探究新技术在事业单位人事档案管理中的应用

李 飞 韩志强

（内蒙古准格尔旗人力资源和社会保障局，内蒙古 准鄂尔多斯 010300）

如今，在我国市场经济体制不断改革的背景下，竞争成为各个行业发展的重要动力，对于我国相关的事业单位而言，与一般市场主体相比具有非常明显的差异，主要是因为事业单位是由政府拨款设立，在工作上主要涉及了教育、卫生、文化以及科技等行业，属于目前社会发展中非常重要的服务性机构。各个行业所面临的竞争压力不断增加，事业单位要想在最大程度上满足现代社会发展要求，也应该将内部管理工作进行全面落实，不断提升自身的核心竞争力。在事业单位管理工作中，人事档案管理属于其中非常重要的组成部分，对于提升人力资源利用效率有着非常重要的作用。因此，事业单位一定要将新技术应用于人事档案管理工作中，对现有的人事档案管理方式进行不断创新和完善，这对于自身发展有着非常重要的促进作用。

1 事业单位档案工作概述

档案工作对事业单位的管理决策、各部门日常工作开展以及员工个人都有非常重要的意义，依据相关法规和管理制度归集整理和存储的档案资料，完整的记录和见证着单位或个人的发展与成长历程。首先，档案资料中记载着关于事业单位参与过的所有重大活动和相关决策执行过程的详实信息，从中可以查询到对目前的管理工作有应用价值的资料，对事业单位在新时期的管理运行中做出科学的决策有着非常重要的作用。其次，事业单位各部门日常工作中形成的重要文件也都会依据相关规定存档，而对于这些包括重要工作部署文件、合同等的档案资料，现有的工作人员会基于工作需要进行查询。最后，在事业单位的档案中还包括涉及所有相关员工的个人信息，而这部分档案对个人而言具有重大影响，在办理很多个人事务时都需要用到这些信息。因此，档案工作需要一方面按照标准流程和规制要求做好建档归档工作，另一方面面向各方面的需求提供有应用价值的档案信息 服务。

2 新技术在事业单位人事管理中的重要性

1）有效降低管理成本。结合实际情况可以了解到，在人事档案管理工作中，主要就是对人事档案资料进行全面收集、整理、保管与鉴定，因此，人事档案管理工作在整体上具有非常明显的复杂性与系统性。正是因为人事档案资料中涉及的内容非常多，所以在整个管理工作中需要有较多成本的投入，而将新技术应用于人事档案管理工作中，不但可以减少人力资源投入，而且还能在一定程度上减少管理空间的使用。另外，在新技术使用的基础上，还可以形成电子人事档案信息，这样也可以减少各方面资源的投入，这对于降低管理成本有着非常重要的作用。

2）有利于提升管理效率。将新技术应用于人事档案管理工作中，可以通过现代科学技术来替代传统的人工操作方式，因此，通过对新技术的合理应用，可以促进事业单位人事档案管理工作面向智能化以及信息化的方向不断发展。另外，在对人事档案进行保存时，可以减少工作人员的参与，从而能够有效避免因人为因素对人事档案信息的准确性造成影响，这对于提升人事档案管理工作的效率和质量有着非常重要的意义。

3）可以实现对管理方式的有效创新。在任何事物发展中，创新都属于第一动力，并且在整个社会经济发展中占据着非常重要的核心地位。在以往的事业单位人事档案管理模式中，无论是从站在管理方法还是管理内容上进行分析，在整体上都呈现出了非常明显的稳定性，同时管理人员对内容都比较熟悉，这就导致人事档案管理工作经常会体现出一定的固化特点，很难实现进一步的发展。但是，将新技术应用于事业单位人事档案管理工作中，可以逐渐改变传统的管理模式，从而实现对人事档案管理工作内容的合理调整。因此，将新技术应用于事业单位人事档案管理工作中，可以实现对管理方法上的有效创新，从而在最大程度上发挥出人事档案资料的应用价值。

3 目前新技术在事业单位人事档案管理应用中存在的问题

1）应用范围逐渐拓展，但缺少一定的专业性。由以上内容分析可以了解到，事业单位与其他行业相比具有非常明显的差异，主要是因为事业单位工作具有一定的服务性。结合目前的实际情况来看，事业单位人事档案管理工作所涉及的范围正在不断扩展，并且将新技术应用到了各个环节中，但是存在很多新技术的作用并没有得到充分发挥，主要是因为新技术在人事档案管理工作中不具备专业性。所以，虽然新技术在事业单位人事档案管理中的应用范围不断扩展，但是却在专业性方面还需要实现进一步提升，这也是目前事业单位人事档案管理中所面临的重要问题。

2）新技术在事业单位人事档案管理应用中缺少科学性。如今，随着新技术水平的不断提升，在各个行业中发挥出了非常明显的优势，同时对于社会经济发展起到了非常重要的促进作用。因此，目前事业单位也逐渐认识到了新技术的重要性，在此背景下，新技术在人事档案管理中的重要性越来越明显，明确出了在哪些管理环节中需要应用新技术，同时怎样实现对新技术的合理应用。但是，将新技术应用于事业单位人事档案管理工作中，目前还存在着一些问题，比如，没有构建出完善的应用体系，这就造成管理环节与管理内容之间没有实现有效衔接，从而导致各种技术问题产生。另外，事业单位还缺少相应的应用体系，这就在一定程度上降低了新技术在人事档案管理中的作用。

4 新技术在事业单位人事档案管理中的合理应用

1）提升新技术在事业单位人事档案管理中的专业性。将新技术应用于事业单位人事档案管理工作中，要想不断提升应用过程中的专业性，就必须加强对新技术特点的分析工作，对事业单位人事档案管理工作的实际内容以及发展目标进行全面了解，保证将新技术的优势充分发挥出来，在此基础上不但可以促进事业单位人事档案管理工作可以顺利开展，同时还能加强档案管理流程的规范性。比如，通过对现代储存技术的合理应用，可以实现对大数据的准确储存与分析，可以在事业单位人事档案管理电子信息储存工作中实现合理应用。针对不同的新技术而言，在应用过程中所发挥的优势都具有非常明显的差异，这就需要人事档案管理人员加强对新技术的研究，只有这样才能在最大程度上提升新技术的专业性。

2）提升新技术在事业单位人事档案管理应用中的科学性。目前对于相关的事业单位档案管理人员而言，首先应该根据实际情况构建出完善的人事档案管理应用体系，主要是在不同的管理工作中，可以实现对不同技术的有效对接；其次，事业单位还应该加强对人事档案管理人员的培训工作，通过学习使人事档案管理人员对专业知识进行全面掌握，对系统的操作流程进行全面了解，实现对新技术的合理应用，通过这种方式可以构建出专业的人事档案管理人才队伍，保证新技术应用人员自身具备一定的专业能力，这对于提升新技术在事业单位人事档案管理中应用的科学性有着非常重要的作用。