数据时代企业电子文件鉴定工作研究

孔明月

鉴定工作一直被认为是档案工作的“关键一环”，决定着档案的“存亡”。尤其是在计算机技术、网络技术不断发展的数字时代，电子文件迅速崛起，其多变性、易逝性、信息和载体的可分离性、对计算机的依赖性等特点对纸质文件鉴定理论造成了巨大冲击，电子文件鉴定已成为亟待研究的重大课题。企业信息化的不断推进，使得办公逐渐实现自动化、电子化， 大量的电子文件出现，成为新的主体。如何在海量数据中发现具有价值的数据成为新环境下面临的首要问题。企业电子文件管理业务内容包括收集、整理、鉴定、归档、保护、检索、提供利用等方面，这些业务环节在文件生命周期整个过程中都发生了一些改变。鉴定工作作为档案管理的核心组成部分，无论是在理论还是在实践中，都有着重要的意义。我们对档案鉴定的研究也在不断前进。特别是在数据时代，网络与信息化技术的发展的新环境下，使得对电子文件鉴定的研究不断升温。企业实践活动产生的电子文件同样需要鉴定其留存。企业内部的电子文件对于企业盈利具有一定的推动作用。随着新技术的应用，企业应对电子文件的鉴定有新的认识，以推动企业档案工作的有序进行，最大限度发挥电子文件的价值。

一、企业电子文件特点及鉴定工作现状

1.企业电子文件特点

电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于各类载体中，依赖计算机等设备阅读、处理并可以在通信网络上传递的文件。随着企业信息化数字化的不断发展，企业电子文件基本具有大数据的特征。首先，企业在长期的科研、生产、经营活动中，使海量数据汇集到一起，电子文件的数据量庞大。其次，企业电子文件类型多种多样，涉及多个门类，包括：文书档案、基建档案、科研档案、产品档案、设备档案、声像档案、照片档案、会计档案和人事档案等。此外，电子文件所赋予的价值越来越高，能有效保护档案原件不被损害并且可以通过数据分析重现企业当时的实践活动，推动企业智慧化决策。越来越多的电子文件出现在办公领域，传统档案将逐渐淡出人们的视野。档案工作的重点逐渐由注重实体保管转向虚拟网络保管。

2.企业电子文件鉴定工作现状

在网络科技数据高速发展的新环境下，鉴定工作比以往地位更加重要，电子文件的鉴定工作成为整个文件生命周期所有业务活动的核心环节，是其他业务活动的基础。鉴定工作同时也决定着文件的“保管”与“处置”，电子文件的保存数量以及电子文件的保管期限。如果没有鉴定工作，根本谈不上电子文件的保留并归档转化成电子档案，其他工作也失去了存在的物质基础。在企业中，坚持以经济效益为中心，因此，企业中的各个部门以及工作都需要考虑到成本的问题。档案工作作为企业的有机组成部分，也需要发挥自己的独特价值为企业谋取最大效益。企业电子文件的鉴定工作在某些程度上决定着企业科学决策的进行。然而，企业现阶段的鉴定工作相对落后。鉴定理念不革新，鉴定工作得不到重视，工作人员缺乏责任，观念落后，技术水平的局限性这些因素都导致了保管过程中“存而不鉴，鉴而不毁，玉石混杂”，造成电子文件数量激增，管理成本上升，档案工作效率低下，企业发展会受到一定阻碍。

二、企业电子文件鉴定工作中的挑战与瓶颈

1.电子文件鉴定的安全与隐私面临极大的挑战

隐私保护问题与电子文件的信息安全是开放的数据环境下所发展出来的新命题。在传统的条件下，鉴定的目的是区分出有价值的档案，确定其保管期限，以便利用时能及时满足需要。传统的鉴定工作在一定程度上节约了文件的存储空间以及成本。但是在以数据智能为主导的新环境下，随着“云”技术的出现，电子文件的存储并不是问题，存储空间以及存储成本都有所降低，对于企业获得效益有重要帮助。然而，随着计算机、数据的不断流入，电子文件的利用渠道也趋于多样化，这对于电子文件的安全与隐私问题无疑提出了挑战。电子文件作为企业业务活动的原始记录，如果不注重其隐私保护以及信息安全，就会造成对企业员工、企业合作者、企业本身的信息泄露，企业内部数据的泄露，会给企业带来巨大的危难，电子文件所面临的安全风险系数增高，对于信息泄露所带来的危害控制难度也将加大。

2.电子文件鉴定对技术水平提出更高要求

为谁鉴定”“由谁鉴定”和“如何鉴定”贯穿着鉴定工作的始终。信息技术的发展使得传统鉴定在为谁鉴定、由谁鉴定、如何鉴定三个方面发生了变化。尤其是如何鉴定这方面。新环境下，企业电子文件的数量持续加大，越来越多的电子文件出现在实践领域，这必然导致企业工作量的加大，鉴定工作的工作量也会倍增，传统的鉴定模式将无法适应新的节奏。因此，面对海量的电子文件，鉴定方式必然会发生转变。鉴定方式的创新改革有赖于技术水平的高低。企业具备先进的技术水平，就可以依据企业信息化进程，选择适当的鉴定标准，设计开发出可以自动鉴定或者批量鉴定的软件或程序，节省人力物力财力，节约成本，促进经济效益的发展。

3.电子文件价值多样复杂难以分辨

企业电子文件的价值难以判定导致了企业鉴定工作的落后。在企业中，不同利用者的不同需求就会造成电子文件对这个部门有益处，而对于其他部门无用处，这就会造成无法准确确定电子文件的真正价值。电子文件本身的内容也会导致电子文件的价值呈现出多样性。对于科研技术类的企业，其电子文件产生的价值，对于科研部门就产生科研价值;对于办公室行政管理人员就产生文书价值或业务价值。不同性质的的电子文件所具有的价值不同，一份电子文件也可能同时具备经济价值、文化价值、科学价值、史料价值等等。此外，在电子文件时代，对企业档案价值的鉴定还要从其生成过程和加工的过程考虑其内容的完整性、真实性、可靠性、可用性、可识别性等。其价值的多样性要求鉴定工作在实际中要考虑全面，同时也要做好电子文件价值的评估分析，考虑好优先等级，是一项情况复杂极具挑战的工作。

4.电子文件工作者缺乏鉴定意识、缺乏责任感

电子文件的日益增长，使得人们对于电子文件的需求越来越精准，鉴定工作显得尤其重要，然而，在我国现行的档案工作中，鉴定工作的状况并不尽如人意。在企业中表现尤其突出。在实践过程中我们不难发现，许多企业内部档案管理部门只有一位档案管理者，有的企业可能是其他部门兼任管理，一些小规模企业甚至没有设定专门负责档案工作的部门。档案管理者的专业能力我们暂且不考慮，企业内部只设置少量管理档案的人员，可想而知其任务繁重。整个企业档案的业务活动都需这些少数工作者完成，更何况具有难度的鉴定工作。鉴定工作也只是按照收集过来的文件全部保管，而没有充分考虑电子文件的真实价值。这无疑加重了企业档案管理的难度，造成不必要的资源浪费，企业的成本也会提高。企业对于档案的认识不充分，对鉴定工作的不重视，加大了企业电子文件鉴定工作的难度。由于对于电子文件鉴定工作缺乏专业全面的意识，许多企业的档案室都是“重数量、轻质量”，许多无用的电子文件没有及时清理，这在一定程度上会造成电子文件利用的查找困难，导致资源浪费。鉴定工作的风险十分巨大，如果鉴定发生错误，就会造成对工作者本人、整个企业的损失。因此，大多数工作者畏于担责，直接选择全部保存，导致许多期满的档案未进行及时的销毁，积压严重，这种现象在企业中十分普遍。对于企业鉴定工作，没有专门的存毁标准，工作人员观念落后，使得鉴定工作举步维艰。

三、基于国内外鉴定理论对企业鉴定工作策略思考

1.企业制定规范的鉴定标准

实践是档案鉴定的最高标准，企业鉴定工作应牢牢抓住具体实践，从实践中获得正确的鉴定认识。根据实践活动并结合企业内部条件制定必要的标准规范可以促进鉴定工作的发展。在以数据为主导的新环境下，需要对电子文件的安全、隐私保护充分考虑，并对其中的因素进行评估。首先，制定企业文件隐私保护标准。隐私标准的制定应充分考虑哪些文件可能存在隐私侵犯风险，哪些部门的文件应重点保护，还要明确可能涉及的隐私有哪些，这些隐私会对哪些主体造成损害。通过制定隐私标准，定为重点保护的文件，确保其隐私得到保护。其次，制定安全信息保护及评估标准。要规范电子文件利用途径，确保文件的安全。企业鉴定工作要综合考虑文件存储、文件利用渠道、系统安全等方面，制定安全保护标准，定期从文件内容、软硬件存储环境、系统安全性等角度对电子安全评估，确保鉴定工作的有序进行。

2.提高企业技术水平建设自动鉴定系统

技术水平的高低在一定程度上決定着鉴定水平的高低，技术水平也是鉴定工作积极创新发展的物质基础。在电子文件高速增长的今天，如果不能有效解决大量电子文件的价值判定，就会造成企业的资源浪费，企业的成本增高，员工的工作量以及工作难度都会加大。因此，面对海量的电子文件，直接鉴定法将无法适用。企业应根据实际情况选择适当的鉴定方法，做好元数据管理，开发设计出可以“批量处理”或自动鉴定的软件程序，由工作者将适用的鉴定理论或者方案嵌入所开发的软件系统中，依托计算机系统进行自动识别和智能化鉴定。例如职能鉴定法、宏观鉴定法在企业电子文件鉴定中仍然适用，可将其作为基础理论编入系统。可以采取系统捕获文件、抓取文本信息、进行特征匹配等方式对电子文件开展智能鉴定。这将极大推动企业生产的效率，推动企业档案工作的发展，更好的配合企业其他部门以获得经济效益。

3.革新工作人员观念科学认知电子文件价值

在企业实践活动中，电子文件价值鉴定的影响因素关键在于工作者对于所产生的的电子文件的科学全面认知。然而，对于目前的档案工作人员来讲，全面认知电子文件的价值的观念和能力仍然有所欠缺。这就要求档案工作者在不同阶段考虑不同的情况。文件双重价值论指出，公共文件的价值分为第一价值和第二价值，第一价值是对原机关的原始价值，它是指文件对形成机关工作事务的有用性，分别体现为行政管理价值、法律价值、财务价值和科技价值。第二价值是对其他机关与个人利用者的从属价值，它是指文件对形成机关以外的其他利用者的有用性，包括证据价值和情报价值。因此，在进行电子文件鉴定时，既要考虑对产生电子文件业务部门的原始价值，也要考虑对社会利用者的第二价值。在电子文件鉴定时既要考虑对其内容鉴定，也要考虑对其技术鉴定，要保证电子文件的真实可靠性，这就是双重鉴定思想。对于一份电子文件也要对具有的不同阶段价值进行精准的考量;要全面考虑电子文件对多元主体的不同价值。因而，企业应在单位内部设置鉴定专员，建立完整的电子文件人员管理体系，定期开展员工专业能力培训，学习先进的档案理念，革新旧观念。要培养工作人员对电子文件价值判定的系统性科学性，形成一整套完整的鉴定方案，从而结合技术设备给予科学合理的鉴定。

4.扩大鉴定主体总结工作经验

在充分尊重档案鉴定原则的前提下，各企业单位在具体鉴定工作中需要提前制定出相应的宏观规划。对于实践中的鉴定工作应基于政策制度的支持。加强企业的顶层设计，建立社会角度的鉴定方式，形成一种自上而下全单位鉴定的模式，将鉴定主体扩大化，将微观鉴定融入到企业生产经营中，减少企业鉴定工作的难度。同时，鉴定工作者应该善于总结鉴定工作的经验，在鉴定标准的要求下，明确不同部门不同性质档案的不同价值，确定其保管期限或处置，以避免和减少在实际操作过程中“尊重档案”而不“销毁”的现象，以发挥电子文件的最大价值，使企业良性发展。

（作者单位：河北大学管理学院）