建筑工程档案科学化管理的实现路径探究

戚芸

（上海新兰房地产开发有限公司，上海 200085）

0 引言

建筑工程档案是工程建设后的重要凭据，是竣工验收的必备条件。同时其也是用来处理审计稽查以及纠纷等事件的依据。想要更为高效合理化的开展建筑工程档案管理工作，其就必须要精确的把控好档案资料的内容以及特征，建立更为科学化的建筑工程档案管理路径，从源头上，提高项目档案管理的品质，推动我国建筑行业的可持续化发展。保存好工程档案，详尽的分析档案管理的路径，通过提升建筑工程档案管理的效果来提高总体的项目质量。

1 建筑工程档案的内容以及特点

建筑工程档案的内容主要分为六类，其分别是建筑工程的前期文件、建筑工程项目管理文件、项目施工文件、项目竣工图文件、项目监理文件以及项目竣工验收文件。

首先，建筑工程档案管理所整理出的建筑工程数据信息具有较强的单一性，且这些数据信息相对独立。其次，建筑工程档案以及单向工程的建设过程始终保持着同步的状态，也就是说，如果单向工程方案开始运行，那么其就会产生出相对应的数据信息。如果单向工程方案竣工，那么相关的数据信息生成也会受到影响，会即可停止。建筑工程档案涉及的范围会比较广泛，其影响着项目的全生命周期，可以较为真实的反馈出建筑工程项目的自身质量，同时其也是质量监管部门验收质量的主要参考凭据，建筑工程档案的真实性会比较强。最后，建筑工程档案是项目整体建设时期产生出的一手资料，所以其现实价值以及利用价值都比较高，可以以其为基准，开展项目考核以及验收等的工作。

2 当前建筑工程档案管理的现状

2.1 缺少现代化的管理意识

现阶段，我国建筑工程档案管理的科学管理意识相对来说比较差，很多管理科室都会将其重心一味的放置到经济层面，完全忽视了档案管理工作开展的重要价值以及意义，档案管理的现代化进程也会过于滞缓，建筑工程内的施工档案没有被当主要的工程管理的依据，导致其档案无法将自身的平整以及参考的效用较好的发挥出来。只会敷衍性的处理各类施工记录内容，哪怕其将记录的内容进行了归档的处理，也无法让其利用价值较好的展现出来。

2.2 档案资料混乱，缺乏完整性

档案材料完整性低下的问题会比较严重，大部分的工程项目在竣工之后，其档案材料的数量都会比较少，甚至还会存在空白的状态，或者只会保留一部分的主体档案，没有完整的工程项目配套方案。引发该问题的主要原因就是工程项目不能在规定的时间竣工，建筑以及规划施工方案的档案不会以标准进行各项操作，使得其档案的检索等缺乏一定的规范性，案卷的质量也比较差，检索工作的有效性低下，这就在无形之中提高了档案管理工作开展的难度。还有一部分的建筑施工单位没有注重积累日常使用的资料，使得其资料的真实性无法得到保障。在施工时期，已经将一部分的材料投入到了其中，但是材料的质量以及相关证明仍旧没有及时的运往现场，不管是档案的整理，还是档案的移交等过程，其流畅度都会比较差，极其容易产生工程质量层面的漏洞性等的问题，导致其归档的完整度以及修改程度不及时，编制以及标志的统一性问题也比较严重，竣工图以及实际的工程项目契合度低下，让竣工图产生失实和误差等的问题。

2.3 管理模式落后，相关制度不健全

很多项目的管理科室都会忽视档案管理工作的开展，使得技术资料等的编制毫无科学性可言，档案管理的各项管理制度内容也不够完善，一些管理机构所设立的档案管理科室以及管理工作的到位性会比较差，还有一些机构完全没有设置专门化的档案管理科室，工程档案也会直接移交给其他业务部门进行管理，或者采取个人兼管的形式，档案材料管理的秩序性比较差。整体管理模式过于的混乱，管理的过程缺乏一定的严谨性，各项资料的记录内容也不够完整，无法让其发挥出真正的档案管理效益。

3 档案的科学化管理及实现路径分析

3.1 提高档案管理队伍的管理水平

当前，我国社会经济水平发展速度较快，建筑行业所取得的成绩也比较好，这就在无形之中影响到了建筑工程档案管理工作的开展，使得这项工作的特征产生了变化，所以需要及时的提升其管理的水准。应当就管理人员进行专业知识技能的培训工作，尽可能的强化其培训的力度，同时提高工作人员自身的业务素养水平。借助现代化的机械设备以及管理工艺技术等，使得其所采用的管理方式更具科学化的特性，增强其自身的服务认知意识。牢记档案管理的重要意义，将精神力量转化为现实的工作行动。档案管理人员还要更新观念，认真领会相关的法律、法规的内容和相关规定，提高认识，主动关注建筑工程档案的质量，改善工作态度。要利用现代化的管理手段和先进的管理工具，多层次、多角度地对建筑工程档案的信息资源进行开发，做好信息的收集、整理工作。推行文件档案、磁介质档案、微缩档案在工程档案当中的运用。

3.2 完善档案管理制度，打好建筑工程档案管理基础

建筑工程档案的管理过程中，档案传递和变更频繁，容易使档案的完整性受到影响，档案的管理工作难度加大。各部门需要对档案的传递情况以及增减变动情况及时做好记录，实时、有效、完整地记录档案的传递情况、变更情况、修改情况和作废情况等。依据记录才能对档案实行有效地跟踪，防止档案损毁、丢失或者失效，保证档案的完整、有效，确保相关部门能够获得及时、有效的档案资料或者信息。

3.3 利益牵引，做好档案的管理工作

要严格审查竣工验收档案资料的质量，确保工程竣工验收档案能够发挥凭证作用。工程竣工验收的时候，管理科室的档案管理人员应当与工程项目的管理人员一起，依照建筑工程档案的归档范围要求，全面审核、检查工程建设当中所形成的全部文件，及时解决所发现的问题，查补缺漏，要保证竣工材料的真实、及时和完备，保证其符合归档范围的要求。认真贯彻执行工程验收的有关条文，将档案的验收和移交作为工程验收的重要环节，做到工程的竣工验收和档案的验收同步。

4 结语

依据文章上述的内容可以了解到，分析建筑工程档案科学化管理实现的路径十分的重要，通过开展科学化的建筑工程档案管理工作，可以有效的提升项目的品质。想要更好的实现档案的科学化管理，那么就需要强化企业的档案科学化管理认知意识，构建更为完善的档案科学化管理机制，补充其内容，同时还需要加强数据信息的采集管理工作的严苛性，严苛的管控档案的品质，推行数字化的建设，提高档案开发以及使用的价值，让其工作方式更为科学化，保障档案的管理质量。