职业院校固定资产内部控制问题研究

郑 欣 张礼艳

(泸州职业技术学院 四川 泸州 646000)

现阶段，国家大力支持职业院校的的办学工作，全力打造优质专科高等职业院校，在职业教育快速发展的大趋势下，职业院校的数量不断增加、规模不断扩大，许多院校都在加紧修建和购置固定资产，以适应自身的发展。

固定资产是总资产的重要组成部分，它与学校的教学、科研、行政、后勤息息相关，密不可分。职业院校要想抓住发展机遇，跟上发展步伐，就必须加快构建和完善自身固定资产内部控制体系，让固定资产得到全面有效的管理，发挥应有作用。

一、职业院校固定资产内部控制存在的问题

(一)认识不足、意识不强、重视不够。职业院校在对自身内部资产的管理中，存在“重钱财、轻物资”的现象，常常忽略对固定资产的管理，没有把握好固定资产的重要地位和作用，没有认识到对固定资产进行有效管理的必要性与急迫性，仅注重固定资产数量的增加、规模的扩大，忽视了固定资产的日常管理，导致国有资产流失；在大多数人看来，固定资产属于“公家所有”，坏了就重新购置，遗失了也不闻不问，只有在校区搬迁、巡逻检查等情况下才会进行清查，大多时候都是“只使用、不管理”，导致固定资产不完整、无法使用、甚至出现国有资产私有化的现象。

(二)制度不健全，管理不规范、职责不明确。现阶段，大部分职业院校固定资产内控体系不完整、内控覆盖面较窄，内控制度与学校实际情况不相符，甚至出现有内控条例，却没有实施，相关规章制度“当做摆设”的情况。

固定资产的预算、购置、保管、领用、维修、报废等各个环节都十分重要，大部分职业院校的内控制度没有覆盖整个流程，把重心放在了预算和购置环节，忽视了购进之后的日常使用及清理报废，存在手续不规范不健全、领用记录不完整、固定资产台账缺失、验收流于形式等现象，导致职责不清、责任不明，严重影响管理质量。

目前采用的以账物分管为主要原则的分类归口管理方式，因为管理者与使用者的相分离，导致了固定资产在管理和使用过程中存在脱节现象，容易出现固定资产遗失、闲置等状况。

(三)资产相关部门信息沟通不畅。长期以来，多数职业院校不同的资产管理部门之间没有有效的沟通渠道，未能建立有效的沟通机制。在资产购置、使用环节缺乏统一调剂，部门与部门之间的隔绝现象，使得职业院校内部的固定资产无法共享、无法调剂使用，导致固定资产闲置多、利用率低、重复购置情况多、浪费大。

(四)内部监察机构未起到应有作用。要想固定资产内部控制制度得以有效的实施，必须要有审计监察机构对工作进行监督，但是，大部分职业院校的内部监察机构没有起到应有的作用，审查工作开展过程不全面、不深入，存在如下问题：一是审查监督制度不完善，缺乏惩罚机制；二是审计监察机构更加注重对货币资金的审计，缺少针对固定资产的审计；三是审计仅仅停留在固定资产的前期预算和采购、验收这些环节，缺少对日常管理以及清查报废的审查。

(五)固定资产管理人员配置不合理。现阶段，大部分职业院校资产管理人员整体上专业能力不足且队伍稳定性差，主要表现为如下几个方面：一是资产管理人员大多数都缺乏相应专业知识；二是资产管理员多是从行政人员中抽调出来的，他们都有自己的本职工作，不能在固定资产管理工作中投入更多的时间和精力；三是固定资产管理人员经常更换、流动性大，且缺乏有效的工作交接制度，一旦发现问题，很难落实责任；四是缺少对资产管理人员的继续教育和培训，资产管理人员将会无法跟上内部控制制度不断完善的脚步。

二、改进和完善职业院校固定资产内部控制的对策

(一)强化固定资产内控意识。完善对职业院校固定资产的内部控制，第一步就是要建立良好的内部控制环境。首先，应提高管理层对固定资产内控重要性的认识程度，管理层不能只将固定资产的管理交由对口部门负责，应该更加积极的参与到固定资产管理的全过程中去，多参加相关培训，提高内控意识，为构建良好内控环境迈出第一步。其次，固定资产由全院师生共同使用，应该向他们强调固定资产管理的重要性，提高师生意识，进一步完善内控环境。

(二)优化固定资产内部控制制度及规范，明确职责。完善相应制度，使固定资产“从进到出”都能“有据可依”：固定资产的预算应该经购买部门与使用部门讨论研究，对于大型固定资产，还必须经过学院领导专项审批，做好预算工作；采购过程要做到规范、透明，购买金额较大的固定资产，应该公开招投标，在购买合同中明确固定资产的品牌、型号、规格、数量、金额；验收时应该由采购部门、管理部门及财务部门共同验收，并在验收前与购销合同进行仔细核对，防止以次充好、偷梁换柱等情况发生；日常使用中要建立台账，明确使用人和管理人的责任，进行日常维护和定期清查，保证账、卡、物相符；固定资产在部门之间的内部借用和转移要填写调拨单，做好资产交接手续，并将相关记录留存备查；损坏的固定资产要及时维修，经过维修仍然无法使用的固定资产要及时报废；固定资产必须达到规定的使用年限以后才能处置，处置的固定资产必须事先报备，经过资产管理部门领导同意之后才能处置，不得擅自处理。

(三)加强职业院校信息化管理平台的建设步伐。利用互联网建立信息化沟通渠道，加强各部门之间的沟通，实时关注和监督固定资产的状态，对固定资产进行统一管理，避免固定资产的重复购置。对于未使用的闲置固定资产，应当统筹管理，在部门之间进行调剂使用，提高固定资产利用率，最大限度发挥固定资产的价值，避免固定资产浪费。

(四)完善内部监督审查体系。职业院校应该加强对固定资产内部控制的监督，定期和不定期的对固定资产进行审查。首先要加强对固定资产的事前监督，审查固定资产的预算，论证预算的必要性与可行性，审查预算价格的合理性。其次，审查监督应贯穿于购置、验收、使用、清查的每一个环节，审查各项手续是否完整、会计凭证是否齐全、方式是否合理、不相容职务是否分离、是否所有的固定资产都纳入监督审查的范围中，对于未按规定执行的工作人员，是否进行了处理。最后，审查报废的固定资产是否达到了相应条件，是否经过相应部门的审批，报废之后如有变价收入是否及时入账。

(五)优化固定资产管理队伍。为了使职业院校固定资产管理工作更加完善，必须优化固定资产管理队伍：一是资产管理人员要有相应的财务、审计专业知识，并定期接受学习及培训；二是资产管理人员需有责任感、做事细致、谨慎；三是尽量固定专业人员对资产进行管理，做好“一人一岗”。四是不要随意变动资产管理人员，保持资产管理人员的稳定性，如确有人员变动，在离岗前要做好工作交接，完善移交手续，把责任落实到个人。

总的来说，成熟的、完善的固定资产内部控制体系是促进职业院校不断发展的内在动力，各职业院校必须根据自身的实际状况构建完善、科学、规范的内部控制制度并严格实施，最大限度的利用固定资产，发挥其最大效益。