工程造价资料对工程结算的重要性

王全荣

（中宬建设管理有限公司 广东广州 510000）

0 前言

工程造价资料，指的是在建设项目开展施工工作的过程中所产生的一切资料，包括但不限于施工过程中的现场施工记录、工程的隐蔽验收记录、工程签证资料、设计变更资料、施工技术方案、专项施工方案、施工材料进场记录及单价审批、进场材料合格证明、材料采购合同、各类材料及设备检测报告、施工图纸及图纸会审记录、建设方下发的工程联系单、施工方提交的工作联系单、各项会议纪要、施工合同及补充协议等。

而工程造价资料管理，便是选派资料管理专业工作人员，在项目施工过程中及时地进行工程造价资料的收集、整理及手续跟办，而后进行分类归档，保证为项目结算书的编制提供真实有效的依据。工程造价资料管理工作的好坏，直接影响工程结算工作质量的好坏，同时也是衡量工程结算合理性的重要标准之一，是企业提升项目收益的重要支持。

1 时下工程造价资料管理的问题所在

（1）工程造价资料不完整现象突出。工程造价资料的不完整极易造成项目竣工结算时引发争议，导致出现结算扯皮现象，严重者甚至导致竣工结算出现拖延。一般来说，工程造价资料的不完整主要体现在以下几点：①隐蔽施工部位未办理施工确认，比如当基础结构做法与图纸有出入时，在施工过程中应当及时申报建设单价进行施工确认，跟踪好相关手续的办理，确保资料真实有效。②对工程竣工结算资料要求理解不到位，导致资料的搜集不全面，影响工程竣工结算。③在进行资料管理过程中，针对建设方下发的工程联系单未能及时作出有效反馈，导致超时限，致使公司经济效益受损。诸如此类的工程造价资料不完整的现象，最直接的影响便是导致工程竣工结算时间拖延，严重影响了施工单位后续的工程款回款事宜，影响施工单位正常的经济效益。

（2）资料管理人员的不专业性现象明显。

很多情况下，施工单位聘任的工程造价资料管理人员仅仅是普通文员或工程人员，通用的问题便是不懂造价知识。在这种情况下，工作人员往往只是机械地进行资料搜集，比如接收建设单位分发的设计变更通知单及变更图纸、工作联系函等资料，不能及时有效地判断现场关于签证是否需要办理，导致错过签证办理时效，或者根本未办理签证。或者出现这种情况，工作人员不关注施工合同，对施工范围不甚了解，当现场施工范围出现变化时，不能及时有效地办理相关的变更确认资料，导致竣工结算出现争议事项。工作人员不理解合同清单内容，对施工定额根本不懂，导致对施工工艺中哪些是合同清单及单价已包含的内容不了解，无法判断现场需要办理签证的情况，未能及时有效地跟办签证事宜。工作人员不了解竣工结算的具体工程造价资料要求，对资料的完整性无法保证，在施工过程中未能及时进行工程造价资料相关的信息搜集，极易导致竣工结算出现少报漏报，影响施工单位经济效益。工作人员公文写作能力较差，凡事总停留在口头诉说，未形成书面文件，对建设方下发的函件未能及时进行回复，特别是当施工方有不同意见的时候；或者对建设方的回复信息理解不到位，导致资料工作出现偏差。以上多种情况都不同程度地说明，这种情况下的工程造价资料管理，无法为竣工结算提供有效的资料保证。

（3）竣工结算编制不专业。

目前很多工程项目存在这样一种情况，施工单位为了节省人力开支，要求现场施工管理人员直接进行竣工结算编制，但施工管理人员大部分并未经过专业的造价知识学习，对结算书的编制不够专业，严重影响结算工作的顺利开展。另外，由于资料管理工作人员对现场施工的不了解，就设计变更文件、图纸会审文件、工作联系单等收集工作开展不及时不到位，导致开展结算工作时资料欠缺，施工方不得不放弃相应的结算金额。

2 工程造价资料管理的策略

为了促进及保障竣工结算工作的顺利开展，保证建设工程在施工过程中的工程造价资料的完整性，可以从以下几个方面进行工程造价资料管理：

2.1 专人专岗管理

建设工程从实施开始，直至竣工验收结束完毕，就资料管理一职建议设立专人专岗管理。对于该岗位的职位要求，务必需要有造价知识基础，熟悉资料管理的基本要求，有一定的公文写作基础，能对建设方发出的资料文件作出基本准确的判断。日常工作内容及工作要求是：进行工作联系函的收发登记，形成完整的登记台账；设计变更及签证手续及时跟办，例如涉及材料单价的签证办理、由甲方原因或是设计原因而导致的现场返工签证办理、隐蔽签证办理等；对签订的施工合同要有所了解，特别是施工工期、工程基本概况、工程承包范围、合同承包模式、合同计价依据、甲供材料要求等内容，做好各项材料资料的登记及管理，如材料入场合格证、材料采购合同、各种专项检测报告等。

2.2 分类管理

工程造价资料涉及内容较多，在施工过程中容易造成遗漏甚至遗失。在开展资料管理工作过程中，建议可将所有的工程造价资料进行分类，如工作联系单、图纸类、设计变更、工程签证、合同类、材料类、设备类等，并将所有的工程造价资料按分类进行顺序编号，编制目录，扫描存档并登记台账，定期组织项目部各人员进行资料管理学习，强调资料管理的作用，既能方便其他人员的查找，又能促进结算工作的经济效益提升。

2.3 资料的二次整理

在项目竣工验收及办理竣工结算时，需要提供完整的工程造价资料以及进行竣工图纸的编制。当图纸出现重大变更时，需要进行图纸的重现绘制。当图纸变更内容较小时，可在原施工图中进行变更内容的标注，同时附上相应的设计变更通知单，并且加盖竣工图章，再将图纸进行三方签字盖章确认（施工方、监理方及建设方）。当进行竣工结算资料整理时，除了搜集并整理好竣工图纸内容，还应将所有与工程造价相关的资料分门别类装订成册，避免因资料缺失而导致在竣工结算办理过程中的争议及不必要的经济损失。

2.4 保证资料的有效性

在施工过程中，要实现工程造价资料的有效性，必须关注合同中关于各项资料管理的相关管理办法，重视建设单位的资料管理要求，特别是时限要求及签字确认权限，保证工程造价资料的办理是符合行业及建设单位相关规定，确保工程造价资料在结算办理中是有效的。实际操作中，常常出现这样一种情况：由于施工单位的管理理念较为陈旧，凭借着与建设单位的长期合作关系，对建设单位日益完善的资料管理要求不加重视，我行我素，在竣工结算过程中，提报的竣工图纸未加盖竣工图章，甚至无建设方及监理方等项目人员的签字确认，签证变更资料及其他相关资料或多或少地出现无签字确认的情况。施工方自身未进行资料审核的把关工作。当这些竣工结算以及结算书提报至建设单位时，最直接的结果便是资料无效不予审核。而在后续的资料补办等工作过程中，常常因为项目的完结、双方工作人员的流动、事后确认时效性等问题，导致资料补办出现多种问题，最终资料不齐全导致工程结算时限过长，并且遭受资料不齐而导致的经济损失。

3 结束语

当项目通过竣工验收之后，施工单位能否及时地进行工程款回款工作，是取决于工程结算的编制是否及时以及结算送审及审核工作是否顺利推进。而这其中，工程造价资料管理的完善与否，将直接影响工程结算质量的好坏。施工单位在重视现场施工管理以及材料设备采购管理的前提下，要加强对工程造价资料管理的重视程度，避免资料管理不善而带来的不必要经济损失。