纸质档案数字化过程中若干细节问题思考

张玉蕾

（龙口市档案馆，山东 龙口 265701）

信息时代的到来使电子档案的出现能够推进档案管理工作的开展更具现代化的简便特性，而且智能化、自动化的分析可以实现深度挖掘电子档案当中的信息内容，这样通过有价值的信息提取，就能为企业的发展做好决策工作的准备。而且，在信息化的发展趋势下，如果档案部门仍旧以纸质档案进行工作的开展，必然会面临着数据量的不断增加而使其自身工作的开展无法满足企业的有效运行。对此，真正实现将纸质档案进行数字化加工，能够确保档案管理工作的开展，可以更加具有效率性，给企业的发展带来全新的动力。

1 纸质档案数字化加工的总体规划

对于纸质档案进行数字化加工转变而言，它是一项具有复杂性且长期性的工程，特别是对于一些馆藏较多的档案馆而言，成千上万的档案需要进行数字化处理，绝不是在短时间能够完成的工作，而是需要真正实现根据档案内容的不同进行分批处理，这样按照总体规划进行逐步转变，才能确保档案的转化可以实现不留遗漏地完成数字转变工作。对此，在实际开展相关工作前，必须要通过总体规划的落实来实现降低转化工作盲目性的出现，这样才能保证该工作的开展可以落到实处[1]。在当前阶段中，很多单位急于将数字化工作落实到位，但又希望在短时间内能够完成对纸质档案的转化，这使得在开展相关工作时，并没有针对纸质档案进行价值分析就进行全部数字化处理，这样不但会增加成本的投入，还会导致信息无法分类，而使后续工作的开展出现新的难题。

根据当前现行的管理工作来看，数字转化工作需要通过总体规划的定制来实现，足企业的具体需求，这必须要结合企业自身的实际情况来进行有效规划，从而才能结合物质条件、成本条件以及人员技术能力进行全面分析，并针对其馆藏的实际数量进行实施方案的有效制定，这样既能够设立长远目标，又能确保近期目标可以贴合实际情况。除此以外，在进行规划的过程中，必须要保证该工作的开展能够获得所有部门人员的认可，进而才能确保该工作的开展不会耽误各部门日常工作的进行，否则就会导致该工作的开展，既无法实现成本控制又无法保证在转换的过程中，能够使档案资料仍然可以被其他部门进行有效应用。

2 纸质档案数字化加工的工作原则

第一，在进行转化的过程中，必须要保证价值原则的应用。在进行档案分类时，首先要转换的就是使用频率较高的档案，因为其自身的实际应用价值较高，所以进行优先数字化处理，能够确保在进行转化的同时，仍然可以被其他部门所应用。其次，针对需要长期保存的档案而言，其自身的保存价值相对较高，所以它的应用价值也要高于普通档案，在进行转化的过程中，也要进行优先处理。最后，对历史性价值较高的档案而言，也可以通过优先处理来实现确保在开展相关活动时，能够实现对历史资料的有效应用。除此以外，在进行纸质档案数字化转换的过程中，也要针对基建类档案进行优先转化，这样才能满足企业的改革或扩建需求。

第二，在开展纸质档案进行数字化加工转换的工作时，必须要保应用“效益至上”原则，这样才能确保在进行转化的过程中，不会产生遗漏现象。而且，在进行纸质档案扫描的过程中，为了确保能够真正实现无纸化办公，也需要在建立文件数据库时，针对企业已有的档案信息资源进行有效应用，进而才能确保将纸质档案进行融入转化时，可以实现对接，从而才能够避免由于重复劳动而导致成本浪费现象的出现[2]。除此以外，在进行原文扫描时，必须保证数据库能够对此类档案进行有效的自动识别，这样才能发挥软件功能的应用效果，并提高扫描速度，这样才能节约数字化转换的成本。

第三，针对纸质档案的转化而言，也必须要确保能够落实质量至上原则。因为，只有加强对数据的有效控制，才能确保其质量的提高可以满足档案的应用需求。首先，在进行数字化转换前，必须要对原有纸质档案进行检查，这样才能确保在进行数字化转换时，确保档案原件的完整性，且内容则损率能够降低在5%以下，否则就会导致在扫描过程中，使原件无法被识别。其次，针对破损文件而言，必须要进行预先修正，这样才能满足扫描的需求。而且，在进行数字化转换的过程中，还需要将扫描文件的图像保持原本档案的原貌，这样才能确保档案的完整性得以体现。针对一些历史悠久，且字迹不清的失真档案，则需要进行文字修复，这样才能确保档案的收集可以满足应用的需求。最后，通过全面转换后，必须要实现对目录数据库进行对接处理，这样才能确保扫描的图像文件可以与其进行连接，并确保目录能够与实际文档进行对应，这样才能保证档案的储存能够满足数字化管理的需求。

3 纸质档案数字化加工的注意事项

3.1 确保有效性和适用性

档案信息数字化转变必须要注重应用的有效性和适用性，这样才能在进行转换的过程中，确保信息工作的建设能够满足企业的全面发展。而且，在实际进行开展档案转换工作时，也必须要注重建设的实效性，这样才能确保在控制成本的过程中，可以真正实现对档案的有效转化。此外，在进行档案转换的过程中，必须要保证总体目标的建设能够贴合实际工作开展的情况，还要通过分段处理来确保原则的应用可以实现满足档案转化的所有程序，进而才能降低盲目转化而导致的成本加大以及其他工作无法开展的状况出现。

3.2 强化转化工作的认知

在进行档案转化工作的开展时，部分管理人员由于自身存在着年龄较大的问题，这也使得其自身在接受新鲜理念时，无法实现对其进行有效应用。而且，在转换的过程中，往往也会存在着墨守成规的现象，即使他们对现代化管理设备有一定的了解，但是在具体操作时，仍然习惯用传统方式进行处理，这对档案转化工作的开展而言有着不利因素[3]。对此，在进行数字档案转化的过程中，则必须要保证先做好基础的培训宣传工作，这样才能确保管理人员可以针对当前时代的发展进行有效认知，并真正认识到数字转化的利大于弊，这样才能保证在开展相关工作时，可以真正实现通过加强管理人员自身的认知来满足数字化转换工作的需要，以此才能确保工作的开展可以更加顺利。

4 总结

对于数字化转变而言，这是档案管理工作依据时代变化必须要面临的一项挑战，因此为了确保能够使档案管理工作的开展，可以真正实现利用现代化设施来满足自身工作的需要，则必须要结合实际需求来进行有效工作的开展，这样才能通过数字化工作的落实，来确保档案管理工作的开展可以对企业的发展起到积极作用。