铁路部门档案管理中存在的问题及对策

徐玲 中国铁路广州局集团公司档案史志室

铁路部门档案作为国家档案资源的重要组成部分，具有极高的信息价值和证据价值；铁路建设单位项目档案作为铁路部门档案资源的重要组成部分，具有重要的证据价值和利用价值。

一、铁路部门档案管理中存在的问题

（一）日常管理松懈

由于铁路项目档案涉及整个项目建设的各个环节，在项目建设过程中，需要对施工过程的各个工序进行详细记录。但在实际建设过程中，部分参建单位一味强调建设进度，对项目档案的日常收集整理疏于管理，往往想到哪记录到哪，造成日常资料收集不完整。往往直至项目建设收尾阶段，方才组织人员对项目档案进行收集整理，导致项目文件收集不齐全，数据不准确，签章手续不完备等弊端。

（二）信息化程度低

当今世界进入大数据信息化时代，档案工作的信息化已经成为大势所趋。可是，由于铁路项目档案载体及硬件原因，项目档案的开发利用与现实发展需求之间还存在很大差距。首先由于档案的保密性要求，导致档案资源电子化、网络化程度低。其次，项目档案信息化建设不够完善。项目文件的形成多为纸质，后期档案管理，仅仅是将档案目录电子化，或将原有纸质档案通过扫描等方式转化为电子照片，没有对电子档案资源利用环境进行重新搭建，使档案资源信息化往往只是作为一种设想，没有进行实施，由于信息化工作跟不上，档案的开发与利用一般还是停留在传统纸质档案的管理与利用方式，档案资源的利用率低下实属必然。从某种程度来讲，信息化建设工作滞后已经成为制约铁路项目档案管理水平提升的一大瓶颈，此说并不为过。

（三）专业人才缺乏

档案管理关键在人，特别是档案管理的信息化，要求更要拥有具备专业技能的人才。然而，在一般人的认知中，项目档案管理工作就是对项目文件、图纸进行简单的收集、整理、保管。但实际上，项目档案管理涉及很多工程建设相关知识，例如施工方案是否完备，技术交底是否到位，检验批数据是否准确等等。这都需要项目档案管理人员不仅具备档案管理知识，还需要具备相应的建设工程管理专业知识，成为掌握信息化技术的专业能人。在目前的铁路项目档案管理工作中，从专业结构看，来自文史学科的相关专业人员居多，真正懂专业、懂信息化技术的人员缺少，知识结构不尽合理；从年龄结构看，30岁以下的年轻人少，45岁以上的人员占绝大多数，知识老化、观念老化现象甚为严重。

二、解决铁路部门档案管理中存在问题的对策

（一）从管理制度入手，实现管理标准化

档案信息化标准规范主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。标准规范是档案信息化建设的纲领，是实现档案管理信息化的先决条件。在信息化时代，档案信息的共享与传递更是依托于这一先决条件。由于计算机型号的差异、配置的高低端不同、软件兼容与否等问题，给档案信息的收集、整理、传递、利用带来了诸多不便。因此，要保证项目档案信息化顺利实施，就必须建立统一的电子档案归档标准，搭建统一的电子档案信息平台，使电子文件所使用的软件系统保持一致，电子档案的收集、提取方式保持一致。只有这样，才能达到电子档案从现场收集到归档管理的无缝对接。

（二）从管理创新入手，实现档案管理信息化

一是档案管理思路要创新。为了更好地服务经济建设和社会发展，档案管理人员就必须解放思想、开拓思路，树立创新意识。二是档案信息资源要创新。档案信息资源是档案开发利用的主体，也是创新工作的基础。应用信息化技术手段，既能把档案管理人员从收集、整理、装订、上架等体力劳动中解放出来，又能实现档案信息互联互通、资源共享。在档案的形成收集、整理归档、参考查询、科学编研中，应用数字化信息技术，是实现档案管理信息化的必由之路。

（三）从培训教育入手，提升人员业务素质

随着计算机等现代化科学技术的运用，学科间的相互渗透、相互融合日益加深，这要求档案管理人员既要具备扎实的档案管理理论功底，还要拥有驾驭基础计算机技术、网络技术的能力。真正做到既要能够熟练应用各类网络办公软件，特别是网络传输软件，为快速、高效地开发、利用档案信息提供坚实基础；又要掌握信息安全的必备知识。及时安装、更新杀毒软件，通过实时监测、定期杀毒等技术，防止病毒入侵计算机；采取信息加密、身份认证、防火墙等技术，防止黑客入侵。从而确保网络安全，让档案管理工作安全可靠，切实做到万无一失。

三、结束语

随着近年来我国的经济和社会建设的飞速发展，交通强国铁路先行发展战略的持续深入，铁路建设资金投入逐年加大，铁路项目建设有序推进，铁路建设项目档案在铁路建设、生产运营、管理养护过程中发挥的作用愈加凸显。如何有效确保铁路建设项目顺利建设实施，铁路项目建设档案完整、准确、系统、规范、安全，铁路建设项目档案的利用及时、便捷、准确、高效，是目前铁路建设项目档案管理工作者需要思考和探索的重要问题。