基层人民银行档案管理工作中存在的问题

尹桂芬 中国人民银行石林县支行

人民银行档案是人民银行开展各项监管过程中所保存下来的重要真实记录，这些档案数据信息，可以为人民银行后续业务的开展、人民银行运营决策的制定以及业务的开拓等方面提供科学可靠的参考依据。在当下科技信息迅猛发展以及金融机制改革不断深入的背景下，基层人民银行更应该重视档案管理的重要作用，不断优化人民银行档案管理工作，为了更好地提升人民银行内部管理水平提供基础保障，促进基层人民银行持续健康发展。

一、当前人民银行档案管理工作中所存在的常见问题分析

（一）对档案管理缺乏重视

当前，基层人民银行相关管理人员以及档案管理人员从思想深处就没有对人民银行档案管理工作加以重视，将工作的重点放在了金融监管方面，更没有充分的认识到人民银行档案对人民银行业务监管、决策发展等方面所发挥的重要作用，更不注重档案开发利用的现象。人民银行在这种对档案管理工作认识不到位的情形下，极易发生入档不及时、档案收集不完整、失真、档案归类错误等问题。

（二）纸质档案数量庞大，利用率低

纸质档案在以往的档案管理工作中为主要的档案存储方式，随着人民银行业务的日积月累，所产生的纸质档案也随着不断增加，庞大数量的纸质档案，需要档案人员对其进行分类、装订、封存，档案整理工作量巨大。此外，人民银行各分行之间纸质档案存档也都是各自保管，这就造成了档案凭证分散且查阅困难，检索方式的落后，造成了纸质档案利用率低。再就是，纸质档案的存储也需要占很大的存贮空间，随着时间的推移，纸质档案日益局增高，带来很大的存贮空间压力。

（三）档案管理方式粗放，缺少现代化技术手段

人民银行档案管理工作中，人民银行虽然意识到了传统纸质档案管理所带来的弊端，也进一步加强了对纸质档案的影像化、电子化处理，但是，在思想观念上，还是以传统档案管理的方式，开展电子文件归档工作的管理，在工作程序操作、工作方法上，没有很好的去利用现代化信息技术手段，无法利用计算机和数据库技术进行管理，只停留在以前对纸质文件管理的水平上，从而造成了人民银行档案的管理方式粗放，利用效率低下。再就是，在档案信息化建设中，呈现出软硬件设施设备建设的滞后的情况，主要体现在大部分基层人民银行单位中，缺少专用的电子档案管理设备和专门的档案库房，档案库房安全防护系数低，面积小，防盗、防火设施不健全等问题。

（四）缺乏完善的人民银行档案管理制度

基层人民银行在档案管理工作中，档案管理制度建设相对滞后，档案管理工作缺乏精细化管理，监督落实情况不佳。再就是缺乏对档案管理信息化的充分认识，造成档案信息化建设进程缓慢，现代化技术利用率低下，同时，也限制了档案管理工作的创新发展。

（五）人员专业能力有待提升

在档案信息化管理迅速发展的时代，档案管理人员必须要学习与掌握相应的计算机操作技术与专业知识，由此才能满足现代信息化档案管理工作的需求。然而，部分档案管理人员，在计算机专业水平上，只是停留在会简单的操作上，对于档案管理中的信息系统安全管理技术不能深入的掌握，计算机专业水平不足，不能深入的挖掘与掌握计算机现代档案管理技术的灵活运用。在档案管理工作中，一旦出现档案数据丢失、泄密、误删、病毒袭击等情况，将会给档案信息管理造成严重安全威胁。

二、人民银行档案管理质量提升策略

（一）提高档案管理的认识

人民银行开展各项业务及监管过程中所保存下来的重要真实记录，这些是人民银行后续业务的开展、人民银行运营决策的制定以及业务的开拓等方面可供参考的重要参考依据。需要人民银行相关领导人以及档案管理人员充分认识到人民银行档案所发挥的积极重要作用，并对档案工作引起高度重视。并要积极改变观念，解放思想，提高对人民银行档案的认识，全面开发利用人民银行档案，积极寻求档案信息资源开发工作与人民银行中心工作的结合点，正确处理人民银行档案保密与利用关系，实现档案信息资源为人民银行业务发展服务、为人民银行部门领导决策提供信息服务，并在《档案法》允许的范围内实现人民银行档案信息资源共享。打破只藏不用、重藏轻用的老观念，以服务利用工作促进档案工作创新管理持续快速地开展。

（二）深入挖掘档案资源价值

做好人民银行档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、计算机管理等一系列基础工作，不断的强化对人民银行档案的科学管理，以此来保障人民银行档案的真实、可靠、完整性。集中保管好暂时不宜销毁的纸质档案，有利于提高案卷质量、确保档案管理符合规范要求，同时，便于日后、查阅研究。此外，需要最大限度地开发利用档案信息资源，深入挖掘档案资源价值，采取多种形式为业务部门提供服务。同时，充分利用人民银行信息档案的参考价值作用，在坚持保密原则的情况下，拓展档案资源的利用范围，为人民银行改革与发展提供服务。

（三）推进档案数字化的进程

随着金融业务电子化水平的不断提高，基层人民银行应该重视人民银行档案数字化建设，加大对软硬件的投入建设，建立安全、高效的网络系统，实现与互联网相结合，做好办公自动化和档案管理的电子化，以此来提高档案管理效率。同时，强化电子档案信息安全管理，充分认识互联网技术对电子人民银行信息档案带来网络安全问题，强化对保密操作规程和加密技术的应用。再就是，人民银行的档案部门充分利用计算机管理的优势，提高对于商业人民银行档案信息资源开发利用的认识，提高档案信息资源的价值，获得更多的信息资源分享。最后，培养高素质档案管理专业人才，为更加完善人民银行档案数字化建设提供基础保障。

（四）健全完善档案管理制度

针对部分基层人民银行档案管理制度不完善，执行与落实不佳的情况，基层人民银行必须要加以重视，建立健全档案管理工作机制，不断完善和优化档案管理制度，切实将档案管理工作作为企业管理体系的重要部分，实现档案管理工作的精细化发展。在实际的管理规章制度的制定上，要依照相关法律法规规定，在此基础上，结合地方人民银行业金融机构发展的实际情况，制定科学、合理的各项规章制度。与此同时，必须要强化档案管理规章制度的有效实施与落实监督。

（五）强化对人民银行档案管理人员的专业与素质培训

人民银行档案管理工作的高质量、高效开展，离不开档案管理人员作为基础保障。因此，人民银行必须要重视对档案管理人员的系统培训工作，强化对档案管理人员专业知识与技能、思想素质与工作责任意识等相关的培训工作。并持续不断的让档案管理人员学习新的档案管理规章制度以及相应的专业知识，提高自己的档案管理水平，以此来满足现代化档案管理需求。此外，努力推动档案人员知识结构的变革，培养档案管理人员的创新意识，培养优良的宏观分析能力，由此才能挖掘人民银行档案促进人民银行发展的应用价值。最后，需要强化档案管理人员信息技术能力的提升，能够良好的运用信息技术，提高处理信息资源管理中存在问题的效率。

三、结语

在人民银行监督管理过程中，会将全部的管理活动的过程记录进行保存，从而形成宝贵的人民银行档案信息。人民银行档案作为一种丰富的经济信息资源，是人民银行各项管理和经营活动的历史实践记录，是最直接、最真实的反映人民银行各项业务开展的有效参考依据。因此，加强人民银行档案管理工作，做好人民银行档案的收集整理，并充分加以开发利用，充分发挥其服务于人民银行监督管理作用，使其不断为今后人民银行的监督管理工作打下坚实基础。