建筑工程档案资料管理中的问题及措施分析

毛鹏飞

摘    要：建筑档案的作用和价值日益凸显。一般来说，建筑档案是按照一定方式保存的具有价值的文字、图片、声像等材料，在建筑工程建设的过程中，其档案能够真实记录施工状况和建筑的全貌，对于国家来说，是非常宝贵的资料。而且对于建筑人员来说，建筑档案是最直接、最有效获取相关资料的途经，所以加强建筑档案的管理对于建筑业的发展有重要的意义。

关键词：建筑工程;档案资料管理;措施

1  工程建设项目档案资料管理工作的内容

1.1  对工程建设项目的综合类文件和资料进行管理

建筑工程项目中的综合资料主要是指项目施工的各种图纸、项目变更的相关文件、工程建设过程中的各种合同、招投标文件等，除此之外还包括工程建设过程中的图片、视频以及录音资料等。综合类文件的管理工作是建设项目档案资料管理工作的主要内容，对工程项目的顺利开展和质量保障都有着非常重要的意义。

1.2  建筑项目中水、电以及设备的安装文件的整理

这一部分的档案资料管理工作是工程项目建设的关键凭证，主要包括项目施工的测量资料、工程沉降位移的数据记录以及工程测量的相关成果等。通过对这些资料进行整理和分类，能够为工程项目建设过程中各种问题的解决提供有力的数据支撑，从而提高问题解决的效率，保障工程项目的顺利实施。

1.3  建筑工程后期的资料管理工作

工程项目后期的资料管理工作主要是对项目的验收文件进行管理，项目的验收文件不仅是工程项目安全性的重要保障，也是判定工程建设质量的重要凭据。项目后期的档案资料管理对象主要包括工程质量检测报告、质量勘察单位的检查报告、施工单位的质量检测报告以及设计单位的质量检测报告等。

2  建筑档案管理过程中存在的不足之处

2.1  建筑档案原件缺少严重

对于建筑档案管理来说，原件是基础且最直接档案构成部分，原件的损失对于信息查询人员来说会增加工作的困难度，而且对于建筑工程考察人员来说也是极为不利的。当前，在建筑档案管理中，原件的缺失非常严重，部分材料仅仅只有复印件，导致很多的建筑档案难以完整收录，影响了建筑档案实际价值的发挥。原件的缺失是多方面因素导致的，可能是设计部门和监理单位仅下发了复印件，也可能是档案管理责任人管理不利，原件在管理过程中被遗失。

2.2  缺乏一体化的档案管理模式

档案管理在建筑工程中属于独立的部门，它需要和各部门紧密沟通，全面收集相关信息资料，从而实现统一化的管理。但是很多的建筑单位并没有建立一体化的档案管理模式，档案内容管理界限不明确，促使部分文件由其他部门管理，很多档案中的文化缺乏完善性，建筑工程的全貌难以通过收录的档案信息来呈现，分散在各处。

2.3  档案管理流程缺乏规范性

很多时候，档案管理信息在完整的情况下，由于没有规范化和严格化的管理流程，导致信息难以完整、准确记录。如建筑完工文件编录的过程中，没有严格的操作要求，以及工作人员专业素质较差，没有按照标准要求分类成册，促使编制的目录不准确或者是存在遗漏，一些工程中原件图纸缺失，在后续查询中无法获取。此外，档案管理在建筑工程一开始就需要设定原始文件的管理内容和格式，但很多建筑单位的档案管理人员初期就忽略了对原始文件收录的标准规定，致使施工的过程中经常修改和添加原件信息，导致档案资料无法形成统一、规范的格式要求，这为后续档案文件的组装增加了难度。

3  处理策略

3.1  完善档案管理制度

首先，建筑企业在具体开展档案资料管理作业时，政府部门需要进行管理法规和管理制度的科学制定，在进行具体作业时，必须确保相关制度法规具有较高的可操作性，能够更好地满足建筑企业管理需求，确保企业具有更高的档案资料管理能力。其次还需要针对工程建设档案资料管理工作具体内容制定管理制度，去某相关制度能够进一步满足现代市场经济发展需求，从而实现更高程度的规范化和科学化。例如，在进行具体作业时，为了进一步简化现场管理人员具体工作内容，使其工作职责实现更高程度具体化合精确化，需要科学制定相关人员具体工作职责，最大程度实现责任到人，确保管理工作能够进一步符合企业工程内容。最后，在具体工作过程中，档案资料管理相关人员必须最起每个施工环节加强重视，确保能够更为有效地管理档案资料。因此，在进行具体施工作业之前，管理人员必须全面勘察施工现场，并以此为基础，科学制定档案管理工作计划，在完成工程建設之后还需要进一步整理和分析相关资料，并对其进行科学有效的存档作业。

3.2  控制资料编写过程

在管理档案资料时，相关工作人员首先需要确保工程技术资料具有统一的表格样式，在准备筹建项目时，相关工作人员需要严格基于工程具体特点进行竣工资料表格的科学制定，确保能够最大程度满足档案管理部门以及当地行政部门管理规定。有效统一表格样式能够能够在一定程度内简化工程资料整理和编辑作业，他从而有效避免资料格式出现不规范和多样化的现象。

其次，还需要全面收集整理施工物质资料，在进行建筑项目施工作业时，受到时间以及其他因素的不良影响现场施工物质，材料检验报告和出厂合格证通常很难与相关材料同步到达施工现场。基于此，现场管理人员必须确保及时收集复试资料，避免出现材料先用后试，对其工程进度和工程质量进行更高程度的保障。

在此过程中，企业需要设置专业人员跟踪收集和整理相关资料，在进行具体作业时，第一步需要严格检查到达施工现场的构配件和原材料，同时，对其实验报告和材料合格证进行及时收集和有效整理。在具体应用相关材料之前需要审核厂家提供的实验报告和合格证书。

3.3  重视工作人员专业素养

建筑施工企业在进行具体工作过程中，如果确保更为有效的开展档案资料管理作业，必须对现场管理人员进行系统的专业培训，确保相关工作人员能够全面把握档案管理流程。在完成培训工作之后还需要对其进行一定程度的技能考核，只有确保满足作业需求之后才可以具体参与档案管理工作，最大程度实现持证上岗。在此过程中，如果要确保档案资料管理，实现更高程度的合理化，需要对档案资料管理工作人员进行业务培训使其能够进一步明确具体工作流程，掌握更为专业的操作步骤，保证档案管理内容完全符合施工内容。

3.4  科学应用现代技术

现代科技的高速发展为我国建筑单位管理工程档案资料提供了新的技术，管理技术逐步实现更高程度的信息化，在具体进行管理作业时，相公，工作人员可以利用信息技术和计算机设备管理档案资料，通过科学构建管理平台，在企业内部构建信息库，确保企业管理逐步实现更高程度的信息化，满足企业发展大趋势。通过应用信息化技术和计算机设备的编制建筑工程施工作业中各环节产生的具体数据和资料，确保管理人员能够更为便捷的查询相关资料，进而使管理人员具有更高的工作效率和工作质量，有效推进企业建设。

4  结语

档案在建筑工程中发挥着凭证以及参考等重要作用，在现代化建筑工程发展中，档案的管理是不可缺失的工作内容。但当下，建筑单位在档案的管理中存在原件缺失、管理不规范等问题，影响了档案价值的发挥。要加强档案管理工作，需要建筑单位重视这一工作管理的积极作用，深入现场，创建完善的档案信息管理系统，同时，加强档案管理团队的建设。

参考文献：

[1] 王辉.关于加强建筑档案管理工作的研究[J].办公室业务，2017（15）：114.

[2] 韩艳梅.关于加强建筑档案管理工作的探讨[J].城市建设理论研究：电子版，2016（3）.