论加强医院文书档案管理工作的探讨

2020-01-19左善莹灌南县第一人民医院

环球市场 2020年16期

左善莹灌南县第一人民医院

医院文书管理涉及方方面面，不仅包括医务工作、人事工作、科研工作，还包括医院的规划、基础建设等方面。因此为了提升医院文书档案管理工作水平，以下就加强医院文书档案管理工作进行了探讨分析。

一、医院文书档案的重要作用

1.医院管理的查考凭据。医院文书档案是对医院各项活动的记录，包括各种规章制度，各种行政事务的处理过程、结果及管理活动的经验总结等，是医院工作查考的凭据。通过文书档案资料的查考，可以更好地熟悉情况、总结经验、处理各种问题，从而有效地推动各项工作地开展。

2.领导决策的参考依据。医院文书档案记录了医院管理活动中的情况、成果、经验和教训等，包含了大量的医疗、管理等信息，能够为领导决策提供重要参考，对制定计划、总结情况、推广先进管理经验等都是重要的参考资料，充分利用文书档案资料，对促进领导科学决策，推动医院各项工作开展具有重要作用。

3.宣传教育的生动素材。医院文书档案较详实地记录了医院发展历程，具有历史性、直观性等特点，是宣传教育的生动素材。利用医院文书档案举办各种展览活动、编写医院发展史等，充分介绍宣传医院的发展历程，增强广大医疗工作者和人民群众对医院的认识。

二、医院文书档案管理的主要原则

1.规范化原则。根据医院文书档案资料鉴定、收集、保管、管理以及利用等事项，要建立一套统一规范的管理流程，主要包括以下方面：统一规范立卷归档，严格控制立卷归档的完整性以及时效性，重点做好立卷归档管理，合理分工协作立卷工作，并以实践性以及科学性作为原则来划分医院文书档案的保管期限；统一规范工作流程，执行档案管理相关标准，检查档案管理的不同环节，保证档案材料的系统化；统一规范操作技术，无论纸质档案管理或者是电子档案的管理，都需要根据一定的工作技巧以及工作方法完成。

2.标准化原则。大多数的医院文书档案是从公文转化过来，因此做好公文管理可以说是做好医院文书档案管理重要的基础与前提。为改进公文管理的效率，需要严格把握公文质量，统一制定标准进行规范化管理，主要内容包括：选用优质公文纸，尺寸幅面要符合征服规定，公文的制发需要履行签发手续，并且满足审批的权限，标注明确公文的日期；不同形式的公文，需要字迹鲜明清晰，从而有利于长期保存；公文的格式需要规范。

3.保密性原则。首先是要保证文书档案原始性。一旦形成纸质档案，原始性往往难以改变，不过电子档案因为缺乏固定的载体以及形式，因此电子档案原始性的确定也就是当前档案管理的难点。其次是要改进电子档案加密性。使用先进的技术可以提高电子档案的安全性，比如可以定期更换密钥并且加密通讯传输等。

三、加强医院文书档案管理工作的措施

1.保证质量。医院文书档案管理工作不能出任何差错，否则可能会造成无可挽回的损失。除了要求医院文书档案管理人员在思想上具备责任意识之外，还应该建立医院文书档案管理的质量保障机制。这一质量保障机制要从文书档案的生成、归档、调档、流转、保管、利用等各个环节出发，确保每一个环节都不会出现任何差错。文书档案管理的质量保障机制要和文书档案管理人员绩效考核相挂钩，从而在制度层面提高文书档案管理人员积极性和危机感。为了全面提升医院文书档案管理质量，医院还应该建立文书档案管理的标准化、规范化规程，将文书档案管理工作流程化、细节化、品质化，防范文书档案管理工作中任何可能出现的疏漏和不足，从而将质量系于制度而非个人。医院应鼓励文书档案管理人员参与制定规章制度，并在岗位工作中遵循更高的要求和标准做好文书档案管理工作。

2.创新方法。医院文书档案管理人员应讲求方法，善于将文书档案管理的新方法运用到实践中来。一方面，医院文书档案管理人员应吸收、借鉴档案管理的最新理论和前沿技术，善于更新知识体系和岗位技能，能够在岗位工作中做到创新实践；另一方面，医院文书档案管理人员还要做到具体工作的具体化，尤其要针对医院文书档案管理工作的特殊性，形成一套差异化的工作路线，不断提升文书档案管理工作的针对性。当前医院文书档案管理人员应积极探索文书档案管理工作的电子化、信息化技巧，除了应掌握文书档案管理电子化、信息化的理论之外，还要善于从信息化管理系统的开发、使用、维护等角度出发，掌握具有时代性、前沿性的文书档案管理新方法。医院文书档案管理人员还必须精于文书档案的检索、查询以及利用，使各类档案的应用价值得到充分的发挥。

3.提升效益。医院文书档案管理并不是简单地将各类档案分类整理并束之高阁，而是要充分发挥文书档案管理的效益，使文书档案管理机制的作用和功能在现代化医院管理中得到充分的凸显。一方面，医院文书档案管理能够为相关资料的追溯和查询提供保障和提供便利，这将有利于医院管理工作的开展；另一方面，医院文书档案本身就是医院和社会的一笔财富，应积极发掘医院文书档案的潜在价值，使医院文书档案不再是静态的档案，而是应成为具备社会价值的档案资料。医院文书档案管理人员应积极探索如何提升医院文书档案管理的效益，突破现有管理机制的局限性，满足新时代医院文书档案管理的新要求。具体来说，新时代医院文书档案管理人员不能停留于将各类文书档案归类整理等层面，而是要将文书档案资料视作医院创新发展的一类宝贵资源库，并从中不断发掘出有价值的内容，使各类文书档案能够推进现代化医院建设。