财务信息化在费用报销中的运用

2020-01-19王云山西汾西矿业集团有限责任公司财务处

环球市场 2020年20期

王云山西汾西矿业（集团）有限责任公司财务处

在财务信息化发展中，费用报销是会计信息处理中烦琐且重复的步骤，属于独立性突出的财务板块。费用报销系统全面建设能推动单位信息化建设，适应财会行业发展要求，提高单位整体财务效率。费用报销系统能将单位原始发票处理步骤进行网络线上电子处理，全面降低费用报销阶段各项成本，降低人力资源成本投入。在费用报销系统应用中，相关管理人员要在网上申请，通过多层次审批完成网上报销要求，简化时间成本，对报销行为集中规范。在财务信息化建设发展中要注重将传统费用报销行为设定为固定模板，相关报销人员要注重依照严格规定做好审批操作。之后通过系统自动计算能保障报销金额生成对应的账单，对人工错误集中优化，提高财务管理工作效率。

一、费用报销中应用财务信息化的作用探析

在费用报销中全面实现财务信息化发展，能有效推动国当前企业全面信息化发展，集中适应社会发展新时期多项需求，从整体角度推动企业稳定发展。当前要注重保障企业在报销中实现远程化发展，这样能有效降低费用报销环节产生的时间成本，有助于提高费用报销整体效益。对网上信息报销系统合理应用，在规范化报销中能在网络环境进行申请，对等待审批集中报销，提高各项工作整体效率。其次，在财务信息化应用实践中，能实现费用报销相关流程固定化发展，报销人员提交相关报销申请以后，会自动跳转到相关流程节点实施审批，这样可以全面提升单据填报精确性。基于财务软件接口对接应用，保障系统能进行自动化记账，全面提升会计信息质量，强化财务决策能力。

此外，费用报销财务信息化发展中能实现精细化发展，在费用报销系统建设中，通过财务信息化发展能对各项财务预算集中调整、预算补充、超支监控等。通过系统应用功能发挥，能全面实现财务信息动态化监管控制，对人为预算控制相关问题集中控制，促使企业稳定发展，降低各项成本费用支出，获取良好的经济效益，为后续精细化管理发展奠定有效基础。最后还要保障报销信息公开化、透明化发展，在此系统中具备良好的信息查询作用，相关报销申请员工能在规定权限范围内实现多项信息有效查询，掌握单据实际审批状态。通过报销系统能掌握不同费用预算余额，相关部门能查询各项费用变动情况，便于对预算应用计划集中调控。企业要做好预算现状分析，突出各项费用应用透明性。相关管理人员要注重结合实际情况，对企业现阶段发展情况集中分析，基于此基础为企业各项发展策略拟定提供基础依据，实现企业全面稳定发展[1]。

二、财务信息化在费用报销中运用的注意事项

过去诸多传统企业在发展中针对费用报销业务主要是应用纸质账单，通过将账单逐层递交申请签字能完成各项报销业务，之后通过财务管理人员集中计算结算，再进行费用发放。完整的操作流程中整体消耗时间较长，各项操作流程较为烦琐。通过电子信息化费用报销系统应用，要注重对电子控制界面各项信息集中补充，基于规定操作流程集中审批。财务信息化的费用报销操作流程较为简洁，也能有效转变财务人员账单核对方式，要求财务人员具备较高的专业素质与综合能力。在全新的财务信息化发展环境中要注重强化个人业务能力，比如财务管理人员要注重对电子账单进行线上审核，对各类业务类型集中划分。但是会计处理与传统工作方式之间存有一定差异，所以要求财务管理人员个人具备较强的综合能力，能全面提高工作效率。此外，财务信息化应用软件通过专业化软件公司进行开发与应用维护，要求财务人员在应用实践中判定软件系统应用于操作处理业务是否顺畅。相关财务人员要注重和软件应用单位保持有效沟通，相关财务管理人员在各项任务执行中不能片面依赖于信息化系统，要注重提高个人思考能力与观察能力，针对报销系统优化拟定针对性发展建议[2]。

当前财务管理人员要注重强化个人专业知识积累，企业发展中要注重为财务管理人员提供更多信息化培训应用平台。比如整合系统化软件应用做好人员专业化培训，指导相关财务人员对软件系统合理应用。调用更多专业素质较强的人员做好财务系统处理要点培训讲述，通过专业化培训能强化财务人员综合素质。费用报销信息化发展与过去传统纸质审批之间存有较大差异，线上审批往往不能获取诸多原始单据，但是对审批人员个人发展来说，要全面提高业务操作熟练度，针对数额较大的报销业务，分析各项具体情况，对电子信息集中核对，能防止单据问题对单位发展产生较大损失，提高审批操作规范性[3]。

三、财务信息化在费用报销中的运用实践

（一）实现规范化的网络报销系统信息初始化发展

网上报销系统全面实施应用，能保障企业发展效率全面提升，适应新时期社会发展需求，降低运营费用成本，提高经济效益。在网上报销系统信息初始化发展中，要注重建立科学化、规范化的系统应用框架，能对各个时期发展需求进行分析。对企业发展规章流程合理设定，提高费用报销活动开展系统性，能优化各项制度，集中开发不同系统数据共享功能。针对企业机构管理、单据管理、用户管理、标准管理、流程管理、字典管理等，注重充分优化，能促进后续网上报销系统稳定运转。针对报销阶段各项操作流程要注重提前设定，提高流程运转成效，确保运转流程适应各项制度要求。比如企业各部门信息流程、预算应用信息、报销人员流程、账号信息、多项信息等均要提前设定，提高信息应用精确性[4]。

（二）划分网上报销系统基本操作流程

首先在申请提交之前要注重进行线下单据整理，在整理中报销人员要对单据性质、发票面额以及费用类别合理整理。对单据有效归类，将现有信息通过记录方式在原始凭证整理单中进行标记，有助于促进后续各项工作全面开展。在系统录入中，在费用报销阶段，相关人员在系统登录中，要注重对单据具体情况进行分析，选取对应单据报销类别，在表单中还要逐步录入费用类别、报销人、涉及金额等各项信息。信息进入到系统之后会判定信息完整性，确保资金应用能控制在预算范围内。在实际工作中，系统要参照费用类别做好报销单自动化编号，便于后续信息查询[5]。

之后要展开合理的网上审批操作，管理层要注重在相应的权限范围内获取审批提醒。通过多项信息有效关联可以进入到单据审批界面中，对各类单据集中审批。财务管理人员要注重基于原始单据，对票据真实性进行判定，检查与报销单填写是否一致。在各个环节操作中，当出现单据修改意见以后，要注重退回单据，通过集中修改之后进行审批。在此环节操作中，还能有效控制越权问题发生，防止出现越权审批问题。当审批人员受到诸多要素影响难以有效开展审批活动。要注重对各项问题集中分析，进行授权审批，委托相关管理人员执行审批，保障各项活动稳定进行[6]。

财务处理流程至关重要，在财务审批完成之后，要注重与财务系统有效对接，财务系统能自动化生成相应的记账凭证。能有效优化人员重复操作，保障财务工作从核算层面转化到管理层面。基于报销电子表单中补充付款账号等财务信息，能为后续出纳提供便利，保障各项工作稳定进行。出纳要注重对账务处理现状与处理结果集中分析，之后进行网上银行集中录入，通过规范化授权之后，能进行支付，完成完整操作流程。