信息化背景下如何规范乡镇街道档案管理工作

周文奎 山东省莒县城阳街道办事处

一、乡镇街道档案管理信息化建设的过程中存在的问题

（一）没有对档案管理工作进行统一规划组织

目前，乡镇街道档案的信息化建设处于发展的初期阶段，在管理工作过程中，并没有对电子档案管理工作引起足够的重视，并根据职责进行合理部署分工，通常情况下都是由几个工作人员对工作中产生的档案进行简单的归档整理，并没有进行信息化系统整理。档案管理业务部门也没有具体的规划指导，这也使得基层档案管理的信息化建设工作受到了很大的影响。

（二）管理规范不够标准

对于档案的信息化管理工作而言，要想保证其可高效开展，那么它必须要借助标准的管理规范进行建设。然而在实际开展档案信息化管理工作的过程中，管理部门并没有制定统一、标准的管理规范，特别是针对计算机软件的开发，也没有进行统一规范，对于档案管理工作的实际需求也没有进行重视，这也使得在档案管理工作中，计算机软件无法将其作用进行充分的发挥。

（三）专业信息管理人员的缺失

乡镇街道在进行档案管理信息化建设的过程中，对于工作人员应提出极高的要求。首先他们必须要具备档案管理的基本知识并愿意从事档案管理的工作，其次要熟悉计算机操作技术，对于信息技术也可以灵活运用。但是在实际工作之中，负责档案管理的工作人员虽然具备专业的档案管理知识，不过对于计算机技术及相关知识并没有进行全面的掌握。特别是在信息档案导航以及程序管理维护等方面更是缺少专业人员，正因为没有专业人员进行支撑，也使得乡镇街道的档案信息化管理工作无法有效开展。

二、档案管理信息化建设的工作思路

（一）把好档案“入口关”

档案管理信息化系统的建立，档案“入口关”是信息化档案系统的“地基”，基础不牢，地动山摇。在最初录入档案信息时一定要严格按照采集程序，准确地录入每一个档案信息，将现有的纸质档案转化为直观化的电子图片文档，确保档案的完整性。利用数字档案管理系统将档案收集、编目、检索、立卷和标引等工作逐步完成。档案管理工作的每一个工作人员不是一个独立的存在，他们的工作是衔接紧密，有牵一发而动全身的效果。数字档案管理系统可以实现自动检索，简化整理过程，利用档案关键词或特殊符号、标志进行自动检索。检索过程时间少、效率高，还可以减少人为失误。技术档案自动标引是实现自动检索的前提，通过将档案信息进行分析与切分，提取到关键词或类别的过程，对档案目录数据库的建设有很大帮助。以数据库作为管理工具，通过扫描纸质档案内容，将档案信息数据化。在信息进入数据库阶段，利用数据加密技术给数据加密，通过压缩储存技术实现数据联通。计算机在管理过程起到至关重要的作用，利用计算机与扫描仪将档案数据化，计算机完成档案接收进行数据加密，整个整理过程与计算机联系紧密。

（二）信息化手段实现档案管理自动控制

乡镇街道档案管理工作涉及面广，工作进行过程较为繁杂。实现自动管理，对简化工作流程，降低工作人员工作量，以及提高工作效率都有很大的帮助。在档案借出管理和统计工作中，通过数字管理系统对档案进行登记、调卷、情况统计等，信息化系统可以多用户借阅资格进行验证，阅览情况全面掌握，实时统计档案信息。乡镇街道档案管理过程中，为了实现对管理的自动控制，首先需要实现档案排架自动化，利用计算机技术，结合数字化档案信息后台大数据和档案分配情况，实现架位自动化分配。这样可以对现有架位进行有序调整，提高架位的整体利用率。

（三）数据档案真实性管理

数字档案信息系统的建立，数据真实异常重要。在整理电子文件时要遵循文件的使用规范，尽量使同类文件格式统一，选择与档案系统格式一致的文本模式，从而保证真实性。在档案信息记录时，关注计算机系统中的文件要素，保证信息流转时不发生改变。在选择存储介质时要客观选择，选择对档案系统工作有利的介质，做好档案数据备份工作。为了保证档案文件的兼容性，满足不同环境的使用要求，在保存文件时使用分离数字信息的语义来保存档案文件。为了实现档案的动态管理，不仅要对当前手头档案工作重视，还要对以往的档案进行“查漏补缺”，尽可能早的完善档案内容。档案犹如从古代穿越而来的文物，它所代表的是历史，只有真实的信息才有意义，这也是档案管理信息化建设工作的一个重要方面。对可能存在的隐患，要用法律法规、规章制度去弥补管理上的缺失，实行有效的档案管理原则，真实意义上实现信息化管理。

（四）电子档案安全管理

电子文件在保存与维护上与纸质档案不同，电子文件存于乡镇街道档案信息管理系统的特定介质中，存储介质容易受外界因素影响，如果管理过程出现纰漏，很容易使介质受损，影响数据安全和质量，严重时还可能造成数据丢失。有磁场的地方要将存储介质存放在防磁柜中；置于外部的存储介质要满足其存放条件，控制好空气温度与湿度。所以乡镇街道档案室要配备相应的空调、除湿机、防磁柜等设备以满足档案存放管理的要求。电子档案查看过程中不能直接读取时，在归档时要连同相关支持软件及应用系统一并归档。同时应定期对电子档案进行检查，遇有问题及时采取补救措施，以防止信息流失。

三、结论

总之，乡镇街道档案管理信息化建设的重要性不言而喻。档案信息化必然是未来的发展趋势，在具体的实际工作中，不仅要遵循客观规律办事，还要营造出良好的工作环境氛围，鼓励工作人员创新工作方式，不断地发挥每个人的主观能动性。乡镇街道做好档案管理信息化建设工作不仅是自身职责所在，更是向人民展示政府服务能力的一面镜子。