高校档案数字化的重要性及其措施探析

张雪红 庞永珍

（燕山大学，河北 秦皇岛 066004）

随着高校管理体制的不断深入，高校在开展各项事业和扩大招生规模的同时，档案的数量和载体、类别也在逐年增长。随着档案利用范围越来越大，服务对象也越来越广泛，档案的管理工作的要求也在逐渐提高。加强档案管理工作的数字化建设至关重要。档案管理数字化建设作为我国现代档案发展的重要手段，对于档案管理工作具有促进作用，通过利用现代技术完善档案管理信息化、网络化的建设，这不仅能够提高高校档案数字化管理的手段，也能够为社会现代化档案管理事业的发展指明方向。

1 高校档案管理工作中的问题

1.1 高校对于档案管理的数字化建设缺乏重视

随着素质教育的不断推进，对于学生的教育受到了社会各界的关注，而高校在经营管理的过程中会将管理的重心投入到各项教学活动的开展当中，而档案管理作为高校管理中的辅助内容，高校管理人员对于其发挥的作用并没有给予高度的重视。目前虽然很多高校在档案管理的过程中已经开展了数字化建设，但由于对档案管理缺乏足够的重视，在进行信息化建设的过程中投入的各项资源较少，导致很多高校的档案管理的数字化建设进度较为缓慢。

1.2 数字化建设缺乏相应的技术支持

高校档案管理工作在投入建设的过程中，不仅需要高校管理人员的重视程度，还需要软件和硬件的共同支撑，但这需要高校给予必要的资金投入，才能够促进档案信息资源数字化建设的完成，而在实际的高校管理中，财政资源往往是由政府负担，相对来说资金较为紧张，因此在资金的分配的过程中，更多的是投入到了学校的教学活动当中，对于档案管理的投入较少，这就是很多高校的档案管理数字化利用率低下的直接影响因素。

1.3 高校档案管理人才整体素质较低

为了适应时代的发展，高校的档案管理人员应当不断提升自身的管理水平，通过提高对档案管理理论的学习和先进技术的运用，从而使档案管理人员能够更加熟练地对高校的档案资源进行有效的管理和整合，形成清晰的管理体系，但就目前高校的答案管理人员来说，普遍存在知识储备低下，管理水平较弱的现象。由于管理人员能力的限制，导致高校的档案管理工作无法与实际俱进，从而影响了高校档案管理的数字化和专业化的开展。

2 高校档案数字发建设的重要性

2.1 开展高校档案数字化建设有利于适应我国档案数字化建设整体发展

随着我国科技的发展，互联网技术逐渐融入到各行各业当中，而在档案管理的过程中，也逐渐向数字化、网络化的方向发展。近年来，我国档案管理部门开始逐渐探索档案数字化建设的有效措施，并制定了相关文件积极要求各级当管理部门积极响应关于档案数字化建设的研究和实践，虽然我国数字化信息系统建设的过程中受到了很多的阻碍，但随着信息技术的不断完善档案管理，数字化模式也越来越完善。为了紧跟时代的步伐，加强高校档案数字化建设有利于使档案管理工作更加的便利，通过利用数字化档案管理模式，能够有效实现档案管理的多样性，从而改善传统的档案资源管理模式。

2.2 保护原始档案资料，提高档案资源的使用效率

高校档案管理部门开展档案数字化建设，通过合理利用数字技术和数字化信息资源为基础完成了高校档案的基础建设。将高校的档案转为数字化信息后能够对高校的档案资源进行合理的开发。数字化档案信息能够打破传统档案在利用时间上的概念，通过网络渠道能够使更多的人快速合理的运用同一份档案资源。通过档案数字化还可以实现异地档案信息资源的传递和利用成为可能，通过将档案工作合理的利用能够最大限度地利用档案信息资源，不仅如此，通过数字化档案信息还能够促进计算机行业的迅速检索，在收集各种单资源时，能够更加便捷，有效降低对纸质资源的浪费。

2.3 档案数字化减少管理成本

对于高校档案管理来说建立完善的档案管理系统是对学校负责，对学生负责的表现。但是，过去通过纸质档案的方式，不仅需要更多的人力资源以及管理费用，而且学生纸质档案的保管也需要占用更多的空间，对于高校档案管理工作来说也是一笔不小的费用。如今通过先进的科学技术，将档案数字化不仅节省了人力资源和维护费用，而且通过网络空间的储存，节约了存储空间。不仅如此，通过检索功能等类似的搜索手段，可以更快更好的找到需要搜索的内容，减轻工作量，从而减少管理成本。

3 高校档案管理数字化的有效措施

加强档案信息资源的开发和利用有利于实现档案存在的价值，而这对于发展高校档案管理工作具有重要意义，为了更好地加强档案资源管理的开发和利用工作，应当树立强烈的创新意识，充分认识到高校档案管理的重要性，以下是为了促进高校档案管理数字化建设的几点建议：

3.1 完善高校档案的管理制度

完善档案管理的管理制度，实现对高校档案的规范化管理。现代的档案形式多以电子档案为主，要想对其充分利用就必须统一高校各个部门之间的档案存储模式，从而对其进行标准化的管理工作。不仅如此，随着现代化科技技术的迅猛发展，档案管理工作也应与时俱进，在进行档案管理工作时，应当充分利用计算机技术、声像技术和网络技术，通过与时代同步的方式，将档案信息和档案实体进行有效分离，使档案的信息与物质载体分离，从而实现简化管理、深化搜索的目的，通过这种方法不仅使档案管理工作更加便捷，而且为用户的查找提供了便捷条件，不仅如此，通过信息搜索传输的信息录入能够使档案管理工作更加深层次的储存和加工，从而形成计算机搜索和在网传输的便捷模式。

3.2 培养高校档案管理人才

为了更好地实现高校档案的信息化档案管理，应当提高相关管理人员对于高校档案的重视。只有在政治思想上，提高认识才能制定符合高校档案发展的有效措施，并且通过思想的带动，有利于促进措施的落实工作，如果管理人员在思想上缺乏对于档案事业的重视，那么在制定管理措施时，就会缺乏完善系统或者未能从根本上提出相关的管理措施，使很多措施流于形式，不能对档案事业的发展起到实质性的作用。因此，在开展档案工作时，应当引进先进的管理思想，通过结合自身的工作经验与档案管理的实际情况相结合，从而制定出一套符合时代标准的档案管理意识，通过网络和科技的融合，有利于促进高校档案信息化的发展。

不仅如此，还应强化工作人员的意识，首先，因对工作人员的信息管理意识进行改善。在档案管理工作中需要处理较多的数据信息，而这些信息具有较大的零散性，因此在整理的过程中，相对比较繁琐，为了保证信息的规范性，应当加强信息管理的意识，从而使档案信息管理工作能够顺利开展，实现自身的价值。其次，应当对档案有效使用力的意识进行强化，在整理档案的过程中，应当采取规范的整理方法，从而提高档案的利用率，最后，应当提高利用档案的意识，从而实现档案资源的合理分配，并提高档案的有效使用率，从而避免档案资源浪费的现象。

3.3 加强软硬件设施的完善

提高档案管理工作的使用率离不开软件和硬件设施的完善。因此，对于档案管理部门的信息化建设应列入部门预算当中，通过资金上的支持保证档案管理部门在技术上的需要，通过先进的器材保证人事档案的妥善保管。根据《档案法》、《人事档案管理制度》、《干部人事档案数字化技术规范》等相关规定，建立符合高校规划档案管理需要的数据库，做好档案信息化的利用、档案的转接以及档案的保密工作。并且加强对于档案管理工作人员的培训，加强人才管理，从硬件设施到软件配置对档案管理工作做好完善措施。

随着时代的进步，科技的迅猛发展，科学技术也逐渐应用到各行各业当中，互联网技术的迅速崛起，也带动了档案管理工作的开展，通过微信、微博、网站、App等互联网平台，为林业档案的信息化管理提供了更好的途径。通过线上、线下相结合的管理模式，使档案管理工作能够符合时代发展的需求，利用在线预约和查询的方式降低档案管理的管理成本，从而实现平台和个人相互连接的便捷程度，通过互联网的有效应用，增强用户的体验感，使企业的档案管理工作更好地为客户服务。不仅如此，还应对档案管理部门所涉及的档案建立相应的数据库，通过大数据技术的有效应用使档案管理工作更加便捷。

4 总结

结合上述分析，高校档案工作是学校的重要的基础性工作，对高校档案进行数字化建设，不仅是档案工作发展的必然趋势，也是推动高校档案事业现代化发展的重要途径，通过高校档案数字化能够提高高效的办事效率，提升档案工作者在社会中的社会地位。而为了更好地加强档案数字化建设，应当实现档案管理业务流程处理的自动化，通过完善高校档案的管理制度，培养高校档案管理人才，加强软件硬件设施的完善，从而促进档案数字化建设顺利开展。