谈航空制造企业质量程序文件的编制

中国商飞民用飞机试飞中心 上海 201323

1 研究背景

对于规模庞大、要求众多、分工复杂的航空制造企业而言,质量管理体系的文件化是质量体系有效运行的关键,质量程序文件的编写质量格外重要。高质量的质量程序文件可以使业务活动有章可循，有法可依,还能提高工作效率。低质量的质量程序文件将带来工作流程烦琐、文件内容重叠、各部门职责不清等问题,无法有效指导各项工作的合规实施。笔者以航空制造企业质量管理经验为基础,对航空制造企业质量程序文件的编制进行论述。

2 质量程序文件组成

质量程序文件是航空制造企业指导各部门开展各项业务活动的依据性文件[1],必须做到“责任落地、要求落地、流程落地”。为提高质量程序文件编制的总体质量,应明确质量程序文件的编制要求,规定质量程序文件各章节内容、格式及签署要求[2]。质量程序文件应至少包含标题、目的与范围、依据文件与引用文件、术语与定义、职责权限、规定要求、程序、流程图、附录与表单等章节[3]。针对以上各部分,笔者介绍编制技巧。

3 标题

根据ISO/TR 10013—2001《质量管理体系文件编制指南》要求,标题应当能被清楚地识别[4]。纵观航空制造企业的质量程序文件,无外乎管理、控制、执行三大类别。无论哪一种类别的质量程序文件，都应首先将关键词纳入标题,如内部审核、管理评审、操作工卡、工具工装、采购等,随后以关键词为基础,将标题补充为名词+动词的形式。当无法找到特别契合的动词补充时,可根据程序类别,使用管理、控制、实施等词语。此外,标题应尽可能精简,一般控制在十个字以内。

4 “目的与范围”章节

“目的与范围”章节一般作为质量程序文件正文的第一章节,各航空制造企业一般都会使用统一的语句。对于目的部分的编制,可使用“本文件规定了……的……”的通用模板,如“本文件规定了地面调试工作的实施与检验”。对于范围部分的编制,可使用“本文件适用于……的……”的通用模板,如“本文件适用于各型号在研制阶段国内各机场的试飞活动”。由于航空制造企业型号任务的复杂性,应特别重视范围的描述,明确质量程序文件所适用的型号范围、时间范围、地点范围等。对于一些需要特别强调的不适用范围,可采用“对于……以外的……其它……,依据……执行”的通用模板,例如“对于机务以外的其它人员的资质管理要求,依据……程序要求执行”。

5 “依据文件与引用文件”章节

质量程序文件中，依据文件应列出文件编制任务来源的相关文件及其所需依据的文件,主要包括适航规章、国家标准、行业标准等。引用文件应列出质量程序文件中引用的其它文件的清单,当所引用文件的版次变化影响本质量程序文件的适用性时,应注明引用文件的版次;当所引用文件的版次变化不会影响本质量程序文件的适用性时,可不注明引用文件的版次,代表所引用的文件为最新的有效版次。

6 “术语与定义”章节

术语与定义仅给出为理解质量程序文件中某些术语所需的定义,适用于质量程序文件本身。质量程序文件中所使用的术语应统一,应与公开发布标准中定义的术语一致。对质量程序文件中易被错误理解的内容进行定义,是提升质量程序文件可读性的有效手段。

7 “职责权限”章节

职责权限应覆盖质量程序文件中规定活动内容所涉及的部门、角色、岗位,描述时应简洁、清晰、准确。这一章节通常是质量程序文件相关方最为关注的章节,也往往是质量程序文件执行出现问题时各方最先核实的章节。在排序方面,建议将程序主管部门或其上级岗位的职责放在第一位,随后按照程序的重要程度依次对部门、角色、岗位职责进行描述[5]。在职责描述时,应抓住重点,尽量概括。对于执行中可能出现推诿扯皮的内容，应详细描述。

8 “规定要求”章节

“规定要求”是质量程序文件的关键章节之一,规定了所涉及活动的任务、要求、方式方法等通用管理要求[6]。任务和要求指应当进行和完成的具体工作及应当达到的要求，方式方法指完成工作可采用的主要方式和通用方法。

质量程序文件中，“规定要求”章节的第一节建议描述质量程序文件执行的总体要求,可命名为总则[7]。总体要求包括但不限于开展工作的前提条件、何种情况下禁止实施某项工作、一些特殊情况的规定等。对于航空制造企业而言,不只是通用的质量管理体系标准要求需要在质量程序文件中落地,适航法律法规要求,特别是AP-21-AA-2011-03-R4《航空器型号合格审定程序》和AP-21-04R3《生产许可审定和监督程序》中的条款要求,也需逐一落实。因此,以上内容在总体要求中应视情纳入。

质量程序文件“规定要求”章节在编写前,文件编制者应做好程序内容的整体思路构建,如流程的阶段划分、程序规定的类别等。建议总则之后的各个小节对照程序内容的整体思路进行编制[8]。质量程序文件“规定要求”章节的编制往往无法做到一气呵成,可以在“程序”章节编制时逐步完善。

9 “程序”章节

“程序”章节是质量程序文件的第二个关键章节,以文字的形式展现活动的实施顺序。“程序”章节应重点描述开展每一项活动的具体路径,并分解为若干项可具体实施的活动,同时描述清楚每项具体活动的责任主体、内容、输入和输出[9]。

航空制造企业的质量程序文件往往较为复杂,时常会出现多判别、多分枝的情况,因此“程序”章节在编制前,建议先绘制流程图初稿,建立清晰的整体流程概念。复杂的质量程序文件,“程序”章节的分节往往需要时间推敲,这也是编制者能否将自己的意图有效传递给程序执行者的关键所在[10]。不同的质量程序文件,“程序”章节的分节方法不同,需根据具体情况进行具体分析。笔者给出三种常用的分节方法,适用于航空制造企业大多数复杂质量程序文件。

(1) 阶段分节法。根据流程执行的不同阶段来进行分节,如“工装制造程序”分节为“工装设计流程”“工装制造流程”“工装使用前检查流程”。这一分节法一般适用于相对简单的“程序”章节一级分节,目的是使质量程序文件更具可读性。

(2) 对象分节法。根据程序对应的目标来进行分节,如“文件控制”分节为“质量手册签署流程”“质量程序签署流程”“作业指导书签署流程”。这一分节法一般适用于较为复杂的“程序”章节一级分节。

(3) 分枝分节法。根据流程中的判定结果来进行分节,如在“故障处理程序”中某判定项为故障的处置方式,分节为“故障直接处理流程”“故障隔离处理流程”。这一分节法一般适用于极为复杂的“程序”章节二级分节。

在“程序”章节编制过程中,应按顺序清晰描述每个步骤的活动内容、输入、输出及责任部门。建议编制者一气呵成完成“程序”章节的编制,以避免流程缺失或矛盾。如流程过于复杂,无法一次完成,至少应完成单一子流程的编制后方可暂停编制。此外,切勿将“程序”章节与“规定要求”章节混淆。“程序”章节主要描述活动内容,而“规定要求”章节主要描述活动要求。对于有要求的活动,应在“程序”章节中引用“规定要求”章节中的内容,编制者要注意使“规定要求”章节的分节尽可能与“程序”章节的分节保持一致。

10 “流程图”章节

按照活动开展的先后顺序,采用流程图的方法表达过程活动的先后顺序。要注意的是,流程图应表示主要信息传递的顺序,明确程序的关键控制点,明确各部门、角色、岗位之间的活动顺序和相互关系,明确先干什么,后干什么,步骤的安排要承上启下,具有连续性[11]。建议使用专业计算机软件进行流程图绘制。绘制流程图时,还应尽可能避免线条交叉或单框多线的情况,编制者在绘制前需进行整体性构思。

11 附录与表单

附录是附在正文后面的有关辅助材料,是质量程序文件主体部分的补充项目。附录应在正文中明确提及,如模板、图表、清单等。

表单是程序在执行过程中实际的记录载体,从某种程度上说，也是程序的精华和缩影。因此，务必按照活动的先后顺序将活动执行过程中所需记录的内容在表单中进行体现[12]。航空制造企业的记录通常都要伴随架机或设备的全寿命周期,且都设有专门的档案部门实施归档管理,因此应设置表单在活动主管部门的保管期限及在档案部门的归档期限。此外,复杂的表单还需编制填表说明,以便于执行者使用。

12 结束语

航空制造企业质量程序文件的编制是一项艰苦、细致的工作,要求编制者既要掌握一定的业务知识和质量管理知识,又要具有很强的逻辑思维能力。质量程序文件编制水平的高低将直接影响航空产品制造的质量与效率。航空制造企业应在适航法律法规和质量标准基础上,从系统性、适宜性、继承性、法规性四个方面入手,建立适用于本企业发展的质量管理体系文件,并不断完善、持续改进。