设备验收精细化管理方法探讨

杨涛，谢霁，刘大伟，王刚

（西南医科大学附属中医医院，四川 泸州 646000）

设备保障部，顾名思义，两层意思，一是设备，二是保障。作为全院的医学装备技术管理部门，在设备验收工作中起着主导作用，我们的责任就是按照一定的验收程序，遵照设备验收工作管理制度，进行设备的验收工作，把高质量的、合格的、安全的设备引进医院，为医院的医疗工作服务，确保设备保障有力。

1 验收资料准备与核对

设备达到交货条件后，由中标供应商申请验收，我们书面告知他们需提前准备的验收资料：

（1）授权委托书。被委托人可以与投标文件的不一致，但一定是来现场参加验收并签字这个人，且一定由中标公司出具，委托事项是什么，要看清楚，附身份证复印件加盖公章（现场核对身份证）。非中标供应商委托人一律不予接待，包括厂家，因为厂家和我们没有直接的法律关系。这是很重要的法律程序。

（2）中标产品注册证复印件（加盖中标供应商鲜章）。有人可能要想，投标文件上已经有了，为什么还要提供？问得好，因为会出现很多注册证失效的情况，常见的就是在开标当日没有过期，但验收时过期了，那交货的产品是过期前生产的还是过期后呢？还有可能完全与投标文件不一致的情况，与投标文件进行核对，不对就立即刹车，不能进行下一步。

（3）如果是进口设备，还需要提供报关单和商检报告。这两个资料需要重点核对：一看外观，像不像自己打印店做的？复印件涂改的？故意模糊不清？合同号一致不？商品名称一致不？报关时间与投标的逻辑关系等；二网上查询海关编号；如果发现有问题或者拿不准，可以请求当地海关协助。在招标的时候也可以在招标文件上要求凡是进口产品必须在交货地申请商检，这样可以省去很多烦恼。

（4）如果是消毒卫生产品，还需要额外审查消毒产品生产企业卫生许可证和卫生安全评价报告，审核其是否在有效期内，同样还是需要辨别这些资料的真伪。

以上都准备好了，第一步就可以开始了。“磨刀不误砍柴工”，不要怕在这里花费时间。万事开头难，这第一步一定要走好，走稳妥。

2 验收人员配备

医院根据医疗需要采购不同类型的设备，针对不同类型的设备对验收人员进行合理安排，要根据设备的实际状况，安排相关使用科室人员和技术验收人员。如果采购进口的，昂贵的精密设备，需要设备保障部门负责人甚至分管的医院领导一同参与验收。设备保障部应该安排专人负责验收工作，一般由部门负责设备条块的内勤担任，技术上安排维保班的班长或者主要技术负责人、片区工程师，必要时邀请后勤部门的如电工、管工老师参加。还应该有采购供应部负责医疗设备采购的人员参加，且他们重点要负责核对商务验收条款。使用科室的负责人或者其委托的科室管理层，科室实际使用操作人员也要参加。

另外还要注意安排，是否需要工人拆箱？附带相应的专业工具。还有是否需要铺助机械，如叉车、地溜等。这些都需要事前考虑并安排到位。原则上这些费用都应该是包含在中标价之中的，由中标供应商承担。

大型或者数量特别多批量购买的如病床、器械柜等，还要提前思考城区交通管制、院内交通分流、卸货位置的荷载、人车流的分流、秩序维护、安全防范等，制定预案，现场推演，落实到人。

3 保证充足的验收时间

充分、足够的时间对验收质量至关重要。尽量在上班时间，涉及的部门才能到位（特殊情况除外）。不要理会供应商的无理由的催促，实践经验表明，越是催促得急的，往往都是有问题的。要一次性的持续的进行，加班加点，不要间断（容易出现风险点）。

4 外观验收

设备的包装完整无破损是设备性能的基本保障。首先根据订货合同，对商标、标志、收货单位名称、品名、箱号、箱总件数及分包装等有关外包装标记进行核对。设备生产出来后，经过运输到安装地点，可能会出现日晒、雨淋、震动、倾斜等状况，造成包装破损，所以在验收之前不能忽视包装的完整性。一定要区分开箱重装和运输破损的区别。验收小组到达以前，任何人不能拆箱。如已经拆箱，立即中止，拒绝验收，照相留存，报告设备管理部门。是否原装？有拆卸重装的痕迹没有？看细节：螺栓是否有多次扭动的痕迹、胶带、连接处等。

5 开箱商务验收

开箱前，收集资料，外包装箱上一般都附有装箱单等资料，特别是进口设备，不管是否看得懂，先收集起来再说。也可以现场使用手机上的翻译APP 进行翻译。对外包装要照相，包括整体和重点局部，且打印留存。

开箱必须使用专用工具，且必须按照说明书流程来进行，坚决杜绝暴力拆卸。在拆箱的的同时，我们的验收人员就要观察，看里面的新旧程度，摆放位置是否科学，该保护的保护没有，有防水布没有，并进行拍照。情况不对，立即暂停，保留现场并报告负责人。开箱后，逐一与投标文件核对清点：品牌、产地（要谨防合资冒充国产、OEM、假冒）、规格型号（外文字母逐一核对）、数量、注册证、生产日期，核对对一项就勾一项。

6 技术验收

技术验证是设备验收的主要环节，在设备安装，调试，运行和使用的过程中，通过技术指标，技术手段和方法，对设备的运行参数进行检测。商务验收完毕，采购等其他部门工作人员可以离开，设备保障部的技术人员就要打主力了，必要时使用科室操作人员也应该参加，陪同厂家工程师安装、调试全过程，也是一个难得的学习机会。大型设备的话，这个时间可能会持续很多天，就可以分间断进行。这个过程中必须严格按照说明书和技术资料操作，我们技术人员既是监督，也是学习。逐项进行，不遗漏。

7 验收报告填写签字

对照验收报告逐项填写，不得漏项。设备信息必须按照铭牌和注册证完整填写，不得简写，特别是设备名称，严格按照标准名称完整填写，不得缩写或用“通用名”代替。不适用的项目也应填写清楚“不适用”或者打“”，不得空白。有改动地方，双删除线，不得乱涂乱画，且必须在改动处空白处签名，谁改的谁签。结论必须要写清楚：通过或者不通过。参与验收人员签名必须当面签，不得冒签。

8 验收资料收集汇总归档

主要包括：验收之前请对方提交的准备资料；拆箱过程中收集的资料；验收报告；相关相片打印出来；如中间出现了非正常情况，如咨询了海关等相关部门，应详细记录并归档：电话咨询的，应记录双方号码、咨询时间、对方是谁、我方哪些参加，在哪里打的电话、交流的大概内容、是否有结论等。如上门咨询的，应记录时间、地点、人物、情节、结论。还有其他的相关资料，如曾经封存过，则应照相的相片、拆下来的封条、解封通知等等。

9 验收后工作

验收只是设备使用的开始，作为设备管理和保障部门，还需要有很多工作要做：

资产录入：复核验收报告；按注册证标准信息录入。

培训：临床使用操作人员、维修工程师。

跟踪新设备使用情况：是否顺手；故障率（特别是维保期内要跑勤一点）。

协助宣传：先要让使用部门知道这个设备能做什么，再要让他们告诉全院科室和员工设备能做什么，最后全社会知道，人人皆知。

设备效益分析和使用情况收集汇总反馈，总结优缺点，下次好汲取。

笔者在工作中发现，设备验收中容易出现如下的问题：

气氛：喜庆、欢快、和谐、融洽，像过年过节聚会；

动作：聚成一团、龙门阵摆起、烟撒起（只差水果瓜子花生和啤酒了）；

过程：随便看一看，开完箱数量一点了事；

填写与签字：该填的不填、乱填、用通用名代替注册证名字、用口水话填写、空白处不标注、乱涂乱画、不签字、冒名签字；

结局：资产登记不准确，审计不合格，甚至设备质量存在问题。

要做好验收工作，总结起来：

（1）思想上高度重视。

（2）提前反复核对资料及准备情况，时间上要充分，不盲目动手。

（3）不要考虑供应商或者供应商怂恿临床的不合理理由。越是催得凶，越说明供应商心里没底，越要高度重视。

（4）一定要重视验收现场细节。