企业物资采购成本降低的有效控制办法
2020-01-19董桂玉山东电工电气集团有限公司物资分公司
董桂玉 山东电工电气集团有限公司物资分公司
对于企业来说,采购是其经营环节中非常重要的内容,不断提升该环节工作的开展质量,对于企业利润的提升具有非常重要的意义。对于一个企业而言,在实际开展采购活动时,与财务和生产部门等多方主体的关系都非常密切,而且也涉及企业在采购与资金管理等方面的制度,能够反映企业的运营能力。
一、健全完善采购内控制度
内控制度是降低企业经营风险,在企业内部对各部门流程设立控制点,做好流程的内部控制管理制度。企业建立健全采购内部控制体系,是改善内部管理、提高采购效率、增强企业竞争力的有效途径。
(一)建立采购管理制度
采购管理制度是规范各类采购行为,明确相关部门在采购活动中的职责和分工,加强对采购活动的管理,保证采购活动符合国家法律法规和企业管理政策,保证采购质量、提高采购效率、降低采购成本的一项管理制度。主要包括需求计划管理、采购价格管理、招标管理、供应商管理、合同管理、验收入库管理、付款结算管理等。采购制度应明确规定采购计划、预算、采购流程、授权审批权限、相关部门的责任和关系、各种物资品种采购的规定和方式、报价和价格审批等,使采购活动有章可循,有法可依。
(二)建立供应商准入和评价制度
供应商管理是供应链采购管理中一个重要的部分,对实现采购准时化有着至关重要的作用、企业在供应商管理方面要建立供应商准入及评价制度,确保供应物资满足企业生产需求,实现安全生产。
1.供应商准入制度
物资采购的供应商要经过技术、财务、质检、安全等部门联合考核后才准进入,如有需要可以到供应商属地实地考核,全面了解和掌握供应商的经营状况、生产能力、生产工艺、产品质量等,并对进入企业的供应商实行档案管理。准入供应商应提供营业执照、税务登记证、法人身份证复印件、开户银行信息等有关资料,并填写供应商准入申请表。
2.供应商评价制度
一是审核部门依据供应商所提供的资料,对其资质、资本、信用、技术能力、安全质保、财务状况等进行资格评审,建立供应商档案,并对供应商进行分类,判定供应商是否属于某一产品独家代理或单独生产。二是质量价格部、计划采购部、仓储部、财务部及使用单位,按照供应商绩效评定标准,对供应商的产品和服务进行ABCDE 五级综合评价,评价结果作为后续选择供应商的参考依据。
3.建立价格档案和价格评价体系
企业采购部门要对采购的物资价格进行归档管理,对每一批采购的物资报价,应首先与归档价格进行比较,分析形成价格差异的原因。对重点物资的价格,要建立价格评价体系,组织相关业务人员多渠道收集供应价格,分析评价现有价格水平,并对归档的物资价格进行评价和更新。创新采购管控新模式。
二、采购规模批量化
目前,物资采购方式以招标采购、专家会审采购、单一来源定向采购、询比价采购为主,其他采购方式为辅。为充分发挥集中采购优势,物资采购工作推行年度计划管理,积极与大型生产厂商沟通,寻求合作,实施大宗物资年度批量采购和代储物资集中采购、大宗物资批量采购、采购部门根据生产单位历年需求消耗情况、使用单位年度需求计划和市场状况,科学编制年度采购计划,通过物资消耗需求分析,将钢材、木材、通用常耗易损配件、金属网、电缆、皮带、汽柴油、地材等物资品种,实行年度批量采购,在保证产品质量的同时,还能取得一定的价格优惠、代储物资集中采购、代储物资管理是指供需双方签订代储协议,供方将物资送达需方指定的存储地点(或存储在供应商生产、销售仓库),以满足需方生产建设要求,在所存储的物资销售出库后,再向供应商支付账款的管理模式。它具有缩短供应时间、节约流通费用、减少资金占用、集中精力聚焦市场价格、引进竞争机制、提高服务水平等优点。同时,该模式能够简化采购程序,减少重复采购产生的采购成本,利用供应商的库存保证生产建设物资需要,减少库存储备和积压资金的浪费,提高库存周转率的作用。
三、加强预付款管理
预付款占用企业流动资金,影响资金周转,一旦收不到货物或出现质量问题,将会增加企业的资金成本。企业在预付账款管理上要结合自身实际,构建预付账款风险防范机制。一是加强物资采购审核管理,通过供应商资质信誉审核、采购评审谈判等方式,从源头减少预付款的形成;二是做好合同签订和跟踪管理,通过合同约定和预付款合同风险审批及跟踪管理,防范风险;三是财务部门严格按照合同约定进行付款审核,对200 万元以上的预付款,采取主管副总经理和总会计师联签审批的方式;四是按照“谁形成,谁清理”的原则,实行预付款清理主体责任制,并加强预付款的考核管理。
四、加强采购过程管理监督
一是要建立采购人员绩效考核办法,完善考核及激励约束机制,采取定期开展工作检查、专业化分工、岗位轮换等措施,强化对采购人员的管理,增强企业内部的风险防范能力。二是加强对物资采购评审过程的监督、重点检查采购评审过程是否按照流程进行,是否存在违反国家法律规定和企业管理制度的行为。三是对物资采购全过程进行监督,如采购工作是否规范、措施是否到位、是否存在偏离实际等情况,及时发现和纠正在物资采购过程中出现的问题.确保采购过程高效有序。
五、结束语
随着企业管理精细化的不断深入,成本控制己成为企业经营管理的重要管理内容,企业要重视采购成本管理工作,根据自身实际情况,构建采购成本控制体系,降低采购成本,提高采购质量和效率,防范业务风险,促进企业经济发展。