高校合并背景下积压档案整理的重要性及对策

张婷

高校合并实现了教育资源的重组和完善，单一性学科逐渐向复合性学科转变，从而实现了文理相互渗透、理工相互结合，办学方式趋向综合化、多样化，学校资源高度共享和办学质量大幅提高，利于传播科学、人才培养、创新知识和创造价值。历经多次校校合并，使得教育资源、教育结构得以优化调整的同时，也给档案管理工作带来了巨大挑战，其中最为关键的难题就是档案积压问题。本文以贵州大学为例，拟通过贵州大学的“个例”来论述积压档案这一主要问题，以期引起不同行业档案管理和工作者的共同关注。

贵州大学是一所具有悠久历史的重点综合性大学，创建于1902年8月，历经贵州大学堂、省立贵州大学和国立贵州大学时期。1993年，贵州大学与贵州人民大学合并;1997年，与贵州艺术高等专科学校、贵州农学院、贵州省农业管理干部学院合并;2004年，與贵州工业大学再次合并，从而构成现在的贵州大学，并于2018年2月，正式成为部省合建重点大学。经历反反复复的院校合并，多年来未经整理的档案随之迁入新组建大学，包括原职业技术学院、原煤炭工业学校、原农业管理干部学院、原贵州工学院、原经济干部学院、明德学院等相关档案资料。这些未经整理的档案资料不仅包含有大量教职员工的个人档案信息，而且涉及可以展现学校发展历程的珍贵历史资料。然而，由于档案长期积压，使得这些珍贵历史资料得不到有效利用，不能充分发挥历史价值，很大程度上阻碍了档案工作的有序开展。基于此，本文在对贵州大学经历多次校校合并的实事基础上，深入剖析出现积压档案问题的缘由，指出开展积压档案整理和开发利用的重要意义，最后提出相关规避措施或指导意见。

一、积压档案整理的重要意义

（一）学校历史文化传承和延续的关键纽带

积压档案承载着高校文化传承和发展的关键纽带。文化传承是高校保持自身发展与持久吸引力的基础，其所表现出来的人文精神与思想内涵的重要性不言而喻。贵州大学现存积压档案是在办学过程中形成的宝贵历史记录，是在党政管理、教学科研、基建、出版、财会等活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等形式的真实记载。积压档案中的照片档案，真实记录有关学校重大历史事件、对外交流、校园活动、校园风景、领导关怀等方面的情形;教学档案，详细记载了学校的教学理念发展和转变，以及教学研究成果，很大程度上可以彰显学校办学实力和人才培养模式与质量;科研档案，其作用一方面可以规范科研活动，为后人攻克科研难题提供文献参考，另一方面体现着学校浓厚的科学研究氛围，记载着学校科研工作取得的丰硕成果等。因此，积压档案不仅是传承和延续学校文化的重要基础，而且可为学校科学发展提供重要的历史借鉴和内生动力。档案资料的完整和全面是学校历史得以客观、真实传承的关键，科学有效地管理积压档案，可以促进学校文化可持续发展，塑造高校形象，扩大学校的社会影响力，增强学校竞争力，保持并发扬其文化特色。

（二）馆藏资料丰富和档案资源潜能释放的重要途径

档案整理工作，就是将处于零乱状态和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序体系的过程。积压档案是档案管理工作的重要组成部分之一，对积压档案的科学整理和开发利用，有利于高校档案资源的有效管理和馆藏资料的丰富与完善。贵州大学是贵州省唯一的部省合建和“211工程”重点建设大学，已有百余年的办学历史，蕴含着深厚的历史文化底蕴和独特的文化气息与丰富的物质文化遗产。然而，由于学校发展历程中经历多次的合并重组，部分档案资料被拆分出去，比如一些民国档案现保存于贵州省档案馆、南京第二历史档案馆等。有的档案则因未及时归档而流失，比如原贵州工业大学、原贵州职业技术学院等相关档案资料。同时，贵州大学自1958年恢复办学及合并重组以来，各类档案资料归档率不高，例如艺术学院（2007届之前）、职业技术学院以及继续教育学院（2004年至今）的教学档案，以及原贵州农业管理干部学院（1997年之前）、原贵州工业大学（2004年之前）、贵州大学南北校区（1997年至今）和1997年之前大部分学生的学位证书发放清册等等。

2018年3月，贵州大学档案馆计划开展实施积压档案整理工作，5月初积压资料整理工作正式启动。截至2018年12月底，组织完成4151卷积压档案资料的整理、立卷、装盒。其中，原职业技术学院文书档案499卷、教学档案951卷、科研档案13卷、财务档案6卷、基建档案2卷;原农业管理干部学院文书档案461卷、教学档案535卷、科研档案4卷、财务档案35卷、基建档案16卷;明德学院文书档案181卷、教学档案168卷、财务档案2卷、基建档案2卷;原煤炭工业学校文书档案222卷、教学档案939卷、财务档案87卷、基建档案28卷，这些珍贵的历史资料，极大地丰富了贵州大学档案馆馆藏资料，为历史资料查阅和开发利用提供了坚实保障。

（三）学校内涵式跨越发展的重要基石

利用积压档案信息资源做好档案编研和开发服务工作，可以更好地传达高校办学精神，营造浓厚的校园文化氛围，从而大大增强学校的文化自信。积压档案中包含丰富的校史资料，能为校史年鉴编纂工作提供丰富而珍贵的原始材料。例如，贵州大学《贵州大学史话》《档案日活动宣传资料汇编》《贵州大学年鉴》等的出版，主要得益于大量档案资料的支撑。另外，贵州大学档案馆利用声像档案为学校申报文物保护单位提供了最为重要的8张历史照片，为学校校园文化建设以及学校文化的大繁荣、大发展起到促进作用。档案资料的科学整理和深入开发，不仅能进一步丰富学校的物质文化遗产，更好地彰显学校历史，激活文化内涵，而且能使广大校友获得归属感，使师生产生自豪感、幸福感，从而加深校友及师生对学校的热爱和关注，增强师生对学校的责任感，深化其爱国爱校的人文情怀，进而推动学校各项工作不断向前。

二、档案积压现象规避的可能途径

（一）增强档案工作的责任感和使命感，坚定文化自信

党的十九大报告明确指出：文化自信是一个国家、一个民族发展中更基本、更深沉、更持久的力量。坚定文化自信，推动社会主义文化繁荣兴盛是新时代的主要目标之一。高校文化是贯彻落实国家文化强国战略的重要抓手之一，而档案资料是高校文化建设的重要组成部分。作为新时代的档案工作者，应将增强档案工作的责任感和使命感作为己任。高校档案的移交骤增存在规律性，这就要求不断提高档案工作的制度化、规范化、科学化水平。贵州大学档案馆新修订了《贵州大学各单位档案材料归档范围和保管期限表》、《贵州大学班级档案管理实施细则》，要求各归档单位兼职档案人员认真学习与研究档案专业知识，熟悉部门以及单位工作职能与要求，做好归档材料的整理工作。同时，在制度中明确了具体的归档时间节点与归档期限，以及逾期归档应采取的措施，从而预防档案积压现象的反复出现。

（二）努力提高档案工作者业务能力和水平，强调人才优先

随着信息时代的迅速到来，档案的载体形式和形成方式越来越趋于数字化，档案管理工作日益复杂化、专业化，档案服务工作呈现多元化、数字化、高效化，这就要求档案工作者要通过不断地学习，借鉴先进的档案管理经验，提高自身业务能力和技术水平。为此，贵州大学档案馆针对每一位新进档案人员，长期坚持派出前往四川雅安档案学校进行专业档案培训，深入系统地了解和掌握档案学的业务知识，提升自身业务素质。另外，每年组织人员外出学习、调研，并在馆内设置图书阅览室，购买专业书籍供大家学习，提升个人专业素质。同时，为激发档案人员学习潜能和提高业务水平，积极鼓励撰写研究论文，申请科研课题，在实际工作中探索未知，增强创新能力，提升研究能力和专业技能。针对兼职档案人员，档案馆定期开展业务培训，由具有丰富档案工作经验和能力的档案人员进行指导，帮助其提高档案管理意识和人员素质，严格执行档案整理相关规范，按时完成档案资料移交，提高工作效率。

（三）切实提高档案管理与服务意识和质量，坚持服务为主

档案意識是指人们对档案和档案工作这一客观事物的主观印象， 也就是人们对档案的性质和价值的认识， 对档案工作的性质、地位和作用的认识。高校档案工作者作为学校档案工作的主要力量，档案意识的树立尤为重要，正确理解档案的重要性和科学价值，能够从更深层次探索档案资料中蕴含的丰富内涵，从而更加有效地研究和利用档案资料。除了对档案资料进行挖掘开展科学研究外，档案资料的另一重要功能即查询和服务，所以服务观念就成为档案事业可持续发展的重要基础，档案工作者要不断提高自身服务意识，积极主动分析预测不同类别档案使用者的需求，及时整理相应档案信息，提高服务满意度，让档案工作的改进与社会发展同步。比如，2004年，贵州大学与贵州工业大学合并，档案馆及早地研判了校校合并后可能出现的大量查档需求，提前准备好学校相关合并文件资料，从而及时高效地为师生提供了档案服务工作，成效明显。此外，仍需加强宣传力度，提高人们对档案的重要性及档案工作的关注度，积极参与档案工作，自觉地收集资料，及时归档。截止目前，贵州大学已举行了五次国际档案日宣传活动，向学校师生发放档案资料，普及档案知识，发展档案文化，取得较好效果。

（四）加大档案资料保护和开发利用投入力度，推动创新发展

以高校合并为例，随着高校合并重组，新组建高校师生人数大幅增加，档案资料数量、类别等也会随之骤增，势必就要求档案工作者的人数增加、档案管理和日常服务设施改善。例如，贵州大学档案兼职人员新增设至约100名，并对他们进行较为系统的专业培训，能按照要求和标准完成档案的移交、收集和整理工作，从而有效避免出现档案积压、损毁或遗失等现象。另外，制订了兼职档案人员岗位职责，将各直属部门档案管理工作完成情况纳入目标考核。

进入新时代，档案信息化的发展对服务方式、服务效率等方面提出了更高要求。为此，必须通过增加新设备的投入和改善档案保管、服务环境来适应时代潮流。贵州大学原档案馆所在库房面积较小，极大地影响档案的分类保管及利用服务。2019年初，档案馆搬迁至新校区办公楼，极大地改善了档案整理、分类保存及服务条件。新馆面积约7000平方米，设置了专用库房，配置有库房门禁系统、温湿度自动控制系统、监控系统、档案密集架等设施设备，为档案安全提供了强力保障。档案办公服务条件也得到改善，大大提高了学校档案管理部门和立卷归档单位的工作效率，使档案在更广阔的范围内实现资源共享，更加充分地发挥和体现了档案的作用和价值。此外，为了加快档案信息化建设，开展高水平的档案管理工作，贵州大学档案馆加快档案管理信息化建设步伐，启动了馆藏资源管理系统定制开发工作，完成了虚拟式环境部署、电子文件元数据方案和电子公文交换与档案管理系统接口方案制定，以及新开发系统的第一轮功能测试、意见反馈等工作;启动了综合档案数字化外包招标前的准备工作，不断提高档案管理的现代化水平，逐步实现档案信息化，保证数据的安全与系统稳定运行。

三、档案积压的解决措施

积压档案问题的处理，通常可以采取内部集中整理和业务外包两种方式解决。内部整理即部门内部成立专项整理小组，分门别类地对积压档案进行整理。业务外包是指企业整合利用其外部最优势的专业化资源，从而达到降低成本，提高效率，充分发挥自身核心竞争力和增强对环境的迅速应变能力的一种管理模式。将次要的、非核心的辅助性业务以合约的方式承包给承包机构来完成，它们可以利用其专业化、程序化的优势，高效率地完成整理工作。但考虑到档案工作的安全性、机密性，贵州大学档案馆积压档案的整理均采用内部集中整理的方式加以解决。

为此，档案馆成立了积压档案专项整理领导小组，由具有正高级职称的专业档案人员担任组长，副高级职称专业档案人员担任副组长，负责组织协调、标准制定、监督检查等工作。根据积压档案形成的特点和规律，保持文件之间的历史联系，以档案资料的管理和利用为目标，结合实际情况研究制定切实可行的工作方案和计划。制定了《积压档案整理指导手册》，使整理工作有据可依，有章可循。小组成员主要由综合档案室专职档案人员担任，兼职档案人员辅助配合。另外，考虑积压档案整理的目标和任务，以及档案整理人员专业能力参差不齐的现状，整理工作启动前期，对人员进行专项培训，通过实际操作演示、授课等方式，详细说明整理方案、操作要求、具体标准等。在以上准备和筹备工作基础上，针对积压档案资料进行了全宗分类、全宗内档案的分类、组卷、案卷的排列等工作，并同步启动系统录入工作。

注：基金——贵州省教育学会档案工作研究会科研课题“贵州大学馆藏基建图纸档案数据库建设研究”（GGD201901）

（作者单位：贵州大学档案馆）