建筑工程资料管理在工程质量控制方面的重要作用

张红艳

（山西四建集团有限公司，山西太原 030006）

0 引言

对建筑工程现场内部的各类档案资料进行科学保存，有利于提高项目的管理水平，并也会有助于加强工程建设人员对整个施工作业环节的控制。此外，建设单位也要完善项目建设过程中的各类流程管理制度，以保证施工现场内部的各项建设资源可以合理地分配，进而提高整个项目建设的效率，并为后续的项目建设发展都提供重要的保障。

1 工程档案资料保管的重要意义分析

在开展项目建设中，由于项目建设过程比较复杂，施工流程环节多，施工的时间长，施工的子环节也较多。并且在项目的施工期间，项目建设环节工作增多，也会带来较大的工程资料管理压力。工程公司要想能够提高工程场地内部各类工程资料的保管效率，就要应用信息系统，提高单位内部档案资料管理人员的水平，促进资料保管的完整性，会直接提高项目的建设质量水平。因此，在工程公司内部，建立一整套完善的资料保管机制，避免因为资料保存不规范，而造成后期项目建设出现质量问题和质量风险。

2 工程资料保管中的问题分析

2.1 资料管理制度不够完善

在工程公司内部，建设人员对于工程建设过程中项目资料的保管不够重视，在公司内部也未能够建立完善的资料保存机制、资料管控制度，而导致建设人员对项目运作期间的资料管理不够重视，容易产生一些资料丢失的不良问题。有些建设人员在搜集项目场地内部的资料时，由于搜集得不够全面，而造成资料有大量的漏缺项。建设人员自身水平不达标，也是影响工程公司内部资料保管工作质量的一个重要因素。建设人员对资料保管不够重视，也会导致后期出现资料不全及资料信息丢失的现象[1]。

2.2 资料保管不够规范

工程建设公司在开展项目的竣工验收期间，需要收集大量的资料。此时，建设人员就要为项目的验收做好充足的资料准备工作。但是，一些建设公司内部的建设人员和高层领导人对于整个资料保管的重视程度不足，而造成在资料的整理和分析方面出现了一些信息资料收集不完善的情况。将一些设计图纸的原件和复印件混淆来分类，就会给后期的资料整理也带来许多麻烦。部分建设公司未能够按照资料的收集时间，来进行保存。并且在公司内部也会出现一些审批的资料手续不完善，产生这些问题大多数都是由于公司内部的资料保存制度有一定的漏洞。建设人员未能够按照公司制定的管理制度来执行，而导致公司内部出现大量施工档案资料丢失的严重问题，这些资料的丢失，会给建设公司的经营和项目的运作带来许多麻烦。

2.3 档案资料丢失问题较多

建筑公司需要对现有的资料进行整理和保存，并配备相应的资料管理岗位，由专人去保存资料。但是，部分建设公司内部的资料管理人员自身的专业能力不足，未能够到施工现场内部去收集各类的建设资料，而造成工程资料存在一定的丢失问题。由于项目建设过程时间长，施工作业环节比较复杂，在场地内部会形成大量技术资料管理资料，也会有一些原始资料，部分建设人员对这些原始资料保管不力[2]。

3 提升工程公司档案资料保管能力的措施研究

3.1 优化设计档案的管理机制

工程建设公司在单位内部要组建独立的资料保管部门，然后在公司内部也要设置一系列的档案资料管理机制、档案资料的管理流程。公司的高层人员就要提高单位内部人员对于档案资料制度设计的重视程度，也要求建设人员去严格地按照工程的公司内部档案资料保存制度来执行工作，进而保证项目过程中档案资料保存比较完整。在公司内部，要对现有的资料管理制度进行优化设计，确保资料管理制度的规范。资料管理人员加强对项目建设各个环节资料保存工作的重视和关注度，以及加强对资料保存的监督。

3.2 加大资料保管人员的培训力度

建设公司要加大单位内部资料保管人员的培训力度，首先就要根据公司内部制定的年度资料保管计划，给管理人员开展相应的培训方案培训活动，制定培训方案和培训计划，确保培训效果达到相应的目标。建设公司提高建设人员对于资料保管的重视度，在完成档案资料的培训活动之后，还要开展培训的考核，以检查保管人员自身的专业水平是否达到相应的管理目标。要求保管人员去按照公司的各项各类规章制度去执行工作，建设公司也要给单位内部的资料保管人员讲解最新的资料保管政策、法律法规。将现有公司内部的档案保管制度讲解给内部的职工，这样才能够提高单位内部职工对于资料保存的重视，也能够提高整个公司内部的资料保管水平，进而为后续的项目建设作业提供资料工作的支持，也能够提高整个项目建设质量水平[3]。

3.3 及时准确的记录工程资料

工程建设公司要在公司内部设置专岗来负责保管工程项目的各类资料，以及保证资料的保管达到相应的技术水管理水平和管理标准。之后，建设公司还要加强对施工建设过程中各类资料填写的管理要求。建设人员按照资料的填写规范进行填写，避免在资料中出现资料填写错误和漏填信息的不良问题。工程项目的建设人员、技术人员要在当日，对整个施工现场内部的资料进行汇总。然后逐一检查资料填写的完整状况，项目施工人员还要对工程资料的进行跟踪，并及时地追回、补充相关的资料信息。

3.4 开展资料的收集工作

工程建设企业要在工程项目内部，确保整个工程建设资料收集的比较完整真实，以及要求建设人员在施工过程中，要及时地收集和整理档案资料，避免由于档案资料数据不健全、不完整、不真实，而影响到后续的项目施工。并且工程建设公司还需要对项目建设过程中的一些隐蔽工程，开展验收资料的保存。资料的保存工作人员就要在工程现场内部，及时地记录相关信息，并加强对工程验收过程的监管。当完成工程的验收之后，建设人员就要组织相关人员在验收单上来签字，要保证整个签字过程比较公开透明，也要确保所填写的数据比较真实。之后，资料的保存人员还要对整个签字过程进行视频备份，建设公司内部的资料保存人员及时地收集和整理工程建设内部的各类档案资料，以及对项目建设的质量资料进行重点的保存，并按照相应的表格，形成建设工程的施工分析报告[4]。

3.5 重视资料收集的管控

工程建设单位在单位内部开展资料的保管时，此时就需要工程的技术人员去收集现场内部的各类资料。此外，也需要给内部的资料管理人员开展相应的管理培训。各个资料管理人员的在收集资料期间，需要明确收集资料的目的，让资料保存人员充分认识资料的保管对整个公司的运营产生至关重要的影响。收集的数据信息是否真实会影响到后期的项目建设，也会影响到整个工程建设的最终效益。建设人员自身就需要具备较强的责任心和使命感，这样才能够规范资料保管的流程。在保存数据资料当中，严格地按照公司制定了各类规范来执行，将公司内部各类档案资料的保管纳入到公司的行政管理工作中，以促使单位不够部门都配合资料保存人员来收集资料。在工程建设期间，工程的管理单位需要对现有工作机制进行创新，及时做好基础资料的交底工作。之后，在开展工程建设期间，还要定期为资料保存工作提供一定的指导支持，以促使资料保存合规合法。

3.6 转变资料的管理模式

工程建设现场内部的各类资料保存是当前工程施工的一项重要工作，而且数据资料的保存也会为后期的项目建设提供信息支持。项目建设现场内部的监理公司、施工公司和建设人员之间需要建立相互监督的管理关系。在工程竣工验收时，就要由施工企业提供充分的数据资料，以方便竣工验收检查。只有各建设单位相互配合协作，才能够保证数据的资料比较全面，为工程验收而提供充足的信息来源。近年，随着国内电子技术的飞速发展，有些建设公司在内部建立数据库，利用信息的平台来汇总数据，以及实现数据的保存和数据的查阅。在工程公司内部，建立一体化的档案数据管理系统，实现工程建设现场内部的无纸化。此时，建设也就要需学习更多的信息知识与掌握数据库的操作技能和数据库信息平台的管理。工程公司给予单位内部的信息化系统的搭建，而提供一定的资金支持，组织档案资料管理人去推动现有资料管理模式的变革创新。根据工程建设实际状况，优化设计资料的保存方式，以使工程资料档案管理比较高效。

4 结束语

在工程公司内部开展资料的保存是整个工程项目建设的一个重要环节，保存资料也是一个长期的过程，需要在单位内部组建独立资料保管部门，以及配备相应的资料管理人员，才能够确保资料保存工作比较专业。资料保存人员要在保存资料期间，确保资料的真实、完整性，也要去及时地记录整个项目的验收和施工的全过程。为后续的项目建设而提供资料信息支持，提高资料的保存水平，也会对后期的项目质量提高有重大的帮助作用。