国企办公室做好精简公文工作的实践与思考

蔡 霞

（航天江南集团有限公司办公室，贵州 贵阳 550006）

1 精简公文的意义

一是精简公文可以有效提高单位公文质量。精简公文，可以促使发文单位和办文人员更加重视这项工作，强化“精品意识”，制发“精品公文”，努力做到主题鲜明、重点突出、结构严谨、内容精炼，使公文更准确地体现发文单位意图，所提出的政策措施和办法务实管用。继而，公文处理部门也会更严谨细致执行公文要求，注重公文的政策性、针对性和可操作性。

二是精简公文可以维护公文的权威性和严肃性。如果缺乏沟通，一有工作就发文件，很容易出现文件堆积如山的现象，使受文单位应接不暇，无法体会发文单位的初衷，严重影响公文的权威性和执行力。故要想使文件精神得到落实和执行，只能精简公文、改进文风。

公文是党政机关进行行政管理、处理各种公务过程中形成的具有法定效力和规范体式的重要工具，如若公文泛滥，就会大大降低公文的指导性和实用性，公文的权威性和严肃性在执行时也会大打折扣，这样就失去了印发公文的意义，因而，精简公文，势在必行。

2 航天江南精简文件的主要成效与措施

2018-2019年度，航天江南根据集团公司要求制定了《切实精简文件简报、为基层减负的若干措施》，并严格遵照执行，公文发文数量大幅度下降。2018年当年发文比上年减少27.5%，2019年加大精简力度，实现了发文降幅高达34.8%，连续两年文件数量不断下降。

1）减少发文数量。制定年度文件控制目标，将目标进行分解细化到每个部门，采取定期通报机制，对文件增长量较大的部门予以提示，共同研究减少发文的具体方法。一是减少各类会议通知、活动举办等事务性公文印发，通过邮件、电话等方式通知相关人员开展工作；二是合并同类事项发文，在确保文件效力的前提下，尽量合并类似事项发文；三是减少层层转发文件和避免一个事项多次发文，对上级或以往文件中明确的事项不再进行重复发文布置。

2）精简文件篇幅。依照“主题突出、言简意赅”的原则，严格控制文件字数，与正文无关的内容少说甚至不说，对于附件中有详细说明的事项，正文中不再提及，明确规定请示、报告类事项原则上不超过5000字，页数不超过10页。

3）提升公文质量。对公文处理中常见的问题进行梳理归纳，制定公文格式规范指南，供各部门进行参照执行；每年不定期开展公文专题培训，明确公文处理要求，提升公文质量意识；加强公文审核把关，及时发现问题并进行修正，通过全方位、多手段推进公文质量大幅度提升。

3 常见的问题及原因分析

一是“红头”公文情结作祟。部分发文单位领导或人员在思想深处的“红头”公文情结根深蒂固，不论事情大小、不管有无必要，都要等“红头”文件发布再行动。主要原因是领导认为用“红头”文件推动工作，才能体现出工作的重要、领导的重视。有的领导把“痕迹”看得比“实绩”更为重要，认为工作是否落实的标准就是是否印发“红头”文件，这种过度留痕的工作模式导致公文堆积如山。

二是制发公文不够严谨细致。很多一般性的常规工作，完全可以发一个白头通知就解决，部分单位为了凸显工作重要，却非要以红头文件来部署安排；有些发文单位只是照抄照搬上级文件，层层转发上级文件，公文的指导性和操作性不是很强；有些发文单位未结合实际认真分析、全面考虑，处理一个问题要发好几个文件才能解决；一些周知性普发公文不停转发、传阅，导致文件不断，淹没覆盖了重要文件，重要工作得不到及时安排落实。

三是公文质量有待提升，审核把关流于形式。一是发文单位公文意识薄弱，发文主题不明确，公文表述不够准确严密，篇幅过长，内容空繁，具体操作性不强，不但造成公文量多质轻，还削弱了公文的执行力度。二是部分人员对公文审核把关存在错误认识。有的认为这是办公室的事，公文把关修改与他们无关；有的认为领导都看过了、签过字了就没问题了，这诸多不正确的思想认识导致公文审核把关不严，公文质量问题层出不穷。

4 解决问题的措施

1）转变思想作风，采取高效方式解决问题。领导干部要带头转变思维方式、工作方式，减少对红头文件的依赖，加强与相关部门人员的沟通，主动协商办事，凡经协商可以解决的问题，采用邮件、微信、短信、电话等高效的办事方式解决，不再通过正式发文解决，提高沟通与办事的效率，减轻各级部门“文山”负担，使其腾出更多时间和精力来抓工作落实。

2）注重源头，从严控制发文数量。一是发文单位要本着“确有必要，注重效用”的原则，确定行文必要性，对于上级已经明确要求、本级无补充条款的公文，直接贯彻落实，不再以正式文件重复下发或者层层转发；对于处理问题的公文要仔细斟酌，思虑周全，能一次发文解决就决不重复发文。二是对于周知性普发公文，可以启用OA系统“公告栏”模块发布，各级人员自觉养成及时浏览“公告栏”的阅文习惯，从而减少公文传阅数量，避免遗漏和忽略重要文件。

3）改进工作作风，提高机关工作效能。一是发文单位要聚焦部署工作、解决问题，提高行文针对性，倡导少发文、发短文。发文单位要坚持从实际需要出发，突出指导性和可操作性，切实做到主题明确，内容严谨，条理清晰，言简意赅，要力戒照抄照搬、内容空泛，坚决杜绝空话、套话等形式主义，切实改善文风，提高公文质量。二是严格公文审核把关。公文审核是保证公文质量的重要环节，应严格履行逐级审核管理，保证公文质量。各级人员要树立精简意识，切实负起责任，履行好职责，从程序和责任上加强办文审核和质量把关，对于可发可不发或可以通过其他方式解决的文件坚决制止，鼓励发文部门通过高效的方式解决问题。只有各自把关、各负其责，才能使公文审核责任真正落实。同时，办公室应建立公文审核责任制，细化审核标准和要求，制定考核办法严格考核，促使公文质量意识深入 人心。

精简公文，是为了强化针对性，促进发文单位合理选择沟通业务和部署工作的手段，从实效出发推动工作统筹策划和落实，要实现在工作效果不降的前提下实现公文数量的精简，在公文篇幅不增的前提下实现公文信息量的增加，着力提高公文质量与效率，以更加高效合理的方式实现管理目的，促进管理提升、观念转变，提高工作效率和科学管理水平。