供应链管理系统采购退货业务处理S

王沈桥 赵男男 张楚

摘要：供应链管理信息系统是集进、销、存、财务、决策分析于一体的综合性管理信息系统，由采购管理、销 售管理、库存管理和存货核算四个模块构成。本文针对供应链管理信息系统采购管理模块的采购退货业务处理， 以用友U8V10.1财务软件的软件环境，根据不同的采购业务的处理进度，结合具体业务实例，具体分析采购退货 业务的操作流程，有利于深入理解采购退货业务的操作原理。

关键词：供应链管理系统;采购退货;业务处理

一、采购退货业务分析

供应链管理信息系统是集进、销、存、财务、决策分 析于一体的综合性管理信息系统，运用先进的软件管 理方法，使进销存业务流程处于完全可视化、可控化的 状态，使企业管理者对于企业销售动态全面掌握，盘活 资金，实现业务活动的有效监管。供应链管理系统由 采購管理、销售管理、库存管理和存货核算四个模块构 成，采购活动是企业生产经营的起始环节，提供请购、 订货、到货、人库、开票、结算等完整业务流程。采购退 货业务是企业所采购货物到达企业或巳经人库后，因 为质量等因素而产生退货要求，对采购业务进行退货 处理需要视采购业务处理业务进度分情况进行处理。

采购退货业务是普通采购业务中可能会出现的附 加业务。 普通采购业务的处理流程为产生采购需求填 制请购单，签订采购合同录制采购订单，供应商向企业 发货，货物到达企业后完成到货单，清点货品办理人库 手续后完成人库单，供应商给企业开具发票，企业拿到 发票后填制采购发票，根据人库单和采购发票办理采购 结算，审核采购发票生成采购凭证，并对人库单记账生 成采购成本凭证。 采购退货业务发生存在货物到达企 业但尚未人库，或货物巳经办理人库但尚未拿到采购发 票，或货物巳经人库并拿到采购发票但尚未办理采购结 算，或货物巳经人库拿到采购发票并巳经办理采购结算 的四种情况要求退货，由于巳经在系统中完成的普通采 购业务进度不同，需要分情况进行不同的处理。

二、采购退货业务系统操作

基于普通采购业务的处理流程和采购退货业务发 生的进度环节不同，采购退货业务需要按照采购退货业务的发生环节分类进行操作。

1.货物到达企业，但尚未入库

例：4月8日X汽车制造公司向Z轮胎公司订购 1200条一级轮胎，4月10日货物巳到达X公司，X公 司在办理人库手续时发现其中的15条轮胎不符合一 级轮胎标准，联系Z公司要求退货，Z公司同意对不符 合标准的15条轮胎进行退货，X公司于当日将验收合 格的轮胎办理人库手续。

该业务属于货物巳经由供应商发给企业，并巳经 达到企业，但尚未办理人库时发生退货要求，需要按照 普通采购业务办理订单及到货手续后办理退货，按实 际人库数量办理人库，待拿到发票后按普通采购业务 完成后续处理，退货具体操作流程如下：

（1 ）录制采购退货单。在用友U8V10.1系统以4月 10日日期登录，选择供应链——采购管理——采购到 货——采购退货单——增加——根据退货信息录人退 货单——保存——审核退货单。

（2）录制采购人库单。在用友U8V10.1系统以4月 10日日期登录，选择供应链——库存管理——人库业 务——采购人库单一增加一根据实际人库信息填 制人库单——审核人库单该笔业务尚未取得采购发票，如在月末前取得采 购发票，则在系统中录制采购发票，根据采购人库单和 采购发票办理采购结算，之后对采购人库单在存货核 算模块进行记账并生成采购成本凭证，在应付款管理 系统审核采购发票并制单。如在月末仍未取得采购发 票，为保证账实相符，需要在月末对该笔业务的采购人 库单办理暂估记账，生成暂估凭证，根据所选择的暂估 业务处理方式待下月拿到发票后进行相应的处理。

2.货物已经入库，但尚未拿到发票

例：4月9日X汽车制造公司向Y油漆公司订购 2000桶白色车漆，4月11日货物巳到达X公司并办理 人库，4月12日X公司发现Y公司发来的2000桶油漆 中的10桶存在质量问题，要求Y公司办理退货，Y公 司同意对有质量问题的10桶油漆进行退货，X公司尚 未取得采购发票。

该业务属于货物巳经由供应商发给企业，并巳经 达到企业办理人库手续，还未收到采购发票时发生退 货要求，此种情况巳经在系统办理人库手续，需要录制 退货单及红字人库单办理退货，待拿到发票后按普通 采购业务完成后续处理，退货具体操作流程如下：

（1）录制退货单。在用友U8V10.1系统以4月 12日日期登录，选择供应链——采购管理——采购 到货——采购退货单——增加——根据退货信息录人 退货单——保存——审核退货单c

（2）录制红字采购人库单。在用友U8V10.1系统 以4月12日日期登录，选择供应链——库存管理—— 人库业务——采购人库单——生单——选择采购到货 单（红字）——选中此业务退货单生单——审核红字采 购人库单。

该笔业务尚未取得采购发票，如在月末前取得采 购发票，则在系统中录制采购发票，根据红蓝两张采购 人库单和采购发票办理采购结算，之后对红蓝两张采 购人库单在存货核算模块进行记账并生成两张采购成 本凭证，在应付款管理系统审核采购发票并制单。如 在月末仍未取得采购发票，为保证账实相符，需要在月 末对该笔业务的两张采购人库单办理暂估记账， 生成 暂估凭证，根据所选择的暂估业务处理方式待下月拿 到发票后进行相应的处理。

3.货物已经入库并拿到发票，但尚未结算

例：月13日X汽车制造公司向C灯具公司订购 1500只汽车大灯，4月14日货物巳到达X公司并办理 人库，4月15日X公司收到C公司开具的采购专用发 票一张，发票载明汽车大灯1500只，4月16日X公司 发现C公司发来的1500只车灯中的8只无法亮起存 在质量问题，要求C公司办理退货，协商后C公司同意 对有质量问题的8只车顶办理退货，该笔业务尚未进 行采购结算和货款支付。

该业务属于货物由供应商巳经发货到企业，企业 给货物办理人库手续，收到采购发票，还未进行采购结 算时发生退货情况，此种情况巳经在系统办理人库手 续，录制采购发票，需要填制采购退货单及红字人库单 办理退货，填制红字采购发票核减应付款，之后按普通 采购业务办理采购结算，结转采购成本并确认应付账款，退货具体操作流程如下：

（1）录制退货单。在用友U8V10.1系统以4月

16日日期登录，选择供应链——采购管理——采购 到货——采购退货单——增加——根据退货信息录人 退货单——保存——审核退货单c

（2）录制红字采购人库单。在用友U8V10.1系统 以4月16日日期登录，选择供应链——库存管理—— 人库业务——采购人库单——生单——选擇采购到货 单（红字）——选中此业务退货单生单——审核红字采 购人库单。

（3）录制红字采购发票.在用友U8V10.1系统以4

月16日日期登录，选择供应链——采购管理——采购 发票——红字专用采购发票——±曾加——录制发票号、 发票日期——生单——选择采购人库单——选中此业 务红字采购人库单生单——保存

（4）办理采购结算。在用友U8V10.1系统以4月 16日日期登录，选择供应链——采购管理——采购结 算——自动结算——查询条件选择对话框结算模式勾 选红蓝人库单和红蓝发票——确定——完成采购结算 （两张人库单及两张发票）。

（5）人库单记账。在用友U8V10.1系统以4月 16日日期登录，选择供应链——存货核算——业务 核算——正常单据记账——选择此业务红蓝两张人库 单——记账

（6）结转采购成本。在用友U8V10.1系统以4月

16日日期登录，选择供应链——存货核算——财务核 算——生成凭证——选择此业务红蓝两张人库单—— 补全会计科目——生成两张凭证c

（7）审核采购发票。在用友U8V10.1系统以4月 16日日期登录，选择财务会计——应付款管理——应 付单据审核——选择此业务红蓝两张发票——审核

（8）确认应付账款。在用友U8V10.1系统以4月 16日日期登录，选择财务会计——应付款管理——制 单处理——选择此业务红蓝两张发票——确定凭证类 别——生成凭证c

4.已办理采购结算

例：月18日X汽车制造公司向W电子公司订购 800台汽车中控显示屏，4月20日货物巳到达X公司 并办理人库，4月21日X公司收到W公司开具的采购 专用发票一张，发票载明汽车中控显示屏800台并于 当日办理采购结算，4月23日X公司发现此次采购的 W公司显示屏有3台型号不符，要求W公司办理退货， 协商后W公司同意办理这3台显示屏退货，该笔业务 货款尚未支付。

该业务属于货物由供应商巳经发货到企业并办理人库手续，收到采购发票后巳经进行采购结算，采购结 算后发生退货，此种情况已经在系统办理人库手续，录 制采购发票，完成采购结算，结转采购成本和确认应付 账款，发生退货后需要填制采购退货单及红字人库单 办理退货，填制红字采购发票，之后对红字人库单和红 字采购发票办理采购结算，核减采购成本及应付账款， 退货具体操作流程如下：

（1 ）录制退货单。在用友U8V10.1系统以4月23 日日期登录，选择供应链——采购管理——采购到货 ——采购退货单——增加——根据退货信息录人退货 单——保存——审核退货单。

（2）录制红字采购人库单。在用友U8V10.1系统 以4月23日日期登录，选择供应链——库存管理—— 人库业务——采购人库单——生单——选择采购到货 单（红字）——选中此业务退货单生单——审核红字采 购人库单。

（3）录制红字采购发票。在用友U8V10.1系统以4月23日日期登录，选择供应链——采购管理——采购 发票——红字专用采购发票——±曾加——录制发票号、 发票日期——生单——选择采购人库单——选中此业 务红字采购人库单生单——保存

（4）办理采购结算。在用友U8V10.1系统以4月 23日日期登录，选择供应链——采购管理——采购结 算——自动结算——查询条件选择对话框结算模式勾 选人库单和发票——确定——完成采购结算

（5）人库单记账。在用友U8V10.1系统以4月23日日期登录，选择供应链——存货核算——业务 核算——正常单据记账——选择此业务红字采购人库 单——记账

（6）结转采购成本。在用友U8V10.1系统以4月23日日期登录，选择供应链——存货核算——财务核 算——生成凭证——选择此业务红字采购人库单—— 补全会计科目——生成凭证^

（7）审核采购发票。在用友U8V10.1系统以4月 23日日期登录，选择财务会计——应付款管理——应 付单据审核——选择此业务红字采购发票——审核

（8）确认应付账款。在用友U8V10.1系统以4月 23日日期登录，选择财务会计——应付款管理——制 单处理——选择此业务红字采购发票——确定凭证类 别——生成凭证c

三、结语

采购退货业务需要视采购退货发生节点进行处理， 采购业务进行到什么阶段，退货业务也要处理到相应 阶段。通过上述四例业务对采购退货业务在供应链管 理系统的操作的详细分析，有利于初学者掌握采购退 货业务处理流程，明晰操作原理，提高ERP管理思维。 参考文献

1.甘素芳.采购退货业务在用友U8V10.1软件的操 作探讨.现代经济信息，2018（21）.

（责任编辑：兰卡）