论档案管理基础工作在现代档案管理中的作用

孙志伟 玉田县就业服务局

档案作为历史的记录，使用各种特定的形式进行有价值最直接的保留原始记录，是历史的载体，通过自己的记载，让它变得更加丰富多彩多样化，也是去应聘工作和实习必不可少的，因此，它的存放和保管是非常重要的。我们只有充分了解传统的档案管理基础工作的消息内容，然后结合信息化时代的管理系统，充分使用电脑软件的强大应用，改善档案管理工作的存在的问题，实践操作，对它展开探讨，更加科学化，制度建设完整化，使每一个档案管理的关卡层层把关，严格管控，从而让档案管理基础工作更加安全和有保障。

一、档案管理工作的开展进程

传统的档案管理工作内容比较复杂，种类众多，其中还容易出现一些问题，如：没有明确编号，需要用的时候查找麻烦，时间过去太长很难找到具体文件，编号没有规范化，随意摆放，查找起来比较麻烦和困难，没有做一个指引目录篇章。标题设立不规范，不够具体不够简洁不够精辟，缺少标识主要内容，指引目录做漏篇章缺少内容，导致档案内容不够完整，没有标注页码或者没有标注清晰，发生档案内容破损和丢失，没有一定顺序的档案整理册，档案内容整理混乱，档案难以被理解利用，查找也困难，整理档案内容册时没有采用系统化，东一个西一个编排。[1]例如：我们要合理利用现代化档案管理机制，分工合作，把内容和工作职责具体化，分别对不同的档案类型进行分类和分阶梯管理，形成现代化档案管理体系，这样可以更快速查找到目标档案，对文件的整理，收集和储存都更加标准化，从而提高现代化档案管理的效率。

二、利用信息化完善档案管理工作

时代在不断的改革创新，在不停发展的同时，对档案管理工作的内容和方式更加严格，所以，要求新时代我们也不可以故地自封，停留在原地，不去思考创新，研究出新技术，是属于现代的技术，要求档案管理技术人员充分把握计算机软件技术让应用有效，在互联网+的模式中和档案管理一起进行，实现档案资料的最大利用化，让纸质版档案管理转变成电子化，不受时间和地域的限制，能够做到随时随地可查询。[2]例如：在信息化档案管理工作时，引进最新的电子设备，配备高水平的档案管理系统的技术人员，实现实时监控档案管理资料，通过软件检索直接添加或者删改某一位工作人员的工作情况和工作成果，然后进行档案管理保存，和保管，对档案内的机密要不被人打开来看然后偷用内容等，以此维护档案内容的真实有效性，同时保护档案管理的外部因素，如包装袋等。维护好档案管理，保证它的安全，电子化技术的投入使用，使得档案管理的工作效率高。

三、通过现代化提高档案管理工作的工作效率

在企业管理经营的日常工作中，档案管理基础工作是在其中具有十分重要的地位。公司通过采集资料以及归档，保证档案管理内容的客观性，以便查找员工档案时具有参考性。档案管理工作的最终目的是文件没有损坏，可以根据档案内容目录查询，做到档案管理工作的最大价值，所以，所采取的所有目的都来源于保护档案内容。对于保护档案管理基础工作的人员进行开展安全知识教育，在主动积极参与的过程中，掌握相关的技能和知识，提高自己的档案管理基础工作的服务意识，把知识点理论和实际行动中结合起来，对在理论知识中存在疑惑的地方进行知识再理解，以此提升档案管理基础工作，企业制定相关的规章制度建设方案，结合自己行业的要求和长期的发展目标战略，健全相关部门的保护档案管理基础工作的意识行为习惯，对档案管理内容的资料进行重视，加强档案管理基础工作人员的专业技能和工作能力，注重培训了解在档案管理基础工作中容易存在的问题，做到避免，通过完善规章制度的建设。保护档案的时候，应该注意档案资料的装订过程，运输过程的安全，保管档案时的安全，对其内容进行保密。使用现代化档案管理资料的时候，要根据社会的改变采用最新的现代化技术，对现代化技术进行经常更新查缺补漏，促进现代化建设的发展速度。

四、结束语

现代化档案管理是基于档案管理基础工作，所以，把握每一步骤是非常重要的，如果其中一步出了问题，就有等于全部白做了，档案内容是社会发展的体现，档案的储存对整个社会都有巨大的意义，是社会主义现代化中必不可缺的信息传递站。为了提高档案管理基础工作的效率，优化档案管理基础工作的工作流程，提高企业配备的设施设备和人员因素高水平，运用高新的技术手段，实现档案管理基础工作的现代化建设。现代化档案管理可以满足新时代社会需要的科技改革创新的进步，提高档案管理资料内容的利用率，要求管理档案内容的技术人员要做好全面型的保护系统，阻止一切可以损害到档案管理资料内容的事物，作为社会活动载体的档案记录，存储，应用各个方面都尤其重要，作为保管档案管理工作的人员应该注意，对历史保护，为真实提供，给未来留底，的准则，应该做好档案管理基础工作，坚持科学化档案管理，以能够为促进社会发展做出积极的行为和目标。