跨度较大。部分事业单位的档案信息收集工作在较长时间跨度内的连续性受到了严重的影响。资料时间顺序上的整体性出现了一定的断层。二是档案管理技术不过关。档案管理工作经过长期的发展与进步，与传统的档案管理工作有非常大的区别。主要体现在档案查询与档案利用率方面，事业单位的档案管理信息化是一个应用效果较好的管理模式。在具体的档案管理工作中现有的档案管理工作人员对于档案管理信息化的掌握程度不尽人意，档案管理工作人员不能熟练的应用档案信息化管理系统。所以事业单位总体档案信息化管理水平 偏低。

3 事业单位档案管理与服务效率提升策略

3.1 运用现代科技创新服务

伴随现代信息技术的发展，各行各业的工作效率得到提高。事业单位档案管理工作的实施要在质量以及服务效率方面获得突破，也需要与时俱进，加强对现代技术手段与现代管理方法的运用，在此基础上，打造创新型的管理服务模式。过去的档案管理类别繁多，细节繁琐，信息查找耗时长，且容易出现不同程度的失误，也会增加管理服务的成本。面对这样的情况，事业单位在档案管理服务当中要加大先进设备设施投入力度，完善信息化档案管理系统和管理平台。该平台在建设和运行当中需要配备科学化的管理软件与安全性强的防火墙，维护信息安全真实，助推档案管理信息化与一体化建设。比如，可以在开展事业单位档案管理过程中有效利用数字化技术，对传统档案信息存储、检索与查阅等相关档案管理工作内容进行彻底改变和优化。基于数字化技术应用的档案管理系统可以从根本上提升事业单位档案管理的有效性，但是必须要确保档案管理软件设备与硬件的质量，保证各级事业单位可以选择符合本事业单位档案管理工作的信息化管理技术与数字化技术，力求可以持续完善事业单位的数字化档案管理系统，提升其检索和利用档案资源的效率，同时也可以增强档案管理系统同其他相关系统之间的兼容性，如可以在共享档案资料的过程中做到有效互补，不断提升事业单位档案管理工作的有效性。

3.2 注重提高档案管理的信息化水平

作为档案管理者，应该始终树立终身学习理念，工作过程中应该不断学习信息专业知识，掌握具体的技术、工作内容，利用信息技术优化档案工作流程，提高事业单位档案工作质量、工作效率。在应用信息技术时应该注意技术所带来的安全隐患，保证网络安全，做好档案的备份工作，避免档案遭受到病毒，黑客攻击而受损。另外事业单位还应该注重高素质档案人才培养，定期开展培训，确保档案管理人员的专业知识结构及时得到革新，掌握信息化档案管理具体要求，从而促使档案管理工作向着规范化、专业化、信息化方向发展。

3.3 化档案管理人才结构

由于档案管理工作的性质，这一工作在大多数事业单位中属于重要性不高的“闲职”，也并非具有专业技术的人才的首选，因此目前我国大多数事业单位中档案管理人员老龄化程度较为严重，而老年人的思维和技能的显著不如年轻人，因此当未来事业单位进行档案电子化后，现有的档案管理人才将无法支撑电子档案的管理和维护工作。为此，事业单位应当注重优化档案管理人才的结构，通过吸纳具有相关技术和技能的年轻人进入的方式确保档案管理人才能够支撑单位档案信息的转化，在档案管理部门形成“年轻人为主、老年人为辅”的局面，让有专业知识和技能的年轻人充分发挥其作用。

3.4 加强信息安全防护

电子信息虽然有助于提升工作效率，但也存在容易泄密的问题，并且电子信息的泄密不同纸质信息直观，因此难以被发现。为加强事业单位电子档案的管理，应当建立电子信息保密制度，重视信息安全防护，避免因信息泄露造成损失。事业单位应当针对电子信息保密的相关措施建立完善的电子信息保密制度，对于电子信息的储存、调取等相关操作进行规范，并要求相关人员遵守相应的规范进行操作，防止因不正规操作造成信息泄露。此外，事业单位信息化档案管理系统应当应用防火墙以及身份验证技术，防止外部攻击者以及未经授权的人员获取档案中的关键信息造成信息泄密事故。

4 结语

综上所述，事业单位的档案信息化管理是为行政管理工作提供决策依据与执行性数据统计的基础性管理工作。档案管理工作主要存在着事业单位档案管理收集信息不完整、档案管理技术不过关、事业单位档案管理工作在日常行政管理工作中不被重视等问题。信息化事业单位的档案管理数字化信息档案管理工作运行成本费用低，但是前期投入的成本较高、档案数字化信息系统有利于行政管理工作的工作效率提高。