医疗设备采购全过程跟踪审计存在的问题及对策

2020-02-22

审计月刊 2020年4期

医疗设备采购的全过程审计是指医院内部审计部门对医疗设备采购事项的事前、事中及事后审计监督。现阶段，大部分公立医院对医疗设备采购进行的多数是过程参与式的审计监督。笔者结合医院工作实践，探讨医院医疗设备采购全过程跟踪审计中存在的主要问题及成因，为更有效推进医疗设备采购全过程跟踪审计提出相应的对策。

医疗设备采购全过程跟踪审计存在的主要问题

（一）风险评估不充分，审计效率低下

现阶段，医院内部审计部门一般是根据单次采购的总预算金额决定是否对该采购项目实施全过程跟踪审计。以广州市G医院为例，内部审计人员判断医疗设备采购项目是否需要进行全过程跟踪审计的标准是经院办公会议审批通过的医疗设备年度采购计划中采购单价或者单次采购总预算超过5万元。这种单纯以金额作为唯一标准来判断是否需要实施全过程跟踪审计，而没有针对具体的医疗设备采购项目进行了解，亦缺少审计前期的风险分析和评估的做法是片面的，明显不符合强调以风险为导向的现代审计的要求。G医院每年度采购单价超过5万元的医疗设备约占全年采购金额的90%以上。以2019年为例，至少有104项（不包括因批量采购导致单次采购总价超过5万元需要审计的采购项目）医疗设备采购项目需要全过程跟踪审计。如此庞大的工作量不仅增加了审计成本，而且容易使内审人员陷入异常繁忙的工作中，从而导致审计工作流于形式，审计质量堪忧。在医疗设备采购全过程跟踪审计项目的实施过程中，内审人员亦没有对该医院医疗设备采购流程层面的风险进行充分识别和评估，并且对所有的医疗设备采购审计项目进行的都是一样的例行检查性监督，使审计监督流于形式，这是一种低效能的重复劳动，无法充分发挥内部审计职能作用。

（二）审计方法传统单一，监督效果甚微

医院内部审计人员在医疗设备采购全过程跟踪审计过程中主要是以查阅采购项目相关资料和会计凭证为主，主要针对招标采购的流程合法合规性进行审查，重点把握招标文件和合同条款的审核，较少实施控制测试和分析性程序，这样发现的问题多是招标文件和合同文本描述或表达上的问题。很多时候，这样的审计工作只是隔靴搔痒，不能直击要害，并不能充分发挥审计工作防范风险的功能，亦未能从根本上监控采购风险点。实际上，由于医疗设备专业性强，采购金额重大且市场信息不透明等特殊性，再加上医疗设备属于医院重大的固定资产，是医院等级的评定标准之一，其购置与医院的发展规划息息相关，与医院其他物资采购相比，具有更大的采购风险和舞弊风险。

（三）人员配置存在缺陷，专业素质不足

审计人员的自身素质包括执业谨慎态度和专业胜任能力。其中，执业谨慎态度决定审计行为是否存在偏差、审计结论是否存在偏差。在专业胜任能力方面，审计人员不仅要有精湛的专业技术和较宽的知识面，还要具备良好的分析、组织、协调、沟通等综合能力，不仅要掌握管理及财务等方面的知识，还要熟知国家的有关政策，同时要了解医疗设备市场信息及医学技术发展与医疗设备发展的动向。医院内部审计人员多是财务或者审计专业出身，对医疗设备技术参数的了解比较表面，有时候仅限于对医疗设备名称的一种“望文生义”。医院内部审计人员在对医疗设备采购项目的全过程跟踪审计过程中，特别是在医疗设备技术参数的设计是否合理等方面往往缺乏相应的专业判断能力，进而在招标文件的技术参数审计和招标控制价询价过程中容易造成审计效果不够全面和充分，增大了审计风险。

改进医疗设备采购全过程跟踪审计的对策

针对目前医疗设备采购全过程跟踪审计存在的问题，迫切需要从以下几方面去提高审计质量，防范公立医院医疗设备采购风险，从而提升公立医院风险管理水平和资金使用效益。

（一）强化风险意识，提高审计效率

审计人员应增强风险管理意识，将风险管理的目标细化到每一项具体工作环节中。在医疗设备采购全过程跟踪审计项目中将风险评估与审计程序进行有机结合，贯穿于审计全过程，使审计资源有的放矢集中到高风险领域，从而更有效地分配和利用审计资源，提高审计效率。医疗设备采购项目是否需要全过程跟踪审计除了金额上的考虑，还应该综合考虑采购设备的使用范畴、采购设备投入将产生的效益、该笔采购是否为批量采购、设备采购是否符合设备使用科室和医院的发展规划等。审计人员亦可建立风险评估模型，对医疗设备采购风险因素发生的可能性和影响程度进行定量分析。同时，审计部门还可以编制针对本单位的《风险管理手册》对其他部门员工开展培训，重点介绍初始风险信息的收集、评估，重大风险的应对等内容，要求在日常经营活动和业务流程中提高对风险的敏感度，发现新的风险及时汇报，并且提高风险防范意识，将风险带来的损失降到最低。风险意识的增强以及良好风险管理氛围的建立不仅有利于审计部门在医疗设备采购全过程跟踪审计中运用风险导向审计方法，还有助于推动本单位的全面风险管理工作的开展。风险导向的医疗设备采购全过程跟踪审计强调审计人员在审计过程中始终贯穿风险的识别和评估，以识别的风险为导向，针对风险较大的采购环节实施重点审计，从而提高审计效率和效果。

将现代风险导向审计方法引入到医疗设备采购项目全过程跟踪审计中，审计的起点为医院的经营战略和临床科室的未来发展规划，并分析医院医疗设备采购业务流程，使审计人员全面掌握医疗设备采购业务可能存在的现有的或潜在的风险，通过风险管理的有效化，不断改进和规范医疗设备采购审计程序，以规避风险、转移风险和控制风险，揭露可能存在的舞弊现象，进一步规范医院医疗设备采购业务的管理和促进采购目标的达成，提高医院资金的使用效益，进一步发挥医院内部审计为组织增值的功能。

（二）创新审计方法，提升审计质量

在医疗设备采购全过程跟踪审计实施的过程中，审计人员应当综合运用观察法、询问法、比率法、比较法、预测法、抽样等审计方法，通过控制测试和分析性程序识别医院医疗设备采购过程中的审计风险，站在医院治理和战略规划的高度，针对医疗设备采购对医院的经营管理、服务提升等带来的效益和风险进行综合全面评估，充分发挥审计工作独立监督、评价和增值的职能。

医疗设备采购审计增值服务主要可通过以下三方面着手。一是采购预算审核方面，内审部门在审核医疗设备采购招标控制价时需要有合适的价格依据，主要可以通过以下内部和外部途径获取价格信息作为参考：（1）可通过Phython网络爬虫等技术在全网搜索同类医疗设备中标价格作为价格参考之一，即使同类设备型号或者具体配置不同会带来价格差异，但是医院规模或者发展水平相近的对同类设备使用需求也大体相似，即使在未知其具体型号和配置情况下，其价格仍具有参考价值，可建议取最低价做参考与供应商进行谈判；（2）可要求供应商提供同一区域同级医院同类医疗设备销售发票作为价格参考，但需通过国家税务总局网站查验发票的真伪，将提供假发票后果提前告知供应商，这样可通过心理震慑效果一定程度上降低供应商提供无效发票，降低审计成本及风险，同时需防范识别真实发票是否为供应商应付医院询价需要而特地开具的短期有效发票；（3）对于进口医疗设备可通过报关单倒推计算设备价格，同理需要核实报关单真伪；（4）通过其他医院交流共享设备采购价格的途径获取参考价格，尽管这个途径比较狭窄，但却是最直接有效的；（5）医院建立医疗设备采购价格信息库，历史采购价格亦是同类设备采购价格重要参考。同时，可通过该信息库了解医院同类医疗设备的配置情况，可从全院资源调配的角度盘活部分闲置或不常用医疗设备，提高资金使用效率和效益，避免同类医疗设备重复购置，同时需要注意备注该采购价格下免费维保的年限。维保服务从本质上讲属于一种有偿服务，包含在设备价格中，价格参考时需考虑该价值。二是供应商资质审核方面，通过“天眼查”或“企查查”等方式对企业工商信息进行调查，避免关联企业串标、围标给医院造成的风险及损失，通过尽职调查，对供应商履约能力进行判断，防范企业无法履约给医院造成损失。三是医疗设备招标文件中增加设备维修零部件、配套使用耗材、维保服务价格设置最高费率限制，为医院日后在价格谈判上争取主动权。

（三）充实审计力量，提高审计能力

面对日益复杂的医院内部和外部经济环境，内部审计人员需不断更新知识，提高胜任力，成为符合现代风险导向内部审计工作需要的具备高技能、高知识、高素质的综合人才。优化医院内部审计人员结构是医院走向内审现代化进程的有效途径。原审计长李金华说：“一个优秀的内部审计团队应该拥有懂经营管理、熟悉企业运作流程、精通现代信息技术和财经、审计等多方面的专业人员”。因此，医院审计部门应引进和培养具备经营管理、医疗设备技术、经济法律等各方面知识的复合型人才。另外，还需加强培训提升现有审计人员的专业技能。同时可采取部分审计业务外包形式与信誉良好的社会审计机构合作，共同开展风险导向审计工作，通过这种业务实践的不断磨合全面提高审计人员的素质。