体育系统电子档案在体育工作中的应用

宋婷婷

我国作为体育大国，体育事业一直保持着较快的发展速度，而随着体育事业不断发展，对体育档案管理工作的要求也不断提高，体育系统赛事档案尤其是电子档案在体育赛事活动中发挥着越来越重要的作用。秦皇岛市作为中国唯一一个成功举办过亚运会和奥运会的地级城市，体育系统赛事档案尤其是电子档案在赛事过程中起着至关重要的作用。本文以2018年秦皇岛国际马拉松锦标赛为例说明体育系统电子档案在体育工作中的应用。

一、体育系統电子档案的作用日益明显

体育系统赛事档案是指重大体育活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、声像、电子文件、图册、标志性实物等不同载体形式的历史记录，包括体育赛事的策划、筹备、举办、总结等各个发展阶段。随着计算机技术的普及，网络技术的迅速发展，档案载体也由纸质形式逐渐转化为电子档案形式，电子档案在档案管理中的优势更加明显。

作为重大赛事的历史记录，真实记录了相关重大体育赛事在赛事策划、筹备、举办、总结等发展过程的全部信息，加之现代技术的不断发展，赛事过程中所形成的档案更加直观，更具有说服力，其真实性、可靠性强。依据体育赛事档案，工作人员在协调各部门工作，总结相关重大体育赛事举办经验，制定赛事相关工作计划，解决各类赛事参与者信息需求等问题过程中少走弯路事半功倍，更好地为参赛运动员提供周到、细致服务，提高参赛者满意度。同时也加强了社会各界对档案的认知度，提高档案工作社会贡献度。

二、赛前部署高效有序

2018年秦皇岛国际马拉松暨全国马拉松锦标赛于5月12日举办。依据赛事要求，2018年初，查阅前几年马拉松赛事电子档案资料，参考之前马拉松赛前准备工作，赛中运营工作及赛后收尾工作。对重点工作、难点问题、关键环节及重要时间截点作出部署，在总结历年办赛经验的基础上，制定《2018年马拉松总体工作方案》《目标责任分解表》《倒排工期表》开展工作。

在连续几年成功举办马拉松的基础上，秦皇岛市体育局借助电子档案，掌握有效数据，制定合理的路线。本届国际马拉松的起点为承办过奥运赛事的秦皇岛市奥体中心，途径滨海大道、绕北戴河海滨风景区，再折返起点，赛道为秦皇岛最美的沿海风景线。

依照惯例，对接相关部门，赛前每天查询天气预报、空气湿度情况、更新比赛信息、制作开幕式方案、对接招商公司、运动员落位图、海拔图、修订赛道布置方案，召开秘书部工作会，组织全市相关部门参会研讨马拉松事宜。同时起草撰写马拉松赛事工作相关文件和文字材料，向总局、省局、组委会、市政府汇报马拉松阶段性工作开展情况。5月1日完成了秩序册、服务手册等编印工作。

大型赛事中体育电子档案的应用，为新一期赛事的举办提供了良好的指导作用，依靠这些赛事档案，节省了赛前大量时间，为赛事实践演练争取更多的宝贵时间。

三、赛中服务让社会效益显著

2018年国际马拉松锦标赛，为了更好地服务参赛运动员，启动了“创新办赛”的理念活动。在秦皇岛市体育局大型体育赛事档案记录中，收录了历届大型比赛的服务模式、服务方式、特色亮点、裁判员培训、志愿者选拔的信息记录。

秦皇岛市体育局一方面对每项工作进行了认真梳理、研究和对接，制定了定人、定岗、定责、定时的工作方案。另一方面在往届已有的服务基础上，大胆创新。自4月7日—12月31日，对报名成功的全程马拉松运动员实施本市景区、景点门票免费的优惠政策。将饮水、饮料站自30km后，改为每1km设置一个饮水、饮料站，这在国内马拉松赛场上是唯一的;继续加大补给力度，赛道补给点在往年配备香蕉、面包、小番茄、补液盐、糖块、水、饮料、巧克力的基础上添加能量胶补给与赛后啤酒，充分与国际接轨，帮助跑友尽快恢复体能。充分的参赛补给与热情浓烈的旅游政策得到了广大参赛运动员的一致赞誉，马拉松大赛前与交管部门沟通，并查询电子档案记录，临时调整公交运营路线12条，为出行不方便的大众提供便利，此次马拉松大赛为推介秦皇岛，宣传秦皇岛起到了很好的社会效果。

四、赛后加强体育系统电子档案管理

（一）建立健全电子档案管理制度

建立健全科学的档案管理制度对大型体育赛事的指导、服务工作意义重大。一是制定明确的档案管理人员岗位管理制度。档案的收集、保管、利用要有专人负责，明确工作人员的职责范围，做到职权分明。二是结合各体育部门的具体情况，制定相应的各项具体管理制度，如各体育部门要制定体育赛事档案收集、整理、利用制度以及体育赛事电子档案管理实施细则等。赛后及时收集，确保档案齐全完整，并进行规范整理。

（二）实现体育电子档案信息化

档案信息化是在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。不断适应数字环境下档案活动的发展变化、提升档案管理水平和服务效率，最大限度地满足社会档案需求，从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。

体育赛事档案具有很强的应用性和时效性。因此，对已归档的传统纸质体育赛事档案要尽快数字化，对收集归档的体育系统电子档案按照电子文件的管理方法进行管理。最大限度地实现体育系统档案的信息化，实现资源共享，更好的服务现代体育赛事活动。在推广重大体育赛事过程中，这些电子档案真实的再现了赛事过程中所发生的各种激励人心的场景。富含人文气息的开幕式和闭幕式，凝聚赛事理念的会徽、吉祥物，参赛者的不畏艰难、奋勇拼搏，志愿者的无私奉献，其他工作者的一丝不苟等等，都成为宣传赛事、扩大赛事影响力的有利武器。

（三）提升档案管理人员的业务素质和能力

档案工作是一项业务性较强的工作，电子档案的保管，应有专人负责。尽量挑选政治素质好，具备一定体育赛事服务经验的人员从事这项工作。档案管理人员的业务素质和业务能力直接关系到档案管理工作的水平，因此采取多层次、多渠道、多形式的方法，对档案管理人员进行体育电子档案管理知识的相关培训，进而提升业务水平。同时，档案管理人员应具有责任精神和敬业精神，在工作中树立超前意识，主动摸索档案管理工作的规律，优化电子档案管理工作，不断提高体育赛事的电子档案服务水平。

（四）加强对电子档案的保管

由于电子档案独有的特点使其保存的时候与纸质档案有所不同，主要是指对于硬件载体的安全保管。不仅要求对档案的操作合理规范，而且需要国家加大投入力度，制定相应的法律法规，采取积极有效的措施加强对电子档案文件保护，有效地延长其寿命。

1、实行备份制。每套体育系统电子档案均按要求实行备份制，一式三份，使用光盘或硬盘，有条件的可以实行异地备份。对所保存的电子档案载体，必须进行定期检测和拷贝，每年进行一次抽检，以确保电子档案信息的可靠性和安全性。

2、加强病毒防范。保存体育系统电子档案的电脑最好是单机，不联外网，防止病毒入侵。同时加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的盘不带病毒。

3、掌握信息修复技术。如信息一旦被破坏和污染后的恢复和抢救措施、计算机病毒技术、数据库修复技术等。

4、加强安全设施设备建设。保管体育系统电子档案的库房应安装闭路电视监控系统、红外感应系统及其他类型的视频监控装置。库房门应安装门禁系统及防盗感应装置，有条件的应安装高技术含量的防介入报警系统。同时安装温湿度调控和防电磁等设施，各种设施设备要定期检查与维护，保证运行状态良好，确保档案的安全。

体育系统电子档案的应用前景是广阔的，我们应当在这条路上不断创新和优化，实现档案工作水平的不断提高。

（作者单位：秦皇岛市体育局）