口腔医用耗材物流链的优化与改进

樊海兵，何芳丽*，杨继庆，权会利，任思儒，王程虎，陈 静，吕妮妮

（1.军事口腔医学国家重点实验室，口腔疾病国家临床医学研究中心，第四军医大学口腔医院器材设备科，西安 710032；2.军事口腔医学国家重点实验室，口腔疾病国家临床医学研究中心，第四军医大学口腔医院颅颌面外科，西安 710032）

0 引言

医用耗材物流链是实现医疗资源配置的最优化、成本最低而进行的从起点到终点的原材料、中间过程库存、最后产品和相关信息有效流动及储存的管理模式之一[1]。口腔医用耗材物流链包含了耗材的物流和信息流，是贯穿口腔医院医用耗材的计划、执行、采购、验收、入出库、存储、发放以及临床科室二级库的管理、发放等环节的耗材全生命周期管理的物流链。

口腔医用耗材包括口腔充填修复材料、口腔义齿制作材料、口腔正畸材料、口腔颌面修复材料、口腔种植及组织重建材料、口腔治疗辅助材料、一次性使用无菌材料以及其他材料。该类耗材种类复杂、消耗量大、临床科室需求紧急[2]，通过实施物流管理，可以节省成本，控制物资消耗，实现资源的有效利用，保证医疗质量，提升患者满意度。因此，构建一个现代化的物流系统是口腔医院医用耗材精细化管理的发展目标。

1 口腔医用耗材物流链建立背景

我院医用耗材采取“零库存”的管理模式[3]。由于口腔医院的特点是大门诊，加上我院医用耗材库房与门诊距离又较远，导致各科室器械护士从器材设备科库房自行领取耗材耗费时间和精力，并且难以保证医用耗材的及时性和安全性[4]。口腔专科疾病的患者复诊率高，医生在诊治前无法准确预估所需医用耗材的型号、规格和数量，所以必须建立一套适用于我院的口腔医用耗材物流链。

1.1 原有的物流链简介

我院口腔医用耗材采购、发放流程：临床科室将医用耗材的采购计划报给器材设备科库房，器材管理部门通过医用耗材管理系统审批核准后交耗材采购办公室，采购人员通过电话将耗材计划通知中标供应商，供应商业务员将耗材送到器材设备科库房并填写耗材验收单据，库管员对耗材进行验收，验收完成后办理入库、出库，再由供应商协助将耗材送往临床科室，科室确认签字后，各供应商再将送货单据交回器材设备科库房，由统计员记账，完成本次配送。具体流程如图1所示。

图1 原有口腔医用耗材物流链

1.2 原有物流链的不足

原有的物流链为我院临床科室提供了有力的后勤保障，也为我院的发展做出了很大的贡献，但是因为建成年代较早，加上医院发展迅速，门诊量大大增加，口腔耗材种类、需求增多，所以渐渐显现出一些不足：采购计划通过电话通知供应商，效率较低，无法精确掌控采购计划的执行状态；验收单据的填写信息不能实现与耗材电子信息链的互联；耗材验收力量薄弱，耗材配送装备简陋；临床科室二级库制度执行不严。为此，我科通过深入调研，收集临床科室意见和建议，建立了口腔医用耗材全生命周期管理的物流链，为口腔医用耗材的临床供应提供了全新的保障。

2 口腔医用耗材物流链的改进与实行

2.1 现有的物流链

新的口腔医用耗材物流链分为普通非溯源类口腔医用耗材和溯源类口腔医用高值耗材。我院现有口腔医用耗材物流链如图2所示。

图2 现有口腔医用耗材物流链

（1）普通非溯源类口腔医用耗材：临床科室将医用耗材采购计划通过医用耗材管理系统报给器材设备科库房，器材设备科主管领导通过医用耗材管理系统审批核准后交耗材采购办公室。器材设备科库房如有库存，由物流员统一配送给使用科室；如没有库存，采购人员通过供应商云平台[5]将电子计划发送至供应商的手机上，供应商业务员按采购计划将耗材送到器材设备科库房，填写耗材验收单据。验收员核对采购计划，符合计划后，对耗材进行验收，验收完成后张贴验收标签，办理入库并完成入库记账。物流员按科室、耗材类别进行存放，办理出库手续，做好配送准备。物流员使用耗材配送专用装备统一进行配送，临床科室确认签收，物流员将送货单据交器材设备科库房统计员记账，完成配送。

（2）溯源类口腔医用高值耗材：溯源类口腔医用高值耗材采用一物一码管理[6]，在耗材配送中实行备货制。溯源类高值耗材验收完成后，交由库房统计员将耗材信息录入耗材管理系统，并打印备送条形码，将条形码一一对应贴于耗材外包装上后放入无菌器械盒，然后由物流员逐科统一发放，使用科室签字确认。科室使用完成后，扫描耗材条形码录入耗材管理系统。器材设备科库房通过耗材管理系统核对科室具体使用规格和数量，统一办理入库、出库。供应商将用过的高值耗材合格证贴于耗材验收单上，签字后返回器材设备科库房记账，完成配送[7]。

2.2 物流链的改进与优化

新的物流链在计划执行、耗材验收、配送过程[8]、二级库管理4个关键环节做了重点改进。在信息流上通过医用耗材管理系统和供应商云平台提供信息支撑。

2.2.1 采购计划执行的优化与改进

开发了供应商云平台，该平台不仅可实现医用耗材的采购通知、信息交流，还能通过短信实时通报信息变动，提醒业务员及时进行处理。供应商业务员也可随时登录手机客户端查看耗材计划信息[5]。这样不仅可以将采购人员从大量的电话通知中解放出来，还减少了电话口述计划时出现的遗漏及数量、规格差错等情况。库房每天将平台上的采购计划通过Excel表格导出打印。供应商在耗材验收前先进行计划核对，核对内容包括：执行的是哪一条采购计划、是否完成等情况，然后由耗材验收员在采购计划单上进行标记，精确掌握计划执行的具体状态和完成状态。

2.2.2 验收环节的优化与改进

配备了“验收员”岗位，增强了耗材的验收力量，改进了“耗材验收单”，细化了验收流程。

“耗材验收单”是我院根据耗材验收工作的需要自行设计、制作的包括供货单位、规格型号等耗材“身份”信息的一种纸质凭据。改进后的“耗材验收单”在原有的基础上补充了计划单号、入库单号、发票号、生产厂家。通过计划单号、入库单号和发票号可以与耗材的电子信息实现关联。

在验收员进行耗材验收前，供应商按使用科室先行填写医用耗材验收单。验收员根据采购计划对耗材验收单进行核对，核对后对耗材进行拆分验收。验收内容包括供货单位、耗材品名、规格型号、生产批号、合格证、数量、价格、中文标识，确认无误后验收员在耗材验收单上盖章或签字。器材设备科库房根据验收员盖章或签名的耗材验收单完成入库录入。

对一次性医用耗材检测报告、进口耗材报关单实行登记管理制度，制作了一次性医用耗材检测报告登记本和报关单登记本，在检测报告和报关单上写入送货日期、入库单号、使用科室等信息，一式2份，分别由器材设备科库房和二级库留存。

2.2.3 配送方法、方式的优化与改进

购买了医用耗材配送车，配置了耗材分类物流盒，并配备了2名专职配送员。

器材设备科库房完成验收并办理入出库手续后，将耗材和验收单、出库单一并交给物流员。物流员在耗材包装口粘贴验收签，然后按照使用科室、耗材储存条件将验收单、出库单随耗材一起打包放入物流盒，并进行标记，做好发放准备。物流员每天使用医用耗材配送车逐科室发送耗材。口腔种植体及骨粉、骨膜等需求紧急的植入类耗材24 h内送货到临床科室，检验试剂等对存储、运输条件要求较为苛刻的医用耗材实行即到即送，确保耗材的安全性和及时性。

医用耗材配送车随车配备手消毒液，以方便配送员在接触耗材前后进行手部清洁消毒。对医用耗材配送车和耗材分类物流盒做到定期清洁，并使用物表清洁消毒湿巾对配送车和物流盒进行擦拭消毒，在配送环节上达到感控要求[9]。

2.2.4 二级库房管理制度的优化与改进

加强临床科室二级库[10]的监管。各临床科室专门配备了器械耗材护士，负责二级库房的管理。物流员将医用耗材送到临床科室后，由器械耗材护士验收确认后录入二级库，再由二级库发给临床医护人员。器材设备科可以对二级库进行耗材安全管理检查，对非招标耗材、过期使用耗材等情况进行监管。同时，器械耗材护士也可将耗材的使用情况、使用频率、出现的问题及隐患反馈给器材设备科，以便及时处理、及时改进。

3 应用效果

经过2 a多的调研和试用，新物流链从2017年开始使用至今，受到临床科室、耗材供应商和医院耗材管理部门的一致好评。新的物流链配送装备更齐全，保证了耗材安全，缩短了配送时间，提高了工作效率。2015和2016年的耗材日配送时间平均为4 h，2017年至今，新物流链耗材日配送平均时间缩短至2 h，每天可节约时间50%。原物流链使用电话将采购计划通知耗材供应商，无痕迹管理，容易发生人为遗漏、误报差错等情况，供应商云平台的使用提高了耗材供应的准确性，每月临床科室退、换耗材的情况大幅度降低，2019年未出现1例遗漏和误报。耗材配送车、物流盒的使用，有效避免了耗材二次污损，防止贵重耗材在运输途中丢失，保证了医用耗材供应的安全性。专职物流员将耗材直接送往临床科室，减少了供应商与临床科室的接触，净化了医疗风气，同时也能对临床科室二级库进行有效监管。

新的耗材物流链的使用，规范了耗材供应流程，完善了医用耗材全生命周期管理的环节，为我院的医疗、教学和科研工作的顺利开展提供了有效保障。但是，由于新物流链还缺少冷链装备，检验试剂等冷链耗材的配送还是需要供应商协助配送，需要进一步完善装备，真正做到耗材物流链配送的全覆盖。

4 结语

新的医用耗材物流链开始使用后，经过不断改进和优化，保证了我院医用耗材的供应，规范了二级库管理制度，有效地对医用耗材进行了监管，得到了院领导以及临床科室的一致好评。但是还存在医用耗材录入信息不全、纸质票据过多、后期查找困难等问题。今后物流链应该向大数据、数字化、信息化方向发展[11]，对耗材数据进行信息编码，在验收和科室签收过程中扫描溯源条形码，进一步提高物流链上各环节的准确性，减少人为失误率，同时也为后期查询提供信息化支持。