信息化视阈下高校招标档案管理方式的转型探析

西安铁路职业技术学院 张莉华

引言

高校招标档案管理指的是招标过程中形成的文字、图表等，多种介质的载体记录，都应该及时归档管理，可保证档案资料的真实性和时效性。招标档案管理工作有其特殊性及复杂性，其是一项复杂、细致的工作，反映出高校招标工作的管理水平。高校招标档案管理真实地记录高校教学工作的全过程，通过它我们可以了解高校的教学状况和发展过程。信息技术在高校招标档案管理中的应用可以促进教学改革和发展，提高教学质量，提高教学水平。与此同时，这种管理方式可以节省大量时间，使教师有更多的精力进行教学和科研投入，使教学活动得到更好的发展。因此，提高招标档案管理的利用率，是高校招标档案管理发展的必然趋势。

1 当前高校招标档案管理存在的问题

1.1 受传统教学思维影响，管理方式形式化

随着信息技术的不断发展，互联网在人们的生活中越发得到普及，也为高校招标档案管理提供了一些值得借鉴的内容。但根据目前的情况来看，许多高校在招标档案资料中收集、管理、更新等一些方面存在弊端。高校招标档案管理是一项专业性较强的工作，要求档案工作人员具有较高的政治素养和较强的专业知识、法律意识及业务水平等，高校招标档案的管理人员仍然无法较好地使用互联网技术。目前大多数高校招标档案的管理方式都在采用纸质的管理形式，这种古老的高校招标档案管理方式效率低下。管理方式较为松散，且高校招标档案的信息数据库内容和操作技术相对落后，这些问题都将导致管理方式不够完善，从而导致招标档案收集归档率不高，如一些现场踏勘记录、论证资料等滞留经办人员手中，有的时间一长就丢失了。

1.2 相关技术人才相对匮乏

为了在高校的发展中更好地实现档案管理的信息化，需要具有专业技术的教师进行高校招标档案的管理，但是目前高校档案的管理人员大多都没有受过相对专业的培训，对信息管理的重视程度较低。同时，缺乏档案管理专业的人才。因此，只有对高校招标档案的管理人员进行专门的培训，才能跟上时代的发展趋势，并在一定程度上提升高校档案管理的现代化和信息化程度。

2 信息化视角下高校招标档案管理方式转型的路径

2.1 加大力度建设规范化、科学化的招标档案管理体系

高校及校部门的招标档案管理工作起步较晚，但由于总体规划不够明确，管理规则不够完善，软硬件设备的条件不够成熟，从而导致档案的管理较为混乱。因此，有必要对招标档案进行科学规划，以改变传统高校招标档案的管理方式。信息化的高校招标档案管理方式能够保证高质量的教学进程，同时也是提供招标档案优质服务的重要前提。由此可见，加大力度建设规范化、科学化的招标档案管理体系是完善高校招标档案管理方式的重要途径。

2.2 转变管理理念，积极提升招标档案管理人才的综合素质

对高校招标档案管理实施变革，关键是对档案管理职工的培养。高等学校要想提升档案管理职工的管理水平和能力，一定要用专业的知识和信息技术来培养人才，并鼓励他们参与管理和发展工作。目前而言，很多学校忽略了招标档案管理的重要性，缺乏对档案管理的支持，使得档案管理陷入了两难的境地。这在一定程度上影响了各校的教学方法和科研水平。部分招标档案管理工作者年龄偏大，难以掌握现代技术，这也对适应现代档案工作产生了一定的影响。在这种情况下，高等学校要想进行高校招标档案管理方式的转型，必须对招标档案管理进行重组。同时，要积极拓展外部的服务范围，向校园用户提供招标管理的信息资源，并促进学校之间的教学信息交流。

2.3 加快建设招标档案管理的数字信息资源，构建高质量的档案数据库

高校实施招标档案管理的重要前提，是要建立教学档案数据库。这也是有效开发和使用教具的重要手段。目前，高校招标档案仍以传统纸质载体为依托，为解决教学和科研中大量信息的归纳带了困难，因此有必要对传统媒体进行数字化。

3 结语

高等学校的教学科研活动越来越多，相关资源也在不断地增加。转型和发展是规范高等学校招标档案管理的必然趋势。通过规范的高校招标档案管理，可以更好地实现信息资源管理的数字化，为招标档案管理提供更好的服务。在档案的管理中，我们一定要采取适当的措施，把档案管理信息化。才能更好地实施教学档案管理，提高使用档案管理的价值。