信息化时代提升国企档案管理的思路

□

中国石化作为大型国企，积累了大量的历史档案资料，随着时间的推移，每年新增的档案也数量巨大，档案的门类日益丰富。为适应时代发展，中国石化集中力量开发了飞扬档案管理系统，将整个系统的档案电子化后全部纳入平台，做到信息的安全可靠和共享利用。但档案信息管理系统在应用过程中还存在一些问题，需要在实际工作中加以改进与完善。

档案信息化管理存在的问题

一是对档案信息化工作重视接受程度不高。由于档案管理在许多单位属于办公室辅助工作，故档案信息化工作基本停留在完成上传信息的阶段，缺少后期的跟进、推广和利用普及。虽然实现了纸质档案的数字化，但是查档人员仍然信任纸质查档，心理上不太信任电子档案。

二是档案信息系统本身的不足和局限。飞扬档案系统由于开发时的局限，很多设置不够合理，给档案导入及查询带来不便，影响工作效率。档案系统是由计算机人员开发，所以部分设置和档案的归档要求有差异。比如在分类上多了具体科室的类目，即永久、30年、10年之后，另加“党群管理、行政管理、经营管理、科技管理”等科目，使得整个系统繁冗、不灵活。

三是档案信息化管理专业人才缺乏。档案信息化进程，对档案管理人员的个人素质和能力提出了更高的要求。档案员不但要熟悉档案管理知识，也要懂计算机和网络技术，对上线的档案系统要深入了解，熟练运用，需要懂档案管理和计算机操作的复合型人才。目前不少企业档案员更换频繁，年龄偏大，对计算机网络技术不熟悉，缺乏熟练使用档案信息系统的能力。

提升企业档案管理水平的措施

树立大档案观和大服务观。石化企业档案管理存在的问题，根本原因在于对档案管理的重视不够。要秉承“对档案负责、对企业负责、对历史负责”的理念，将档案工作放到和其他工作一样重要的高度来认识，重视档案的管理和应用。档案信息化改革的最终目的是更好地为企业发展服务。在企业内部，应做好全员的档案信息化工作的宣传教育，引导员工积极参与到企业档案的信息化建设中来，加快企业档案的信息化建设进程。

加强档案管理队伍建设。一是档案管理需要专业的档案人才。二是档案管理系统的专业化。要加强对既精通档案业务又懂计算机应用的复合型人才的培养，选聘年轻、学历高、适应能力强的员工从事档案管理工作。加强对档案业务人员的培训，鼓励员工学习深造考档案员证，考档案职称，切实提高一线档案工作人员的业务能力。

建立健全档案信息化建设的制度规范。完善各项制度，提高信息化档案的规范程度。统一明确档案信息化处理的格式、字体、命名方式、文档大小等的要求。同时，联合信息部门对声像、电子档案资料的移交格式做出标准规定，保证档案信息化后的兼容性、数据与存储格式的一致性。建立和完善电子文件信息化、档案库房、档案系统操作、纸质档案数字化扫描等一系列标准体系，为整个信息化工作及其他兄弟单位的信息化进程提供模板借鉴。

重视档案信息化基础设施建设，将信息系统的操作应用升级落到实处。在硬件设施建设中，加大对信息化设备的投入，包括配置高质量的扫描仪、电脑、打印机、相机等设备。软件设施方面，做好石化企业OA办公网与档案系统的对接，确保每份电子原文件的及时归档。

全面梳理档案系统存在的问题、操作中的难点和缺点，适时对系统进行升级，提高系统的功能性和灵活性。系统的升级要根据企业的现阶段实际情况设计提升框架，保证档案系统的功能既适合企业发展的现状，又要着眼未来，适应企业发展的趋势需要。全面推进网上电子档案的查询利用工作，提高工作效率。