事业单位档案管理信息化建设对策研究

2020-01-19王红军麒麟镇农业综合服务中心

环球市场 2020年16期

王红军麒麟镇农业综合服务中心

随着信息化的普及，国家对档案管理信息化越来越重视，中央办公厅和国务院办公厅出台的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，文件中明确要求加快推进传统载体档案数字化，切实推进档案存储数字化和利用网络化，这充分说明信息化管理逐渐成为档案管理的主流趋势。随着国家综合档案馆信息化的普及和利用，大多数的事业单位也开始探索档案管理的信息化建设，但是在信息化建设过程中却存在着种种问题，影响着档案管理信息化建设的进程。

一、档案信息化建设的含义和原则

档案信息化建设，就是对单位室藏纸质档案通过数字化扫描的方式进行加工，并利用档案管理软件进行档案信息资源的管理。室藏档案资源，只有通过数字化加工，才能实现信息化，进而实现存储数字化和利用的网络化。

在档案的信息化建設过程中，要明确遵循以下三点原则，确保档案信息化建设的有序推进，一是规范性原则，在档案信息化建设的全过程都要秉持规范性的原则，这是做好档案信息化建设的首要原则，尤其是在数字化加工过程中，一定要注意规范性，要制定合理的纸质档案数字化加工方案，确保数字化扫描档案资源的规范性；二是注重档案信息化建设的效益，室藏档案涉及的档案类型较多，每种档案有每种档案的专业特点，这就需要多个岗位人员的配合，提高档案信息化建设的效率；三是注重档案资源的安全管理，这不仅是指在数字化过程中对档案资源的保护，还指档案信息化资源的安全保护，要加强网络安全防护措施，坚决避免档案信息泄露和丢失。

二、提升事业单位档案管理信息化建设的措施

事业单位的档案信息化管理建设直接影响企业的发展，对档案资源的使用效率有着极大的影响。信息化建设是未来事业单位的发展趋势，在新时代的建设和发展中，事业单位要结合需求来制定完善的信息化档案建设计划，从实际情况出发制定档案信息化管理制度，提升管理效率和管理质量，实现事业单位的信息化建设发展。

（一）将档案信息化管理工作纳入日常管理之中

档案管理工作的信息化建设可以有效的提升档案管理工作的进行效率和质量，进而优化企业对档案资源的使用，推动事业单位经营质量的提升。在未来的发展中，事业单位应当强化对档案管理工作信息化建设的重视，在明确使用收益以及建设规范的前提之下制定完善的信息化建设规范，将信息化建设工作和企业的发展结合，以此来推动档案管理工作的信息化建设质量，实现对档案资源的高效利用。同时，为了优化档案管理工作的信息化建设质量，工作人员应当在事业单位内部进行信息化教育，提升工作人员对信息化档案管理系统的重视，优化其信息使用能力，保证信息环境下档案的使用和处理效率。信息化技术为基础之下的档案管理系统可以满足不同部门的档案查阅功能，有效的提升了档案资源的利用效率。

（二）结合信息技术强化档案管理设施的建设

当前我国社会中网络技术和信息技术逐渐普及，网络已经成为人们生活中不可缺少的技术，极大的提升了人们的生活质量。在信息化发展的大背景之下，事业单位也应当在工作和管理中引入信息技术，保证各类管理工作的高效进行。技术人员可以在档案管理中引入信息化技术，借助对档案管理的信息化建设来在事业单位内部推进信息化的全面建设，推动事业单位的现代化发展。在实际建设中，信息化建设对各类基础设施以及软件控制系统有着较高的要求，因此建设中事业单位要加大对信息建设的资金投入，在档案管理中引入先进的信息管理的存储设备，设备的完善功能可以极大的提升档案管理工作的进行效率。在信息技术背景之下，技术人员不应当仅仅在档案管理中使用网络，为了推动事业单位的全面信息化建设，技术人员可以借助网络将不同的工作部门进行联系，使得工作人员可以即时进行档案信息的查询和利用，借助信息技术的便利性来推动网络在事业单位中的普及，为全面的信息化建设打好基础。

（三）结合信息技术来提升档案管理工作的服务意识

在现代信息技术的应用中，管理人员应当转变传统的被动档案分析和管理工作思维，借助信息技术来实现主动地信息分析和推动，使得事业单位的工作人员认识到档案管理工作的重要性。在未来的信息化档案管理发展中，事业单位要提升管理人员的主动服务意识，使得管理人员可以主动了解不同部门在日常工作中的信息需求，并在档案的分析管理中设计个性化的信息资源发送模式，借助电子档案以及网络来主动为不同工作部门提供信息，优化档案建设信息化建设效果，提升事业单位经营中档案管理工作的价值。