谈网络环境下档案信息化建设的重要作用

张 晶

（吉林省梨树县经济信息中心，吉林 四平 136500）

档案信息化是一个运用数字，网络技术，将档案资源和档案各项管理过程数字化，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案实体虚拟化，档案资源数字化，档案传递网络化，档案利用共享化，档案提供智能化，档案展示多样化的新的发展态势.推进档案信息化建设既是档案工作的客观要求，也是档案部门提高管理效率，提升服务能力与水平的迫切需要信息化时代的到来，互联网信息技术的不断发展和计算机应用的日益普及，推动了各企事业单位以及机关团体办公的信息化管理.基于纸质档案的传统档案建设与管理模式面临着信息爆炸和技术变革带来的巨大挑战，因此必须变革传统观念，适应社会发展潮流，利用现代化的技术和方法对档案进行有效管理。档案是对人类实践活动的真实记录，是人类在认识世界和改造世界过程中形成的宝贵财富。档案工作最终都服务于档案的开发利用，将档案的潜在价值挖掘出来转换为现实价值，实现档案资源的社会共享。在当前网络环境下，档案信息化建设已成为档案事业发展的必然选择，同时也是档案信息服务于社会的最佳手段，因此当前需要加快推动档案信息化建设进程，使档案更好的服务于经济社会的发展。

1 网络环境下档案信息化建设的重要作用分析

1.1 改善档案管理工作

档案信息化实现后，能够为档案利用工作提供更多的便利条件。档案信息采集、管理、服务等职能都会发生较大的变化，加快了档案开发性进程。而且电子档案产生后，有效的提升了计算机等先进技术的应用效率，档案的查询和利用操作更为简单，档案管理人员劳动强度大幅度降低，为档案信息的合理配置及规范化管理创造了良好的条件。

1.2 为科学研究和知识普及等提供智能化服务

档案信息化建设投入具有一次性特点，但其产出则具有多次性，而且档案信息化实现后，不仅可以实现远程服务，而且档案信息资源共享，为档案服务水平的提升起到了积极的促进作用。二次文献信息的编著时间大幅度降低，有效的提高档案信息利用的时效性，而且大量的文献信息也能够为科学研究和知识普及提供智能化服务，为这档案信息资源的利用效率的提升奠定了良好的基础。

1.3 档案信息化可避免出现“时空黑洞”

当前电子政务和电子商务开始普及，档案信息内容实现了数字化，开发利用形式也更具多样化，这也对档案管理方法提出了更高的要求，对于电子档案的管理不同于纸质档案，电子档案的出现，使人们在利用档案过程中不再受时间和空间的限制，使档案利用更具便利性，有效的提高了档案服务的质量和水平，因此需要档案管理人员努力提高自身的专业技能，强化电子档案的管理水平，更好的发挥出档案信息的效益。

2 网络环境下档案信息化建设的途径

2.1 拓宽档案管理工作思路

档案信息化建设工作中需要档案管理人员加快观念的转变，树立良好的服务意识，加快建立健全档案管理系统，进一步拓宽档案管理工作思路。作为档案管理人员，需要充分的利用先进的技术手段来对档案进行优化升级，构建档案数据库，并及时对数据库内容进行更新，从而为人们提供优质的档案信息服务。这不信有利于档案管理工作的规范化，而且能够促进档案工作的有序发展，实现档案信息资源的合理配置。在档案信息化建设过程中，通过搭建科学的电子档案管理系统，能够为从前提供及时的数据支撑和信息资源，而且有利于实现档案的分类管理和处理，降低档案风险，为档案资源的有效利用奠定了良好的基础。

2.2 提升档案信息管理质量

档案信息化建设部门应该重视档案信息管理质量，优化档案管理体系。随着信息技术的推广与应用，电子档案受到广泛关注，档案信息化管理人员可以应用电子档案提升档案信息管理水平，通过网络建设与计算机管理两个系统的开发，提升档案信息化建设质量。同时，档案信息管理人员必须要将档案电子文件作为信息资源，提升档案信息的应用价值，提高其经济效益。除了可以为社会提供经济服务之外，还能产生巨大的社会经济效益。

2.3 制定完善的工程档案信息管理制度

档案信息化建设中，档案管理人员必须要在重视工程档案信息管理，主要因为在工程建设的过程中，档案的行程具有多元化特征，无论是工程项目确立还是项目的改革，都需要档案建立的行程，提升档案管理工作质量。一方面，档案信息管理工作人员需要根据档案信息化建设难易程度的分析，确定档案信息管理工作目的，提升档案管理工作质量。档案管理工作人员需要认真学习与掌握计算机信息管理知识，认真参与到软件开发工作中，选择合适的档案工程管理软件开展档案管理工作，同时，还要制定完善的档案信息化管理规章制度，打破传统档案管理模式的局限性，提升工程信息共享水平，创造有利于档案管理的条件，发挥计算机在档案管理中的作用。

2.4 建立完善档案信息化技术和资金保障体系

档案信息化建设工作，离不开技术支撑和软件、硬件相关基础设施建设。系统化、网络化、数字化、现代化的`档案馆建设离不开强大的技术支持和资金保障。档案信息化应用软件开发、系统平台建设，数字化转换、数据库的建设，都需要一定资金的投入，随着档案信息化工作的整体推进，各级各类档案管理机构，既要进一步加大专项资金的投入，还要加强技术支持，推动档案信息网络互联互通，打造档案信息网络共享平台。

2.5 积极推进档案信息资源共享体系的建设

在档案信息化建设过程中，主要是利用现代化信息技术做好档案的存储和网络化平台建设，特别是实现档案信息的数字化存储，并构建档案信息管理系统和网络平台，实现档案信息收集、整理、存储、利用等各个流程的网络化，保证电子档案信息入口的通畅性，推进档案信息资源共享体系的建设，为档案信息资源共享的实现奠定良好的基础。

2.6 构筑档案信息安全保障体系

档案信息安全体系建设是档案工作的重中之重，是档案事业顺利开展的基本保障。确保档案信息安全是档案信息化建设的重要环节，也是保障新形势下国家信息安全的一项重要内容。在档案信息化建设过程中，要高度重视加强档案信息安全工作，采取有效措施和技术手段，保证档案信息管理系统运行安全、可靠，建立健全档案建设、管理和应用等各个环节涉及档案信息安全的规章制度，建立档案数据备份和应对突发灾难的档案数据恢复机制，增强档案信息安全保障能力，确保档案信息的安全性和完整性。

在当前网络环境下，档案部门为了能够更好的与时代发展相适应，加快了档案信息化建设的进程。在网络环境下档案信息化建设过程中，需要认识到这是一项长期、系统的工作，而且档案信息化的实现也并不是某一个部门及单纯依靠几个技术人员即能够实现的，其需要档案人员及各部门的有效参与和积极配合，打造高素质的档案人才队伍，从而更好的推动档案信息化建设进程，为档案管理现代化和网络化的实现打下坚实的基础。