物业管理企业加强内部控制研究

蔡永辉 中国石化胜利石油管理局有限公司公共事业服务中心龙口服务部

一、物业管理企业开展内部控制的意义

物业管理企业伴随着房地产行业的发展逐步兴盛，其本身发展历史不长，但外部市场环境的变化以及城镇化趋势加快，这给物业管理企业的服务质量提出了更高的要求。但物业管理企业毕竟是新兴行业，管理模式的滞后严重影响了企业的盈利状况；同时，物业企业的业务承接绝大多数由楼盘开发商决定，企业自身竞争意识较为薄弱，不仅会影响企业服务质量，也不利于企业的经营价值实现。需要注意的是，未来随着我国房地产业务由增量向存量的转化，业主维权意识的提高，特别是今年受疫情的影响，物业管理企业更要强化管理能力和树立服务意识，提升核心竞争力。而强化内控制度，从董事会、管理层到基层员工积极转变思想观念，创新管理模式，是提高企业市场适应能力不断发展壮大的基础。

二、物业管理公司内部控制现状

（一）内控机制有待完善

内控管理机制是开展控制活动的基础和保障，它能够规范业务操作流程和风险评价程序，与企业整体的战略目标达成一致，并指导各职能部门的工作。然而，从现阶段的实际情况来看，一方面，部分物业管理企业尚未建立清晰明确的职能分工，没有实现不相容岗位分离，部门与部门之间、岗位与岗位之间缺乏制衡监督关系，难免会影响内部控制的执行效率；另一方面，健全的内控制度包括授权审批制度、岗位责任制度、会计核算制度、预算管理制度、成本控制制度、内部监督制度、人员激励制度等。但目前，物业企业在制度设置方面存在漏洞，部分业务环节没有设置相应的规章制度，因而，企业的整体经营管理也存在着较大的安全隐患。

（二）收费管理控制不足

物业管理企业是以盈利为目的的单位组织，因而，在为住户提供物业服务的同时，也要保证企业的经济效益。在业务管理过程中，企业也通常以收费管理作为主要内容。但从目前实际情况来看，很多物业管理企业存在着收费管理混乱、费用管理不透明等问题，一方面，企业向住户收取的物业管理费用较高，但提供的服务质量又跟不上费用水平，不仅会影响企业的社会声誉，也会给物业费用收取带来难度；另一方面，部分物业企业为了打击同行，提升竞争优势，可能会采取压价收费标准的方式，使得企业经营长期亏损，难以长效发展。

三、物业管理企业优化内部控制工作的策略分析

（一）健全内部控制管理机制

物业管理企业要以内部控制目标为导向，细化内控责任，并落实到各部门与岗位层面上，建立严格的岗位责任制，有利于后续的绩效考核管理工作。同时，物业管理企业还要依据财务管理、业务活动、投资决策等环节，保证内控制度能够全面覆盖企业经营管理的方方面面。另外，物业企业的管理层人员也要树立风险责任观念，加强潜在风险的识别和评估工作。同时，通过开展应急模拟演练培训、购买保险等方式降低风险威胁，从提升服务质量入手，避免因操作不当等问题引发潜在风险。

（二）制定合理的业务收费标准

与其他行业不同，物业管理行业属于轻资产行业，物业企业的成本内容主要为设施设备和相关场地进行维修、养护、巡查以及其他日常管理，维护环境卫生和相关秩序的活动产生的经营支出及人工费用。物业企业作为资金密集型企业，必须要制定严格的费用标准，在作业成本法的基础上依据客户及产品种类准确预测物业管理的收费标准，并建立完善的成本管理体系，强化财务内控的管理效益。当然，收费标准的设置需要结合企业内外部生存环境，围绕着企业的战略规划，以拓宽经济利润作为目标，这样才能计算出科学的收费标准。此外，物业企业也可以充分利用预算管理工具，以事前编制预算支出计划、事中监管预算执行以及事后开展项目评价等方式对成本费用支出进行全过程管理，从而实现对业务流程的有效控制。强化内部信息沟通工作物业管理企业的正常运作需要各职能部门实现高度的信息共享，在密切协作与交流的基础上，健全内部管理系统，解决信息传递滞后所带来的矛盾。在信息技术的辅助下，物业企业要及时做技术引入和软硬件更新的工作，充分利用 E R P 系统，联系企业的收入管理、设备采购、中央空调成本支出等业务流程；同时，E R P 系统也可以应用于物业企业的服务项目核算工作当中，保证公共费用合理分摊，并将核算结果录入差异化的系统科目当中，包括项目收入、成本经费、效益利润等，为企业管理及决策提供信息支持。此外，物业企业固定资产管理工作是企业的价值体现，因而，企业应当从资产采购、库存管理、合理配置、后期维护等环节入手，不仅要保证资产质量，还要控制采购成本，建立资产使用台账，录入信息系统与其他业务模块对接，为企业资产价值核算与管理提供便利。

（三）增强企业上下的内控意识

实现企业内控管理的首要前提就是要提升思想上的重视，要求内部控制要全面化、系统化地覆盖各管理部门及业务流程，同时，无论是管理层还是执行层都要了解内部控制应用对于企业的重要性。在这一过程中，一方面，物业企业管理层应当重新定位企业在市场上的扮演角色，转变物业管理企业为房地产项目开发配套工具的思想定位，真正认识到物业管理在房地产行业举足轻重的地位；另一方面，物业企业管理层人员也要实现内控管理理念在企业文化中的宣贯，增强员工对内控工作的认同感，通过渗透企业文化的方式提升全员对内部控制工作的参与度，健全内控管理环境，为企业后续发展奠定基础。

四、结束语

综上所述，物业管理企业要想实现长远稳定的可持续发展，必须改善当前内部控制的现状，建立适用于当前市场环境的内部控制策略，不断提高企业的内部控制水平，从而实现长久稳定的健康发展，帮助企业在国内的市场竞争中取得优势，进而促进国内物业管理行业的发展。