事业单位人事档案的管理与保密初探

2020-01-09乌兰察布市外出务工人员服务中心石慧

河北农机 2020年12期

乌兰察布市外出务工人员服务中心石慧

事业单位人事档案管理是查询职工个人履历的依据，能够直观地反映出其选拔与培养的资格。数据表示，当前我国有事业单位110 多万个、从业人员3000 多万人，集中了国内30%以上的专业技术人才，分布于教育、卫生、文化科技等领域，当前各单位的人事档案意识正不断增强，为国家建设人才的培养奠定了基础。

1 事业单位人事档案管理与保密的重要性

档案是国家发展的重要信息资源，在经济、文化全球化趋势不断增强的背景下，各国为增强自身核心竞争力，正抓紧进行人才资源的竞争，国家发展新形势背景下，我国正进一步深化事业单位改革，切实转变政府及相关部门的职能，旨在为社会大众提供更加优质的服务，其中人事档案管理与保密工作是确保事业单位人才队伍稳健的重要依据。

事业单位人事档案记录着个人的社会经历、政治面貌、技术水平、工作表现、职务变动以及在职期间的重要工作记录，一般会涉及国家、单位以及个人的机密，若无法进行有效的管理与保密工作，将会发生有损国家及单位的利益。档案保密依托于先进且完善的管理工作，新时期档案管理部门领导及各岗位职工应提高对档案管理与保密的重视程度，排查并解决信息安全隐患，为事业单位人才队伍的先进性与纯洁性提供有效保障[1]。

2 事业单位人事档案高效管理的措施

2.1 建立科学的人事档案管理机制

传统档案管理部门对人事档案的管理较为分散化，在档案收集、储存、调用、增加等环节的工作实施方面效率相对较低，一方面会降低工作人员的工作热情，另一方面也会由于档案移交或滞留中存在问题，产生档案丢失或破损的风险。

针对这一问题，档案部门应积极建立起健全的人事档案管理机制，使档案工作程序化，这就需要管理人员发挥与时俱进的精神，将现代化管理理念引入人事档案管理方面上来，将事业单位人事档案从其他类别档案中抽调出来进行针对性的管理，同时应合理进行管理部门与岗位的划分，避免档案移交、审批等流程出现冗余，以此来提高管理工作的灵活性，有效提升档案管理的效率，降低档案损坏或丢失的概率。

2.2 制定人事档案管理制度

档案管理部门应在健全的人事档案管理机制基础上，完善制定管理制度，从人事档案收集、整理、移交、存储等方面对档案管理内容、质量、形式等进行全面的制度约束。需要对管理人员管理权限以及操作流程进行详细的规定，以此来为工作人员有序开展档案管理工作提供理论依据。

另外，应对人事档案的审批环节进行针对性的制度规范，将不同保密级别的档案分类进行处理，要求管理人员仔细做好阅档记录，并按照阅档顺序对档案进行集中管理，同时应对档案管理人员的工作行为进行强有力的约束，严格惩戒违反档案管理规定的行为，并视情况大小追究其法律责任，以此来为从业人员形成警示。

2.3 进一步加强数字化档案建设

当前我国各地区、各级档案信息化管理的建设规模越来越大，但在数字化档案建设与发展过程中普遍存在的问题是，各单位对信息系统的维护与升级能力相对较弱，导致系统建设不够完善，缺乏严谨的管理流程和信息安全防御能力，若不加以治理将降低事业单位人事档案管理工作效率，并产生档案信息安全风险。

因此，档案管理部门应积极构建完善的档案信息化管理系统，主动利用先进科学技术和信息化系统的配套软件，调整档案管理的方式方法，使数字化档案的建设符合现代化人事档案管理的要求。珲春市在事业单位数字化档案建设方面，始终以与时俱进的态度，搭建数字化档案查询平台，实现档案接收、查阅、借阅、转入、转出登记电子化，并对档案信息化管理系统以及腐熟设施进行优化与升级，在办公室、阅档室、库房安装电子监控，全面提升了档案收集、审核、管理、利用的效率，为事业单位人事档案管理提供了动力。

2.4 提高档案管理人员的综合能力

提升事业单位人事档案管理工作的效果，与档案管理人员的专业素养有着直接的联系，事业单位人事档案管理工作的特殊性不仅需要相关人员具有档案专业素养，还需要具备较高的政治思想文化意识，这样才能在工作中发挥自身地职业道德素养，完成自身责任使命，确保事业单位人事档案管理工作得以有序进行。

档案管理部门在进行人才聘用时，应筛选出责任心强、事业心重、档案管理专业能力强且具有较高政治思想觉悟的人才，并在日常工作之余加强对相关人员的岗位技能培训与政治思想教育，严格执行考核制度，以此来提升档案管理的效率，为档案管理工作的稳定开展提供保障[2]。

3 做好事业单位人事档案保密工作的对策

事业单位人事档案保密工作的执行需要基于完善的档案管理机制、制度以及管理人才队伍才能得以有序开展，因此档案部门应切实做好以上提及的档案管理工作，提升档案保密效果。

3.1 规划并严格管理涉密档案等级

事业单位人事档案内容有涉密与非涉密之分，其中涉密文件对个人、单位及国家利益有着密切的联系，需要严格把控此部分文件的管理工作，这就需要档案管理部门在档案保密工作上特别注意，对涉密档案进行涉密等级划分。

涉密等级需要基于合理且详细的划分标准进行整理与划分，各类文件的涉密程度深浅不一，同时档案保密期限、程度也会随着时间的推移而产生变化。尤其是在人事档案升密、降密与解密处理方面，管理人员需要根据涉密档案的保密范围以及时限对相关档案进行实时的等级变化监管，避免涉密档案堆积给管理工作带来不必要的压力。

3.2 区分建设涉密与非涉密数据管理系统

档案管理部门在进行信息化管理系统搭建的过程中，应将系统划分为涉密与非涉密两个关联性较小的系统模块，明确区分支撑系统运行的网络、计算机群组以及磁盘、硬盘等，对涉密数据管理系统进行系统化的管理权限设置，并增加多长密钥，防止黑客或不法分子对机密性档案的入侵。

与此同时，应建立专门的系统运维部门对计算机病毒进行定期查杀，排除安全漏洞，并在涉密系统群组处增加监控设施，杜绝非涉密档案管理人员使用涉密系统和设备，以防事业单位人事档案涉密信息泄露或失窃，给国家、人民以及单位职工的利益带来危害。

3.3 提升涉密档案资料处理意识

档案管理部门应提升涉密档案资料管理的意识，将保密工作当作每一项工作开展前的首要准则，以此来提升档案保密工作的地位，切实提高档案管理的安全性。档案管理人员在进行涉密档案整理时应注重细节工作的处理，虽然当前档案管理已经实现了无纸化保存与调用，但在档案产生至资料存档的过程中需要经过多重人工办理的程序，因此要加强对机要文件印制、保管、清理、归档、销毁等工作的规范化执行，尤其是对文件起草过程中所产生的机密性内容进行毁灭性的粉碎，以此来降低机密文件外传的概率[3]。