公路工程内业资料的整理与归档问题分析及对策研究

2020-02-18梁路瑶

四川水泥 2020年2期

关键词：内业整理公路工程

梁路瑶

（四川路桥建设集团有限公司公路二分公司，四川双流 6102000）

0 引言

在公路工程建设中，为了提高工程整体质量，应注重内业资料管理工作，为工程施工提供有力参考，促进工程顺利开展。但是，在实际施工中，内业资料整理与归档工作存在许多问题，使工程质量受到不利影响，急需采取多样化措施，使此类问题得到有效的处理和解决。

1 内业资料概述

通常情况下，内业是指项目中资料档案管理、计划、统计与文秘管理等工作。工程内业资料是指某项目全部档案之和，包括日常资料、合同文件、竣工文件三者，通过文件、图片、音视频等多种方式展示出来，对整个项目进行全面记录。以公路工程为例，内业资料可直接体现施工管控情况，为施工策略调整提供依据，也可在公路正式通车后，对运营管理提供重要参考。但是，在实际工程建设中，由于受到管理理念、人员素质、交接制度等多种因素影响，内业资料统计往往滞后于实际工程，因此需要对内业资料整理工作进行强化，促进资料价值的充分发挥[1]。

2 内业资料整理归档存在的问题

通过调查采访和资料分析可知，我国公路工程在内业资料管理方面存在诸多不足，主要体现在整理与归档方面，究其原因，受管理理念、资料交接、人员素质等因素影响，具体如下。

2.1 管理理念淡薄

在许多公路工程中，管理者的思想观念存在偏差，错误的认为只要做好工程施工工作即可，无需考虑内业资料管理事宜，在整理和归档时草草了事，对后续工作带来极大不便。管理理念淡薄主要体现在以下几个方面，首先，没有对内业资料进行更新，单纯趁着外业工作间隙进行阶段性整理；其次，只是粗略的收集相关资料，并未分类整理和归档，当需要内业资料查证时，发现资料内容缺东少西，不够连贯，存在逻辑偏差，数据信息也是漏洞百出，不具备参考价值。

2.2 资料交接不到位

在部分公路施工单位中，管理水平较低，缺乏成熟完善的管理制度与规范，没有派遣专业人员负责资料整理与归档，导致施工准备、正式施工与交工验收阶段资料未得到有效整理，错过资料整理最佳时间，导致资料缺失、不完整等问题发生。此外，我国公路工程采用流水线作业形式，路基队伍负责打造路基，待路基完成后便撤离现场，由下一组施工队进场开展后续工作，此种作业方式人员流动性较大，由于未制定资料衔接制度，两个队伍之间无法顺利完成资料交接，很可能导致前期资料缺失，两期工程资料无法衔接，逻辑性受到不利影响[2]。

2.3 管理人员素质不高

对于部分施工单位来说，没有深刻认识到内业资料管理工作的重要性，使资料整理与归档未妥善落实。因此，内业资料管理岗位不够稳定，直接影响该岗位员工的整体素质，缺乏责任心，影响内业资料管理效率，错误率提高，甚至出现返工情况。此外，由于单位缺乏正确认识，没有面向资料管理员定期开展培训教育活动，使管理者的业务技能与理论知识难以提升，计算机素养较低，同样使资料管理工作受到不良影响。

3 内业资料整理归档的有效措施

针对内业资料管理中存在的问题，应结合公路工程施工需求，采取科学有效的措施，为工程建设创造有利的条件，通过树立正确的管理理念、完善资料交接工作、加强管理人员培训等方式，提高工程整体质量，促进工程的高效开展。

3.1 树立正确的管理理念

在公路工程建设中，内业资料与施工相一致，但因重视度不足，影响了工程质量提升。对此，应树立正确的管理理念，使内业资料得到及时的交付与验收，确保资料能够及时应用到公路工程中，为施工建设提供数据参考。同时，还要对内业资料做好整理和归档工作，坚持迅速、准确、全面的原则，使资料更加真实可靠。作为资料管理者，应自觉落实各项制度，与公路施工基本情况相结合，做好资料管理工作，明确自身职责，落实责任制，这样不但可规范人员的行为，还可使资料管理水平得到显著提升，通过科学高效的内业资料管理，促进公路施工高效开展。

3.2 完善资料交接工作

针对当前工程建设中存在的资料交接问题，应通过强化资料整理、归档、检查和监督的方式进行解决，在制度与监督体系的支持下，使工程建设顺利开展，具体如下。

1. 强化资料归档与整理

在公路工程建设中，内业资料管理应坚持“完整”“真实”“准确”的原则，其中，完整是指内业资料的全面性，不可缺失任何项目与阶段的应有资料；准确是指确保资料内容与数据格式精准；真实是指资料数据应与实际施工数据相同，不可虚报假报。在内业资料管理中，应结合实际情况制定管理制度，使资料整理与归档工作得以强化，一是明确各单位对公路内业材料的职责，合理分工，落实责任制；二是结合本工程实际情况，制定表格与样本，使整个工程项目拥有统一的格式要求与规范依据；三是制定成熟完善的管理制度，对工作细则与借阅进行明确，还要做好前后施工队之间的交接工作，在一段施工任务结束后，应确保资料完善的情况下，后一段施工才可开展，通过强化内业资料管理力度，使内业资料的期权与规范得到切实保障。

2. 注重资料检查与监督

管理者应认真检查，落实各项规定，使检查监督质量得以提升，各项工作需求得到充分满足。在公路工程建设中，详细、准确、全面的内业资料可为工程管理提供有力依据，为施工提供重要参考。对此，为提高内业资料真实性，不但要提高思想素质，还应注重人员监管，使其正确认识到内业资料管理重要性，定期和不定期开展检查活动，严格做好审核与监督工作，对存在的不足进行改进。在专项检查与监督中，应做好原材料试验数据的整理工作，如水泥、砂石、钢筋等品种、规格进行排列，对各类混合料构成进行实验，并按照施工顺序进行排列，针对违反规定的内容应立即改进，对存在问题的项目不予验收；还应对竣工图表、工程管理文件、质量报告等进行整理，对会议记录、施工影像资料、施工图等进行归档，以便于日后资料查阅与翻档。

3.3 加强管理人员培训

业内资料整理情况与管理者自身素质息息相关，为了提高资料完整性与真实性，应加强管理者的培训和教育力度，并制定成熟完善的培训机制，使其通过培训学习，熟悉规范标注，认真仔细的填写表格，使内业资料管理更加规范有序。在网络时代背景下，还应积极引入网络技术，在先进的信息技术支持下，构建内业资料数据库，由管理者将施工准备、正式施工与后期的数据资料录入数据库中，不但工作量得以减轻，工作效率也因此提升。值得注意的是，网络设备的引入对人员计算机素质提出较高要求，应积极参与培训提高自身综合素质，将计算机与资料管理有机结合，真正实现微机化管理，在节约成本的同时，还可使内业资料的作用得到充分发挥[3]。