水电工程项目档案管理存在的问题及对策研究

2020-02-25马春茹

卷宗 2020年30期

马春茹

（中国葛洲坝集团国际工程有限公司，北京 100025）

档案管理是水电工程项目的重要组成部分，对整个工程项目全过程所产生的数据进行记录，是水电工程项目的历史凭证，可有效解决工程验收中产生的各种疑问，确保项目工程的顺利竣工。水电企业应顺应时代发展构建完成的档案管理体系，缓解传统档案整理难、准确性低的问题，保证水电工程项目的有序开展。

1 水电工程项目档案管理存在的问题

第一，文件整编工作缺乏规范性，现阶段水电工程项目档案管理过程中无法准确的开展文书档案的整理和归档，文件的编号和分类缺乏科学性，不利于后期存储，增加查找的难度。在文书档案归档时，没有参考水电企业制定的整编规定，案卷名称书写规范性较差，组卷不合理，无法保证档案资料的完整性。第二，档案管理意识不足，水电企业管理者并未深刻认识到档案管理的作用，在日常工作目标制定中，忽视对档案管理建设的支持力度，认为单纯对档案资源分门别类就是有效管理，水电工程项目文书档案的价值无法充分发挥[1]。第三，水电企业在开展档案管理工作时，未结合现代化的科学技术，档案管理信息化程度低，难以适应当前社会信息传递和更新的速度，部分档案收集和分析依然采用传统人工模式，不仅会造成人力资源的浪费，还会降低水电工程项目档案管理的效率。第四，忽视档案资源的监管，并未认真审核档案资源的真实性和完整性，就录入到管理系统中，难以及时发现甚至无法发现水电工程项目施工作业中存在的问题，材料审核不准确，缺少印章、签名，降低文书档案准确性。而且，施工现场偷工减料、赶工期的情况时有发生，严重影响水电工程项目的质量，不利于水电企业的可持续发展。

2 有效提升水电工程项目档案管理的措施

1）构建信息化档案管理体系。信息化是企业各项制度发展的必然趋势，档案管理体系也应该顺应时代进步，在构建档案管理体系时融入互联网信息技术，并培养优秀的技术人员，能够熟练掌握和应用技术手段，优化自身信息化知识结构，全面提升档案管理的服务水平。第一，水电工程项目施工中涉及的数据信息较多，需要利用信息化档案管理体系从资料收集、归档、储存的角度构建电子档案，并定期安排专业人员对体系进行维护，确保体系中档案信息的安全性，全面提高水电工程项目档案管理的标准化。第二，水电企业需培养档案管理人员的信息化意识，定期组织员工开展信息化专题会议，确保员工能够将互联网信息技术、大数据技术、计算机技术等灵活应用在档案管理工作中，不仅是掌握理论上的知识点，实操能力也要进一步提升。第三，需购置现代化设备支持水电工程项目档案管理的信息化发展，针对水电企业发展的时期情况更新就的档案管理系统，注重档案信息资源共享机制的构建，相对于传统的利己主义，应深化合作共赢的精神理念，通过水电工程项目各参与商的协同发展，实现项目经济效益的“多赢”。

2）有效落实档案管理工作。建立完善的制度并不能提升水电工程项目档案管理的效率，如何落实才是强化管理质量的有效方式。第一，管理制度落实。水电工程项目需在立项前就认识到档案管理的重要作用，利用信息技术进行资料的收集与整理，尤其是招投标阶段的文书档案，需要重点收集并保留存档，避免后期项目出现问题无人负责，为水电工程项目提供具有法律效应的重要保障。同时，注重水电工程项目施工全过程和竣工阶段的资料收集，确保档案收集完整后再开始项目验收，确保档案管理工作的系统化发展。第二，监督制度落实。档案管理的监督工作可以在一定程度上保障水电工程项目的施工质量，应联合项目法人、监理单位、施工单位构建三位一体的监管系统，对档案收集、整编、归档、移交的全过程进行监督，并做好相关信息的审核之后再签字，避免因为档案凭证不全而造成法律纠纷。第三，验收制度落实。严格落实水电工程项目制定的验收制度可以保证文书档案的质量，做好自检和预验收工作，认真审核水电工程项目运行过程中产生的设计图纸、竣工图纸、合格报告等档案资料文件，对文件中涉及签名、盖章的位置都要仔细检查，规范项目资料的完整性[2]。

3）深化员工档案管理意识培训。首先，水电企业需要提高员工对档案管理的认识，让其意识到文书档案在企业发展过程中的重要性，有效避免在整理资料的过程中出现的不齐全、不规范等问题。在立项阶段委派专人负责施工文件、设计图纸、合格证书、照片记录等资料，并留好原件和复印件，最大限度保证水电工程项目档案资料的完整性。其次，借助互联网信息技术构建档案管理系统，并定期在系统中上传档案管理方面的知识，通过考核的形式了解员工对相关知识点的掌握情况，强化其档案管理意识。同时，对于档案管理意识的培训不能只针对专业知识，还要从组织构成、归档范围、保管要求等多方面内容进行深入剖析，为水电企业培养综合素质强的档案管理人员。最后，注重档案管理部门和企业其他部门之间的交流沟通，提高员工资源共享的意识，确保档案管理部门在收集资料时，各部门能积极配合，提高档案资源收集的效率和准确性。

4）规范档案收集整理流程。水电企业管理者可以通过档案数据结果分析现阶段的发展情况，直观反映出水电工程项目的质量，并结合当下市场发展状况，制定短期内的发展方向。因此，档案资料的完整性可以间接影响企业未来经济建设，需要管理者加强重视，规范档案收集整理流程，确保项目施工中各个阶段的资料都能够明确分类并归档。水电工程项目的资金成本投入大、施工周期较长、参建单位众多，所产生的档案资料繁多且复杂，水电企业难以单独依靠人力完成收集工作，还需要与各参建单位积极沟通，确保其能够主动提供施工中涉及的原材料、基础设备、设计图纸、施工方案等协议，并由水电企业进行相关材料的审核，规定文书档案的移交时间，并做好存档备份，做好水电企业的档案管理工作。另外，水电企业应注意竣工验收档案资料的收集，确保水电工程项目竣工验收工作的顺利进行。

5）强化档案资料的监督与管理。水电工程项目施工资料繁杂琐碎，很难准确进行施工现场的资料收集，如档案管理人员也是敷衍了事的态度，不认真进行监督检查，工程竣工时可能会出现大量档案资源流失、不清楚、存在错误的问题。为此，水电企业应以月为单位召开工作会议，对近一个月内的档案资料收集情况进行汇报，部署未来的档案管理计划，要求档案管理人员主动对其他参建单位的档案提交情况进行监督，对水电工程项目中各种资料进行检查评比，通过统一化的管理模式，实施对参建单位的有效监督，确保水电企业档案管理工作和水电工程项目建设的同步进行[3]。