医院工程建设项目档案管理方式解析

2020-01-11石璐艺

河南建材 2020年11期

石璐艺

湘潭市中心医院（411101）

目前的医院档案主要包括人事档案及相关医疗物资和器械的档案，而医院工程建设档案同样重要，是医院的无形资产。医院工程建设档案可以为管理层决策提供相关依据，促进医院的健康发展。医院工程建设项目档案管理工作应当顺应时代发展潮流，加大对现代化技术的应用力度，从而实现对医院工程项目建设资源的合理配置，这样不仅可以优化项目档案管理工作，而且还能够提升医院建设的满意度，从而有效推动医院的发展。

1 建设项目档案在医院管理中的作用

建设项目档案管理工作主要是对医院工程项目建设进行相关记录，进而掌握整个工程建设的技术使用情况和资金投入情况，通常会以文字、图片、表格等形式体现出来。在档案中还会体现出工程的图纸设计、施工情况、报批文件、相关合同、洽谈变更等内容，具有一定的可追溯性，所以要求档案图物相符、内容真实。医院工程建设档案可以有效反映出医院建筑物的变化及发展情况，为后期医院的整体规划和建设提供历史数据，同时也可以为医院今后的发展提供重要的参考数据，避免出现产权纠纷、经济分歧等问题[1]。

2 医院工程建设项目档案管理工作的现状

2.1 工程建设项目档案管理模式相对落后

就目前情况来看，部分地区的医院工程建设项目档案管理模式较为落后，仍然使用纸质档案管理模式，这样的管理模式不仅需要足够的存档空间，而且还需要注意防火、防破损等问题，一方面增加了档案管理的人力成本，另一方面也增加了档案管理的财务成本，严重影响了医院工程建设项目档案管理工作的质量与效率。

2.2 工程建设项目档案管理工作负荷比较大

档案管理在医院工程项目建设中发挥着不可替代的作用，不仅可以将人力资源档案保存下来，并且还能对建设信息进行记录、采集、整理。随着现代化工程建设需求不断提高，使得建设项目档案管理工作量随之增加，给相关人员带来了巨大的工作压力，因此，传统的工程建设项目档案管理模式已经无法满足时代发展的需求。

2.3 项目档案缺乏信息现代化管理

虽然现阶段部分地区实现了工程建设项目档案电子化管理，但主要是通过计算机进行简单的信息录入与储存，并没有打破传统档案管理的局限性。同时，还有部分工程建设仍然运用人工查询管理等工程建设项目档案管理模式，这样不仅降低了工作效率，而且很容易造成项目档案材料的丢失，导致医院工程建设项目档案管理工作中仍然存在着很多问题。

3 提高医院工程建设项目档案管理工作的措施

3.1 加强工程项目建设的可行性论证

在医院工程项目建设中，做好前期准备工作可以确保工程建设质量，同时也可以对医院档案资料进行有效保管。在前期准备工作中，医院档案管理人员需要全程参与到项目建设及信息搜集当中，为后期档案归档打下良好基础。在工程立项申请完成到计划任务书下达期间，医院的管理层、各科室领导、项目设计人员需要对项目建设进行可行性论证，结合医院的特点做好功能分区，确保整体布局的科学性；在可行性论证完成后需要对各种资料进行整理，形成书面材料。

3.2 做好工程勘察与设计

医院工程建设项目管理中，在制订医院设计方案时，不仅要考虑资金问题，同时也需要考虑施工人员、设备等问题；在医院建设完成后，还要考虑到病人的需求，进而营造出舒适的医院环境。在选择设计单位时，要对其资质及技术水平进行全面考量，并且做好招标工作，以此保证项目建设的顺利进行。

3.3 提升信息化管理水平

目前绝大多数医院开始运用计算机技术进行工程建设项目档案信息化、智能化管理，这样不仅减少了工作量，同时也能够更加准确、快速地找出所需要的档案，提升工程建设项目档案管理工作的效率。工程项目数据库可以通过网络平台实现资源共享，从而推动档案管理工作的发展。

3.4 规范化管理

在项目筹备初期，需要建立项目指挥部，并且明确项目档案的管理人员，项目建设要与档案管理工作同步开展。同时，医院要把档案管理工作纳入医院整体规划当中，完善档案管理制度。医院还需要加强宣传力度，提高全体医护人员对档案管理工作的重视度，并且积极配合档案管理部门的工作[2]。

3.5 完善档案管理基础设施

医院工程建设项目档案管理需要现代化的基础设施，因此，应积极引进先进的信息化设备。与此同时，完善工程建设项目档案管理标准，与信息化技术相结合，使档案管理更有针对性，推动项目档案管理的现代化发展。

3.6 全过程管理

档案管理工作的开展涉及到诸多环节，需要档案管理人员与设计单位、施工单位、监理单位加强沟通，进而掌握第一手档案资料，并且保证档案资料的准确性和完整性。项目建设初期涉及众多数据，需要对其进行分类和汇总；档案管理文件要覆盖设计到竣工的整个阶段；在医院后期正常运营过程中，要加强信息化建设，实现档案的电子化管理，进而便于档案资料的收集、整理和归档，同时要对项目文件进行编号、录入，为后期利用提供便利条件。