施工现场电子化资料在城建工程归档中的应用

杨玉荣

（四川工程职业技术学院，四川德阳 618000）

0 引言

随着我国基础设施建设的大力兴建以及城市化建设不断推进，工程建设项目由单一型向综合型项目转变，工程承建方式也从简单的施工承包转变为PC 承包或EPCM 总承包模式，参与项目建设的专业工程公司越来越多，这推动了我国建筑行业的深入发展，但也为复杂建设项目的资料归档带来了问题。工程项目资料随着建设项目规模的扩大而成几何级增加，工程资料的收集、整理以及归档工作由此变得更加烦琐，很容易引起资料丢失、档案收集滞后的问题。近些年一些地区已经开始尝试使用施工现场电子化资料，通过将文件上传到资料管理软件，由软件自动完成审核、整理等工作，使得工程资料的管理效率得到有效提升。不仅减少了资料遗失的可能，也为规范同类型项目归档格式、降低企业纸质以及办公设备消耗，提供了有利改善途径。因此工程资料电子化将成为今后城建档案管理与维护的发展方向。

1 工程项目电子化资料特点

（1）电子化资料的目录结构更加明确。目前常用的电子化资料管理软件针对量大面广的城建项目，已建有较为完善的资料结构框架、专业工程模板库与具体资料的表单样式，同时还提供与表单相关的专业工程质量验收规范条款。一些资料软件还结合工程实际需求开发了用户模块，为工程人员提供开源的表单目录树，允许使用者为特异工程自定义工程表单样式和内容，使得资料软件更加专业化。

（2）电子化资料的审核效率更高。资料管理软件有便捷的信息分类存储功能，可有效避免了纸质资料易丢失、需要大量实体储存区域、保存条件苛刻等问题。采用电子化资料后，软件能够对表单的单元格属性实施定义，方便地利用内容、日期、名称等实施信息查询。通过预先设定档案目录树，软件还可核对已录入的电子资料，由系统自动检测出缺失的目录、内容，并做出明显标注，便于人员及时发现补充，大大降低了档案管理人员的工作强度，有效提升档案资料管理的完整性。

（3）电子化资料的内容更完善。结合互联网，资料管理软件可通过智能移动终端进行施工现场资料填写。通过对相应影像信息进行标注和电子签名，影像资料作为文档资料的附件一并录入到资料库当中，成为文字资料的具象化支撑材料，为工程质量验收提供清晰直观的一手信息。接着，通过后台服务器的审核，对各方有效数据的传输与汇总，可对同一现场事务进行多层次多角度监督，十分利于工程质量追踪与管理。

（4）电子化资料的查阅更便捷。资料管理软件还可为工程人员提供便捷的查询功能。软件通过强大的服务器和云存储设备，可分类保存海量现场资料、城建归档资料模板及相关法律法规、规范、条文。使用者可通过专业类别、资料目的直接在软件中搜索所需的专业资料表格，并通过资料链接等功能，查询相关规范条款的技术支撑资料，让工程管理人员对资料管理快速上手，大大方便了用户的使用，提高了工程项目管理效率。

2 城建工程电子化资料存在的问题

（1）电子档案的真实性和保密性保障措施需不断提升。因电子资料的可复制性极强，再通过互联网的传输，一个终端的电子资料很容易通过软件平台被其他网络终端设备获取，导致电子化资料出现被传播、修改甚至删除，对电子档案的真实性、保密性造成威胁。此外，一旦发生网络安全事故，电子化资料就容易发生丢失，造成很难弥补的损失。

（2）推行电子化资料需要必要的硬件支持。不同地区、不同建筑企业的资料管理标准不同，企业的城建归档资料收集整理能力差异较大，资料管理软件所规定的提交、审核程序不一定能在所有企业中推行。要实现资料电子化管理，还需要客户端、城建档案管理部门、软件运营商等都具有强大的信息存储与上传工具。在电子签证授权方面也需要进行必要的人员认证、审核、操作培训等程序。这势必会增加项目管理成本，同时也对电子文件的归档管理造成难题。

（3）建立电子化城建档案需要跨专业人才来完成。有效提升施工现场电子化资料的归档，就需要档案人员既有较强的工程专业知识，又具有相应的计算机网络知识，但是现阶段，项目建设参建各方都缺少既懂档案知识又懂计算机网络知识的人才，在一定程度上也限制了城建工程电子化档案的发展。

3 城建工程电子化资料的应用改进

3.1 电子化资料应用的要求

（1）在进行电子化资料收集及工程档案建设中，首先应保证资料的完整性。资料完整是确保工程质量管理有效性与持续性的基本要求，只有资料完整才能为工程质量水平提供一手证明。

（2）电子化资料应既尊重工程类别的差异性又兼顾资料归档规的统一性，这样才能达到城建档案统一管理、分级服务的效果。因此资料的类型、用语、法规条文引用在电子化资料中应有与纸质资料一致的要求。

（3）电子化资料应确保信息真实有效。因电子化资料为数据信息，很容易被修改、删除，因此资料管理软件应结合数据信息优势，要求提供附件、设置电子签章、内容审核等功能，维护信息安全。

（4）在管理电子化资料中还应保证其分类准确，既方便资料存储，又便于查阅与利用，发挥资料管理的真正作用。

3.2 增强电子化资料应用效果的途径

（1）优化电子资料管理软件的目录结构，适应不同类型建设项目的资料体系。现有电子资料管理软件已具备相对完整的城建档案资料目录，可适应建设工程基本资料的归档要求，但是当常见工程项目中局部采用新工艺，将产生新的资料表单，其内容在现有系统中没有备份，而可能造成资料软件不能展开自动审核，这导致使用新工艺的建设工程还需要工程人员自行审核，降低了软件的辅助功能。因此要提高电子化资料的完整性，应不断提高资料管理软件的智能化，即通过工程信息的录入与自查，由软件结合以往近似工程归档目录，为当前工程自动建立更合理的资料目录。再通过对工程人员的授权，允许人工审核和修改目录，使目标归档目录更贴合实际。充分利用资料软件的自审功能及时发现表单漏项、表单填写不完整等问题，帮助工程人员更高效的核查资料。

（2）加强归档资料表格样式的标准化和规范化，提高资料管理软件自查效率。为符合数据信息的检索格式，电子资料管理软件应针对不同类型工程及验收结果，提供体系化的资料模板。对典型表单给出标准范例，并提供相关规范、条款、填写要求，使不同建筑企业按能提供更加规范、一致的工程文件。当同一项目有多家分包单位时，各单位都能保持相对统一的归档资料形式，快速形成整体项目的城建归档文件。同时，标准化文件还可降低各分包单位之间的重复性输入操作，加快办事流程。此外，资料管理软件还应明确专业术语的使用规范，例如在开工报告、分部工程质量验收记录、工程竣工验收报告等重要质量证明资料中，明确工程状况表述的用语准确性，以及验收结论或意见清晰化要求，为软件的信息识别提供便捷，提高软件自动分类存储效率。

（3）加强现场影像资料的管理与应用，提高档案资料的真实性保证。与纸质资料相比，电子化资料的突出优势是可收集实物照片、视频、音频等可视化资料，这为归档资料的可追溯性提供了有力支持。首先，通过资料软件的功能优化，将资料与对应现场图片、影像进行编码配对，固化影像附件与文本原件的关联，确保信息的可靠性及安全性，为工程结算、工程质量问题分析与追溯提供可靠途径。其次，因现代智能化终端设备的蓬勃发展及互联网的广泛覆盖，影像资料的数据量也激增，在推行收集影像资料的同时还应规范影像资料的管理，如城建档案管理部门应出台相关规范与标准，明确影像资料的使用范围、实物对象的取景位置、图片中的占位大小、清晰程度等，提高影像的辨识度。最后，因影像的可处理性，软件平台应不断增加影像原始度的识别能力，并通过设置上传人员的操作权限，以及设置影像的电子签章功能，确保影像的真实性，为隐蔽工程、重要验收环节提供可靠证明。

（4）加强电子签章的安全性认证，确立软件与人工双重审核体系。遵照电子签名法的基本要求形成具有可认证、可追溯的电子签名方式。利用具有印签暗记的电子签名印签，在实际操作时工程人员可以输入密码的方式实施电子签名，也可以利用USBKEY 实施身份验证来进行签章，保证签名的安全性达到银行级别。在资料管理系统中，电子文件可按照业务逻辑逐级审批并被实施锁定，通过签章的数量或级别自动被软件设置为各级别的保密文件，防止受到其他人的更改或越权使用。另外，通过系统检查准确无误、人工审查和签章齐全的电子资料可以自动进行组卷，形成能够归档的文件，将其上传给城建档案馆，和原有数据库实施连接，并对数据库进行更新。

4 结束语

通过对电子资料的标准化设置与管理，以及对资料软件系统进行优化升级，将真实准确的电子化资料与城建档案存档业务流程进行有效联结等途径，既可以保证电子化资料城建档案资料真实、准确、有效的要求，又可以规范大型项目下的各类资料，从而改善建设项目各参加单位、部门之间信息传递交流的效率，进而解决因资料丢失或审核缓慢所造成的城建档案归档过程滞后的问题。