大数据时代背景下档案管理工作的研究

在当前的大数据背景时代下，对于信息技术的应用和发展非常普及，其中文件管理工作也有了很大的转变，最突出的便是应用电子数字文件管理模式。正是因为数字文件的产生，出现了很多新的功能，使得大量文档的高效管理得以实现，并且可以对庞大的结构化数据实施管理。被存储的数据价值，与文件为自身的价值相比要高很多。此外，文件管理的范围也发生了相应的变化，除企业当中的基本文件档案管理，应用大数据环境中的档案管理，可以收集非常多的外部信息资源。文件管理人员需要对企业的数据信息给予管理，以便为领导层的决策提供依据。所以，在大数据环境下，一定要对企业档案管理建设给予强化，以便企业的长远发展。

一、大数据背景下档案管理工作产生的变化

（一）更加复杂的档案管理机制。以往应用的档案管理，是把档案资料根据相应的需求分类，为之后的调取和查询提供便利。现在，在大数据时代下，因为数据信息越来越庞大，其中的数据类型涵盖了结构化数据以及非结构化数据，特别是针对非结构化数据的应用，因为互联网的产生和普及，增长的形式呈现出了几何式，并且信息和信息之间存在交叉。由于档案管理工作本身就是一项非常复杂的工作，内容繁杂，所以以往的档案管理模式，并不能在当前的大数据档案管理工作中适用，需要各位管理人员树立全新的大数据意识，强化相应的收集和管理工作，以便可以详细筛选出有用的信息，并完善档案的保存工作等，可为之后的档案管理工作开展奠定良好的基础[1]。

（二）对档案管理人员提出了严格要求。以往的档案管理工作，需要工作人员做好基础的管理工作即可。但是在当前的大数据环境中，档案管理相关工作会面临非常多的数据信息，并且信息更加的海量化和多样化，对其进行分析和处理的方式也更加繁杂。面对这样发展形势，对档案管理人员提出了更加严格的要求，既要掌握最基础的档案管理形式，还需要熟悉相应的计算机技术，能够对数据进行有效整理和查询等。所以，为了对档案管理工作进行更好的开展，需将自身的专业素养提升，需要不断强化自身的数据思维，完善业务水平，以便自身的能力和需求能够满足大数据时代提出的挑战和需求[2]。

（三）对档案管理的安全性提出了更高的要求。在大数据时代下，档案的信息化管理工作变得十分便捷，有着惊人的效率，但是其中存在的风险也随之提升，如档案信息泄露风险。所以，针对档案管理的安全性是实施档案管理的关键性工作内容，针对信息价值高的内容，一定要保障好信息安全。所以，管理人员在工作的过程中，要树立较强的安全意识，以便档案管理工作能够更安全、高效。此外，还需要对安全信息系统进行构建，并制定有效的应急防范制度[3]。

二、大数据背景下的档案管理挑战

（一）传统档案管理思想转变存在挑战。与以往应用的文件管理模式相比，大数据环境下的文件管理，其侧重点为档案数据信息的多样性以及完整性[4]。文件管理的相关人员需要有较强能力和更高的素养。其中，最突出的挑战便是思想方面的转变。其一，管理人员要对信息具备的价值性有充分的认知，应用文件信息的工程中最重要的价值体现便是档案数据，并不是文件；其二，需要正确认识到取得原始文件的价值；其三，树立并完善自身的大数据思维，并切实应用在日常工作中，以便为企业的科学决策提供强有力的数据依据。

（二）数字档案数量的逐步扩大。因为科学技术的不断发展以及创新，不同的行业都产生了大量的数字档案。以往使用的文件管理模式，并不能将这些数据进行有效的管理，传统处理方法也不能对大量的数字文件进行处理，一定要应用于大数据[5]。但是其中产生的一项问题便是，对于数字文件的管理并不系统和详细，在实践中的应用经常会产生混淆的情况，导致管理系统不完善，以致于访问过程、文件信息检索存在一定的困难。

（三）档案管理人员素质面临的挑战。因为科技不断的进步，所以大数据技术也在不断的升级。但是，技术人员如果没有将技术进行升级，那么会发生管理效率降低的情况，不能满足应有的效果。此外，文件管理人员，如果没有适应时代发展的脚步，相关的理论知识没有及时更新，会在技术层面显示出很大的弊端，在文件管理中不能发挥出大数据技术的理想效果。

（四）档案信息安全性面临的挑战。大数据技术的升级以及不断创新，进一步优化和提高了信息传播速度，但其中也影响了信息的安全性。除了网络黑客以及病毒的攻击以外，管理人员也会因应用操作失误等因素发生安全风险。所以，要注重对管理人员工作能力和技术的提升，以便将人为因素导致的风险降到最低。

三、大数据背景下的档案管理措施

（一）构建大数据档案管理制度。其一，针对具体的管理工作，管理人员首先要明确数据处理形式，并对数据分析的现状有正确的认知，在此前提条件下编制的档案以及归纳工作，需要对相应的技术标准进行制定；其二，在管理当中，还需要精准管理其中的数据内容，特别是档案管理人员，要自觉主动的学习新的计算机技术，以便在对复杂的档案信息进行处理时，能够不盲目、不慌乱；其三，机关单位以及相关部门，需要对相应的档案信息管理制度进行构建，以便对工作的有序执行给予保障和维护。在这一过程中，可极大的缩减文件管理器的工作量，对信息的处理效果得到最大程度的提升。其四，针对档案管理部门的各项职能要有所加强，做好一系列的形象宣传，以便档案管理人员自身的责任感有所强化，使得相应的档案管理工作更加科学化以及规范化。

（二）强化安全管理。在大数据时代环境中，对于文件的各项管理产生了非常大的变化，其档案信息管理模式与以往的处理形式相比，产生的变化是巨大的，但侧重点依然为档案信息的安全性。所以，针对安全性管理要给予最大的保障，并对其进行初步改进和加强。此外，还需要不断完善文件系统，如果系统紊乱会使档案信息管理的效率有所降低。因此，文件管理系统的相关建设工作要有所加强，针对文件信息的相关处理，管理部门需要对一系列的配套措施给予制定，以便使各项管理工作更加清晰明确。

四、结语

总之，以往应用的档案管理，是把档案资料根据相应的需求分类，为之后的调取和查询提供便利。现在，在大数据时代当中，因为数据信息越来越庞大，以往的管理形式已经与时代不符，需要创新和完善。其中，档案管理工作要转向智能化、系统化和规划化。其一，要对相应的档案信息管理制度进行构建，以便对工作的有序执行给予保障和维护。在这一过程中，可极大的缩减文件管理器的工作量，对信息的处理效果得到最大程度的提升；其二，针对安全性管理要给予最大的保障，并对其进行初步改进和加强，其三，制定培训方案和计划，以便使管理人员能够及时学习到新的信息技术，使自身的能力水平、思想意识得到提升。