电力设计企业档案工作现状分析与管理体制机制创新思考

闵勇章

（中国电建集团成都勘测设计研究院有限公司，四川 成都 610072）

1 电力设计企业档案工作面临的挑战

企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分；企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作[1]。当前，企业档案工作的开展既迎来难得的机遇，又面临巨大的挑战。首先，随着档案法修订工作的深入推进，我国档案法规标准体系持续完善，《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）、《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）及《建设项目档案管理规范》（DA/T 28-2018）等数十项部门规章、规范性文件、国家及行业标准陆续发布，对包括电力设计企业在内的企业档案工作提出新的更高的要求。其次，“互联网+”行动计划以及云计算、大数据、物联网等信息技术的发展与应用，深刻影响到企业档案工作的方方面面[2]。第三，电力设计企业普遍面临着“做优、做强、做大”的高质量发展要求，随着企业规模的不断扩大、升级，越来越多的电力设计企业采取了集团化管控模式，势必会给企业档案管理工作带来新的挑战。因此，从满足企业职能管理内在要求和顺应档案事业发展总体趋势的维度来看，及时对电力设计企业档案工作主要特点及现状进行总结分析，并结合成果积极开展管理体制机制创新研究与实践，显得尤为迫切和必要。

2 电力设计企业档案工作现状分析

为研究电力设计企业档案管理工作主要特点及现状，并尽量保证研究成果具有代表性，笔者对西部地区（四川、云南、新疆等12省、自治区、直辖市）15家电力勘测设计院档案工作进行了细致地调研，同时结合文献研究成果加以综合分析，以便为后续基于档案法修订等背景下的档案管理体制机制创新研究提供基本依据。

2.1 电力设计企业档案工作主要特点

“电力企业档案管理工作是企业管理工作中十分重要的组成部分，它对企业经济效益的实现以及企业整体健康发展均产生了重大影响，与此同时，它也是企业在激烈市场竞争中提高自身竞争能力的重要保障，也是维护企业利益的重要手段”[3]，因此，电力设计企业普遍高度重视档案工作，管理水平也相对较高，总体来看，具有下述几方面特点。

2.1.1 档案工作基础扎实

国有电力设计企业均成立于建国初期，属于知识密集型企业，科学知识、科研成果、技术开发为企业的现实生产力，主要产出为技术类报告、图纸及科研成果报告、专利等，因此依照本能的自我保护意识和技术传承发展的需要，此类企业在成立初期便同步启动档案工作，经过六十余年的发展和完善，电力设计企业档案工作基础已十分扎实，内容也已涵盖监督指导、收集整理、保管统计、鉴定销毁、开发利用、宣传教育等档案工作各环节。

2.1.2 档案管理方式多样

电力设计企业主要服务对象为电力开发企业和电力工程项目，受其行业自身特点及管控切入点选取不同等因素影响，档案管理方式也呈多样化特点，以下仅列举三个方面的分类进行探讨。

1）从设计产品归档管理来看，基于归档管控时序不同，主要有“出版→归档” 和“归档→出版”两种方式。前者属于传统管理方式，适用于信息化建设相对滞后的电力设计企业；后者属于新兴管理方式，近些年随着“白图替代蓝图”的不断推进，越来越多的电力设计企业采用了该模式。张广涛[4]在《论电力勘测设计企业档案管理工作的理论逻辑》中做过详细阐述。

2）从基于集团管控模式下的电力设计企业档案工作开展情况来看，主要有集中式管理、分散式管理、逐级管理和混合式管理等，各企业均结合自身实际选择适宜方式，以满足企业管理需要。邱巧艳[5]基于大型企业集团档案管理体系对档案管理方式和方法进行了探索和研究。

3）从文件材料归档时间来看，有即时归档、定期归档、随工程进度归档以及多种方式结合归档等方式；尽管方式多样，但真实、齐全、完整、准确的归档要求和管理服务生产的原则宗旨相对统一。

2.1.3 档案信息资源丰富

电力设计企业因具备历史悠久、业务活动全面、业务领域广泛等共性特点，普遍拥有较为丰富的档案信息资源。

1）馆藏档案数量大。西部地区15家电力勘测设计院平均馆藏达32.7万件，最多可达80万件，且平均以1.8万件/年的速度在持续增长；随着各企业业务的不断壮大，档案年均增速更有加快趋势。

2）档案种类繁多。15家设计院档案均覆盖企业经营、生产、科研及管理等各项活动形成的文件材料，包含科技档案（工程、科研、基建等）、文书档案、会计档案、声像档案、实物档案、设备档 案等。

3）档案涉及领域广。在深入贯彻落实“创新、协调、绿色、开放、共享”发展理念、积极寻求发展方式转变、大力推进供给侧结构性改革、加快发展动能转换和质量效益提升的新常态背景下，传统高耗能、高污染产业正在加快收缩，各电力设计企业也在积极拓展和进军新的业务领域，以转型求发展、促发展。新业务领域的拓展进一步丰富了档案信息资源。

2.1.4 档案服务生产紧密

电力设计企业主要管理的是工程档案，在档案利用、档案验收、产品印制交付等方面体现出档案与生产经营的紧密联系。

1）设计人员普遍重视同类型工程档案的利用，并在实际工程设计中加以继承和创新，工作效率提高的同时也保证了产品的设计质量，档案服务生产的功能得以充分体现。

2）依照国家政策的相关规定，工程竣工前必须先通过竣工档案验收，因此电力设计企业档案管理人员需深入项目一线提供指导服务，以保证工程档案整理合法合规、齐全完整、真实有效，满足竣工档案验收的各项要求，档案服务生产的紧密程度不言而喻。

3）电力设计企业档案部门一般兼具设计产品印制交付管理职责，对设计产品的有效管控也进一步密切了档案与生产的关系。

2.2 电力设计企业档案管理现状

尽管电力设计企业档案工作起步较早，基础工作扎实，但随着管理理念的不断革新以及信息技术飞速发展给传统档案管理模式带来的颠覆性变化，现有档案管理体制机制也难免会出现与实际工作开展不相适应之处。比如时下炙手可热的“档案单轨制、单套制”理念推广与以工程档案管理为主的电力设计企业档案管理思想转变困难之间的矛盾、工程勘察设计企业电子送审政策的进一步实施与企业档案信息化建设相对滞后的不协调问题、设计人员对档案开发利用需求的持续拔高与支撑企业档案深度挖掘能力不足之间的差异等，都是电力设计企业当前面临的重要现实问题。因此，要适应新形势下档案事业发展的总趋势和总要求，电力设计企业档案管理体制机制创新研究与实践探索势在必行。

3 电力设计企业档案管理创新思路

笔者基于前文所述档案法修订等背景，依托所在企业档案工作具体实践，对档案管理体制机制改革创新做了有益探索和尝试，提出了一些新的思路，以期为档案同行提供参考。

3.1 加强档案思想意识体系建设，营造企业档案文化氛围

一是电力设计企业要转变工作方式，主动作为，策划编制新时期企业档案工作发展规划，并融入企业总体发展规划，从战略层面上积极构建企业自身档案文化，启发员工档案思维。二是要充分利用国际档案日全面宣传档案基础知识和企业档案工作的重要性，提升员工档案意识。三是可通过双边沟通、多边会议等形式，不断扩大档案交流，积极提升行业影响，增强档案自信。

3.2 加强档案责任制度体系建设，构建企业档案联动机制

一是要建立健全电力设计企业档案工作责任体系，档案工作列入各二级单位年度工作计划，并明确档案工作分管领导及专兼职档案人员，构建企业档案工作网络。二是要动态完善企业档案管理制度，确保始终适用于企业生产经营；并加大制度宣贯力度，力求全面掌握，积极构建企业档案工作高效联动机制。

3.3 加强档案业务管理体系建设，提升企业档案管理水平

一是要加大档案业务指导力度，推进整编工作向二级单位回归，有效释放专职档案人力资源，更好保障企业档案管理效果。二是要充分运用信息手段，建设档案管理信息系统，实现扫码归档，努力提升工作效率。三是要加强电力设计产品全程管理，建设产品签署签证系统（CA数字认证），实现电子文件自动签署归档，从法律层面上切实保障企业利益。

3.4 加强档案利用服务体系建设，搭建企业档案应用平台

一是要尽快建成企业数字档案馆，通过数字化盘活存量、电子化做优增量等方式，保障丰富的档案信息资源及时进入数字馆提供利用。二是要积极开展专题数据库编研，主动适应日益增长的经营生产利用需要。三是要开发在线利用系统，实现在线浏览、授权下载、网络审批（移动端、PC端）流程的高效运转，提升用户体验感。

3.5 加强档案应急保护体系建设，打造企业档案安全环境

一是在满足“八防”前提下打造符合规范要求的档案库房存储环境，配置恒温恒湿空调、气体自动灭火装置、火灾自动报警器等设备，保障档案存放安全。二是要建设涉密档案库房，并配备必要安防设施，保障档案涉密安全。三是要建立企业档案应急管理体系，最大限度降低和避免地震、洪水、火灾等突发事件对企业档案可能造成的损害。

3.6 加强档案人才培养体系建设，保障企业档案智力支撑

一是电力设计企业要力争做到专职档案人员在国家档案局或地方档案局档案专业培训的全覆盖，最大程度提升专职档案人员业务水平。二是要定期邀请档案行业知名专家到企业内部开展档案知识讲座，拓宽专兼职档案人员的业务视野。三是要建立档案专业与工程设计专业员工交流机制，培养档案人员综合能力，畅通档案人员成长成才路径，为企业档案事业发展乃至企业各项事业发展提供智力支撑。