检测实验室档案管理工作实践与探讨

2020-02-14刘永贵邹春艳

建材与装饰 2020年9期

刘永贵邹春艳

（重庆市计量质量检测研究院重庆 400000）

0 引言

检测实验室档案管理工作，主要包括检测档案、人员档案以及仪器设备档案等，是对实验室各项原施活动的综合记录。检测实验室档案管理工作，为科学前沿的探索以及解决科技问题提供了一定的数据支持与科学依据，因而新时期背景下，对实验室档案管理提出更高的要求，需对档案进行完善，并采取相应的措施来提高效率。

1 检测实验室档案管理工作

检测实验室主要是负责实验检测与研究，在实验活动的开展过程中积累了一定的检测数据，而检测实验室档案涉及到各项原始活动的数据信息、仪器设备信息以及个人档案信息等，尤其是工作人员的综合档案，主要包括受教育情况、论文发表情况、考核情况以及科研情况等，能够有效反映出相关工作人员的个人能力，同时也能够反映出检测实验室的研究水平。

另外，检测实验室仪器设备主要由专人负责采购与使用，因实验室仪器设备较为先进集中，也需重视对仪器设备的档案管理，其档案信息主要包括采购信息、技术信息以及使用记录等，如仪器的招标书与购置合同、仪器的生产单位与维修单位的负责人与联系方式等[1]。

当前，检测实验室档案管理工作存在一定的弊端，首先档案更新不够及时，主要在于个人档案经常更新，然而在个人档案更新的过程中，暂未及时联系档案管理人员，从而导致档案管理工作所保存的档案，与检测人员所保存的档案，版本不尽相同。另外，检测实验室档案管理工作中，对于档案的放置不够系统规范，导致档案放置有些混乱，尤其是取用档案之后，对档案的归还，存在个别人员归档没有放回原位的问题，还存在并未及时按照规范来进行档案使用记录，一定程度影响到实际档案管理工作[2]。最后，检测实验室部分档案管理人员在实际档案管理过程中，进行档案整理时，标签填写信息不够完善清晰，比如，在档案整理时大多仅仅写上“气相质控”，鲜少对质控的时间与项目进行标注，从而一定程度制约了档案管理工作。

2 检测实验室档案管理工作实践措施

2.1 规范档案收集工作

检测实验室档案管理工作实践，首先需要规范档案收集工作。具体而言，档案的收集，即相关档案管理人员通过相关收集方法与制度来收集部门与个人手中的技术资料档案与动态个人档案信息，而规范档案收集工作：①需要了解检测实验室档案的形成规律，即第一手原始资料，并掌握主动权去收集各项资料数据，利用多种检测手段来将原始数据转换为监测报告，只有了解检测实验室档案的形成规律方可掌握档案形成的数量与质量标准，能够促进相关档案管理人员主动去收集档案资料，确保档案资料的完整性与系统性[3]。②相关档案管理人员可协助检测部门来完善相关工作，如检测材料的形成、整理与归档等，以确保后续检测档案收集工作能够顺利开展，因此相关档案管理人员需要在检测工作开始的过程中起到协助作用，并且还需对各项检测的特点、进度以及所形成的材料等情况进行调查与了解，检测部门与档案部门需拟定各检测项目档案，并且需要形成大纲以作为依据，便于检测材料的形成、整理以及档案资料的收集工作。

2.2 规范档案记录工作

检测实验室档案管理工作实践过程中，为提升档案管理的水平，还需规范档案记录工作。检测档案，主要是指技术记录，涉及到各类原始监测记录，以及监测报告、申请单与达到质量、过程参数标准的活动。另外，技术记录涉及到众多信息内容，如监测环境、项目、使用标准、样品的状态与类型、监测日期与相关人员等，每一项记录的信息内容，都需要进行标记并确定编号具有唯一性，而针对监测报告，需要进行特定任务分类标识、之后相关档案管理人员可根据具体的记录类型来分门别类地建立相应的档案，在通过非标准方法进行检验的过程中，需和委托方进行协商，共同确定且形成相关有效文件。

另外，对于仪器设备的档案信息内容，对其进行记录需确保事事详细，包括仪器设备的购买、使用与报废，确保档案内容能够完整，同时编号需确保具有唯一性。此外，相关档案管理人员需要对供应商名单进行记录，需对供应商进行调查与评价，以挑选合格的供应商，将其纳入到相关档案中，包括仪器的名称、供应商资质、产品质量评价以及相关联系人与联系方式[4]。除此之外，实验室检测中需要重视量值溯源，对仪器设备进行详细记录与保存，包括对仪器的校准与检定、检测方法与样品处置等，需要对其进行控制、记录与归档保存。

2.3 规范档案管理人员

提升检测实验室档案管理水平，需要规范档案管理人员。近年来，人力资源的重要性越发凸显，但档案管理质量与水平的高低，最关键的因素便是档案管理队伍的能力与素质，其是否能够科学、合理地管理与利用档案资源，而当前对检测实验室档案管理提出更高的要求，实则是对档案管理人员提出高要求，需要确保相关档案管理者具备业务管理素质、责任意识等，在工作实际中能够严格按照规范要求来对档案资料进行管理。因此，相关人员需要加强培训与学习，不断加强档案管理能力。