基于计算机技术的党政机关办公自动化信息系统设计

王晓慧

（四平市劳动人事争议仲裁院 吉林省四平市 136000）

办公自动化信息系统主要依托于计算机技术对信息进行收集处理和共享，代替人力这些工作能够提高工作效率，获得更多的广泛的信息，减少人为因素的影响。利用这一系统能够加强党政机关各部门之间的沟通与联系，构建一个有效的政府信息网络，实现信息资源的共享。同时也能为管理层的决策工作提供重要的依据。根据党政机关工作的需求，办公自动化系统开展了系统管理、信息发布、档案储存、公共信息管理、信息安全设计等多方面的设计工作，主要应用于日常的公文处理、事务管理、会议管理、活动管理、文件审批管理等各项工作当中，改变传统的工作方式，提高办公效率。

1 党政机关对办公自动化信息系统的设计需求

1.1 系统需求

随着计算机技术水平的不断提升，我国在办公处理方面的自动化水平也越来越高。根据党政机关的工作需求，办公自动化信息系统呈现出了分布式结构特点。党政机关各部门的工作业务职能等并不相同，因此对办公自动化系统的设计需求也存在较大的差异性。其中最基本的便是要求办公自动化系统具备信息收集、传输、存储、处理等多项功能，能够有效地解决办公系统数据繁多、储存不便的各种问题。每个部门都需要独立的办公自动化系统，利用这一系统处理业务。而各部门之间必须要加强沟通与联系，实现信息的共享，才有利于各项业务的顺利推进，因此这一办公自动化系统还需要具有较强的联系性，构建数据共享平台，实现数据信息的共享，解决各部门信息孤岛的问题，也能为各项决策提供重要的依据，保障管理层获取的信息真实准确。根据党政机关的需求设计了办公自动化系统模型，这一模型能够满足党政机关各部门工作的需求，利用系统工作的分布来实现交流功能。在设计的过程中，还根据工作的需求，设置了系统的节点和权限，使用人员需要输入验证信息，通过验证后方可获取信息、传递信息。根据这一模型实现系统的构架，提高系统管理的工作效率。

1.2 系统构架

系统构架主要包括系统业务流程的规划设计和系统测试，充分考虑该系统在党政机关工作中应用的可操作性和安全性，并且和新技术相兼容，满足工作的需求。在系统业务流程规划梳理阶段，需要设计人员明确党政机关的各项工作之间的联系以及各工作模块之间的关联性，不断地优化业务系统和各个模块，以此来实现协同办公。在系统的基本功能设计中，加入了文件的自动收发记录和储存等多项功能，同时在电子文档查阅之前还设计了权限管理，利用权限形成对信息数据的保护屏障，保障办公自动化系统运行的安全性和稳定性。

2 基于计算机技术的办公自动化信息系统的组成部分

2.1 系统管理

系统管理这一部分是最中心也是最基础的构成部分，主要包括用户定义添加和子功能定义等多项功能，在系统运行的过程中，系统管理模块为用户提供最基础的服务，用户输入自己的验证信息，通过验证后登录该系统。系统管理将这一足迹记录下来，对用户的查阅使用进行实时跟踪，记录每一条浏览历史。同时系统管理中还设计了系统权限管理，不同的用户具有不同的权限，他们只能根据自己的权限查阅该范围内的文件，以此来保障党政机关文件的隐私性和安全性。而系统管理则需要充分考虑做功能的应用和发挥，捕捉系统运行的各项信息。系统工程结构图如图1所示。

图1：系统工程结构图

图2：数据传输结构图

图3

2.2 数据传输

数据传输技术是办公自动化系统最基础最主要的技术之一，它为该系统提供信息传输服务。在信息传输的过程中进行加密处理，保证信息的安全性，避免造成数据信息的泄露或丢失。计算机信息传输技术能够实现各个部门之间的沟通与联系，便于将采集到的数据信息分享到数据共享平台当中，针对某一数据开展研究讨论工作，并做好数据的分析处理，提炼出有效的信息，从而掌握该业务的主要动态，作出恰当的调整。此外，计算机信息传输技术还保证了远距离传输的及时性，打破了时间和空间的限制，提高了党政机关的工作效率。数据传输结构图如图2所示。

2.3 信息发布

信息发布是基于数据传输技术的一项系统功能，它主要是将收集到的数据信息发布在平台中，同时能够实现各类新闻会议等的通知，利用这一功能加强管理层和基层员工的沟通与交流，以便于工作的公开透明化。在设计信息发布这一模块时，设计人员需要充分考虑信息收集录入技术的应用，做好数据信息的筛选工作，根据信息的特点将其存储于不同的模块当中。

2.4 档案云储存

党政机关各部门在工作时所产生的公文文件都需要进行储存备份，便于决策以及今后各项工作的应用。因此在办公自动化机械系统中加入了档案管理模块，主要应用云储存，对工作中产生的档案文件进行备份储存和管理。不同的部门都拥有各自的档案数据库，而在整个系统中将各部门的档案数据库进行整合，构建了一个完整庞大的数据库，管理层在进行业务决策时，可以直接从数据库中提取该业务所涉及到的各项资料文件，通过分析文件研究数据做出决策，保障决策的客观性和全面性。办公室主任和档案管理人员需要做好档案的分析归纳工作，在经过浏览后确定档案的类型，做好归档处理，并设置档案的权限。公开档案用户可以随意地浏览查看，而保密档案用户需要提交申请，通过审批后才可查阅，保密级别越高，用户查阅需要准备更多的申请资料。通过设置权限来保证档案的安全性，提高档案的储存管理效率。

2.5 公共信息管理

公共信息管理部分定期发布相关新闻和党政机关的各类公告，首先是管理用户拟稿，每天公共信息人员都会将一些社会热点新闻、党政机关的公告等发布在平台中，而公共信息管理人员需要做好对稿件的审核工作，确保信息准确无误，通过审核后才能发布到系统当中，以供各个部门浏览查看。为了保障管理的规范性，在设计系统时，还对公共信息的内容格式等进行详细的规定，系统限制了内容的格式，使得发布的文章格式统一，便于管理。其次是在发布系统公告时，还需要做好公告发布的调用，加强公共信息管理工作，随时更新公告中的各项数据内容，使得公告的信息更加地及时准确。

2.6 系统安全

在设计系统时，还应当考虑到系统运行的安全性和稳定性，尤其是将办公自动化系统应用于党政机关中，工作内容包含了诸多机密信息，一旦泄露会造成严重的后果。需要做好数据的加密处理，防止外来病毒等的侵入，因此就需要设计人员提高对系统安全设计的重视程度。主要包括网络安全设计、软件安全设计和痕迹保留三方面的设计工作。在网络安全设计方面，由于系统是基于计算机技术设计运行的，因此很容易受到网络隐患的威胁。尤其是一些泛滥的网络病毒，系统漏洞等等都会造成数据的泄漏。开展网络安全设计，构建一个完善的网络防毒系统，建立防火墙，设置多重屏障拦截清除网络病毒，修补系统漏洞，同时还具有一定的反追查能力。能够捕捉到病毒入侵的IP 地址，实施反击，尽可能地减少网络病毒对系统的威胁。在传输数据中采用了加密处理和身份认证双重保障。在软件安全设计中，加入了密码安全、数据加密安全与用户访问日志等各项功能的设计，对用户应用软件形成一定的限制，以此来提高系统的安全性。保留公文流转的痕迹，掌握用户在登录系统后的所有痕迹，便于开展安全管理工作。如图3所示。

2.7 会议日程管理

会议日程管理主要是实现对会议计划的日常管理，包括计划管理，日程管理，计划回复等多项功能。在会议日程中应用这一功能，系统能够自动地存储会议日程中所产生的信息，并为用户提供所需的信息，便于用户开展日常会议管理，提高信息的应用效率。在会议的过程中，用户也可以应用该系统展现最新的会议信息，围绕信息进行分析探讨，而用户则在系统中进行恰当地调整，将最新的正确的信息储存于系统当中。

3 办公自动化信息系统在党政机关中的具体应用

3.1 定期发布信息

在实际的党政机关工作中，办公自动化信息系统主要应用于信息的发布，发布党政机关的各项要求通知以及各种公共信息。在这一平台中，用户可以围绕发布的信息进行讨论分析，谈一谈自己的看法。这一方式有利于加强各用户之间的沟通与联系，同时也便于管理层掌握基层员工的思想状态，调整工作结构，加强基层管理，充分发挥办公自动化信息系统的优势。

3.2 公文管理

公文管理主要是实现收文发文的管理，做好公文登记，送到相应的部门进行处理。根据实际工作的需求优化公安管理的流程，提高公文处理的效率。在党政机关实际的工作中，借助于办公自动化信息系统，能够提高收文发文的效率，根据公文的类型将其划分到不同的系统模块当中，由不同部门共同执行公文处理工作，解决其中存在的问题，节省一定的时间。公文处理完后，送到审核人员手中进行校对，做好登记、套头、编号、盖章等各项工作，然后实现文件的发放和归档，以此来提高公文管理的质量效率。

4 结语

总而言之，进入到信息时代，计算机技术遍及人们的工作生活当中，为人类提供更多便利的服务。而随着信息化步伐的不断加快，计算机技术也处于不断地更新中，传统的信息技术逐渐不再适用于社会发展的需求。在未来发展的过程中，办公自动化信息系统将朝着知识化管理、移动办公、人性化等多个方向进行综合发展，提高办公管理的水平，解决党政机关传统工作中存在的弊端。