浅谈新时期地质科技档案管理工作的创新与发展

陈婉铭

（江苏省地质矿产局第六地质大队，江苏 连云港 222000）

对于地质科技档案管理而言，因该档案室是地质科研工作中重要成果的汇总表现，所以档案有着很强的继承性。伴随着新时期的进一步到来以及科学技术的全面发展，档案管理工作随之体现出了电子化与数字化的特点，而地质科技档案在基础设施建设中发挥的作用也变得更加明显。因此，我们必须对地质科技档案管理工作加以重视，摒弃传统档案管理方式，注重创新。当然，面对新时期下地质科技档案管理存在的问题，还应立即采取措施改善，只有这样才能让档案发挥自身该有的作用，并提高档案管理的工作效率。

1 新时期地质科技档案管理工作现状

对于地质科技档案而言，档案工作的开展不仅能为地质学研究提供有价值的参考数据，而且能够促进技术的交流[1]。通过地质科技档案与其他普通档案的对比分析可知，地质科技档案的继承性非常强，能为后续研究做好铺垫。新时期下，虽然管理人员都意识到了地质科技档案管理工作开展的重要性，但不否认档案管理现状并不理想，甚至存在有部分问题。主要可表现在三个方面。首先，缺乏完善的制度与健全的设备。当前，大部分地质科技档案管理部门虽然都为档案管理制定了一系列的管理制度，但通过对这些制度的深入分析我们仍可发现，管理不详细、管理条例不规范等现象时有存在。如：缺乏档案收集制度，导致很多重要资料缺失[2]。其次，信息化管理水平不佳。新时期，随着计算机网络技术的迅速发展，为改善传统手工管理带来的弊端，在地质科技档案管理上我们需要引入先进的网络技术，让档案管理从以往的纸质管理方式逐渐过渡到了电子档案管理。然而，事实却是很多地质科技档案管理部分不仅没有重视信息化技术在其中的引进，缺乏信息管理能力，而且在档案检索上仍采用的是手工操作，这无疑将阻碍到档案管理效率的提升。最后，管理人员整体素质偏低。地质科技档案管理部门缺乏高素质管理人才。此外，现有的大部分管理人员都不能对该档案管理工作有一个正确的认识，实际管理中缺乏主动性，计算机操作水平不理想，难以满足新时期地质科技档案管理的需求。

2 创新地质科技档案管理的必要性

在新时期中，传统的档案管理方式已不再满足地质科技档案需求。对此，为推动地质科技档案管理发展，我们必须对其进行创 新[3]。当然，创新地质科技档案管理的必要性还可表现在以下几个方面。首先，能满足档案管理工作的客观需求。要想提高档案管理工作效率，就必须注重档案管理工作的创新。当前，地质科技档案管理方式的不断改革让档案的管理模式与服务模式逐渐朝向了多元化方向发展，此时我们对于地质科技档案的服务模式随之有了更高的要求。面对这些变化，传统的管理方式显然无法满足档案管理工作中的这些客观需求。因此，创新地质科技档案管理工作势在必行。其次，有助于推动档案服务方式的改革。当然，仍有部分管理人员在地质科技档案管理上采用的是手工搜索方式。这种方案虽然能够完成对内容的搜索但却不能提高搜索效率。因此，必须改变这种传统的搜索方式，要想实现这点就必须对创新档案管理工作。最后，能够满足档案管理的现实需求。在传统的档案管理中，档案管理往往会表现出一种被动状态，而且不符合新时期信息社会需求。因此，必须实现地质科技档案管理工作的创新，进而提高地质科技档案管理的工作效率[4]。

3 地质科技档案管理工作发展的措施

在地质科技档案管理上，除了需要注重创新之外，还应注重该管理工作在新时期中的发展。具体可根据管理工作中存在的问题进 行[5]。1）完善档案管理制度。完善的档案管理制度作为保证地质科技档案管理工作走向规范化发展的关键。在档案管理制度的完善上需做到以下三点。首先，需要根据我国现有的档案管理规定，结合地质部门实际的工作情况，制定出一套详细的管理制度。其次，需要完善地质科技的奖惩制度，针对管理效率高的管理人员给予精神或者是物质上的鼓励，针对管理效率低，浑水摸鱼的管理人员适当的惩罚，进而让管理人员认真对待地质科技档案管理工作，并让更多的地质研究人员将自身研究出的结果贡献给档案部门。最后，在新时期中需要注重对先进档案管理软件的引进，制定严格的档案管理与分类标准，让地质科技档案管理工作朝自动化方向靠拢。当然，还需在此过程中引入先进的地质科技管理方式，完善档案管理机制，让地质科技档案管理工作在今后得到更好的发展。2）优化人力资源结构，提高档案管理人员的整体素质。不管是在地质科技档案管理的创新上，还是在档案工作服务的创新上，往往离不开档案工作人员。再加上档案工作人员对地质科技档案今后发展有着直接影响。因此，必须注重人力资源结构的优化，并采取措施让管理人员的整体素质得到提升。首先，无论是在管理人员的定位上还是在配置上都需要突破传统的服务观念，积极应用新的用人制度，根据实际管理的需求选择档案管理人员。其次，需要不断的完善档案管理人员的知识结构，让档案管理人员在日常生活中通过不断的学习，拓宽自身视野。当然，也可通过培训的方式，强化档案管理人员的素质，提高管理人员的管理技能。3）注重信息化建设。在新时期中，网络信息技术已经成为该时代不可或缺的一种信息交换工具。要想推动地质科技档案管理工作发展，除了需要做到上述两点外，还应注重信息化的建设。首先，需要合理转化档案资料，应用计算机处理技术，把档案中的数据一一存储到一次光盘、硬磁盘等可靠性高的存储载体中，并且定期做好安全检查。这一做法可在改善传统纸质管理易损坏的同时，方便工作人员随之查询，提高查询效率[6]。其次，对于档案管理中包含的一些重要资料，需要进行数字化的加工，并且做好备份。最后，可通过扫描技术或者是光盘技术在地质科技档案管理工作中的深入，提高档案资料的存储量。当然，在信息化建设的过程中，还应注重提高档案管理人员的信息管理能力。只有这样才能在提高档案管理效率的同时，为地质科技工作人员提供更好的服务。

4 结束语

总而言之，伴随着新时期的进一步到来，地质科技部门随之越发注重档案管理工作。通过上述对该内容的深入分析可知，传统的档案管理方式已不再符合新时期与地质科技部门的发展需求。对此，在新时期中我们必须注重地质科技档案管理工作的创新。而面对档案管理中存在的问题，可从完善档案管理制度以及注重信息化建设等方面着手，进而提高档案管理效率。